Disponibilidad: Planes Business* y Enterprise
* - La función está disponible como complemento de pago.
Advertencia:
Los documentos combinados se cuentan como un único documento en los informes.
Nota:
Sólo los propietarios de cuentas, así como los usuarios con una función de administrador, gestor o personalizada con permiso para acceder a los informes, pueden ver los datos de los informes. Si un usuario tiene un rol de administrador en el espacio de trabajo A y un rol de miembro en el espacio de trabajo B, solo estarán disponibles los datos del espacio de trabajo A.
Reporting ofrece información valiosa sobre el rendimiento de tu equipo, así como sobre tus flujos de trabajo dentro de espacios de trabajo, documentos y plantillas, lo que te permite tomar decisiones basadas en datos.
Ver un vídeo de información general:
Nota:
En los informes sólo se incluyen los documentos del Editor 2.0.
Ir a:
Para acceder a los informes, haz clic en Informes en el panel izquierdo.
Resumen del flujo de trabajo
Los gráficos de resumen del flujo de trabajo te ayudan a entender mejor tu embudo de documentos. Los datos de los gráficos pueden filtrarse por periodo de tiempo y espacio de trabajo específicos.
Nota:
Por defecto, los datos del rendimiento del último mes en todos los espacios de trabajo de la cuenta son visibles en la pestaña Resumen del flujo de trabajo.
Los documentos se incluyen en los gráficos en función de cuándo se crearon, independientemente de cuándo se enviaron o completaron. Por ejemplo, si seleccionas 11/1/2021-12/1/2021 como intervalo de fechas, tus resultados incluirían:
10 documentos creados, enviados y completados
3 documentos creados antes del 11/1/2021 y completados dentro del plazo
Debido a esto, tu informe mostrará 10 documentos en total, no 13.
Progreso del documento
Nota:
El intervalo de fechas por defecto para un gráfico es de 1 mes. Sin embargo, puedes filtrar por período de tiempo y seleccionar las áreas de trabajo que deseas incluir en un informe.
El progreso de los documentos permite ver cuántos documentos creados se han enviado y completado.
Pasa el cursor sobre las líneas del gráfico para ver estos detalles por fecha:
La línea gris muestra el número de documentos creados (a partir de plantillas y desde cero/carga)
La línea azul muestra cuántos documentos creados se han enviado
La línea verde muestra el número de documentos enviados completados por los destinatarios dentro de un intervalo de fechas seleccionado
Progreso total del documento
El progreso total de los documentos muestra el proceso de movimiento de los documentos desde Creados > Enviados > Completados. También muestra la transición entre estados por porcentaje.
La tasa de cierre muestra el porcentaje de documentos que han sido enviados y completados por los destinatarios dentro de un intervalo de fechas seleccionado.
Tiempo de transición de estado
El tiempo de transición entre estados permite saber cuánto tiempo han pasado los documentos entre un estado básico y otro. Esta cifra se calcula mediante una fórmula de mediana.
Pasa el cursor sobre la línea para ver los datos por día, semana o mes, dependiendo del intervalo de fechas que hayas seleccionado.
Nota:
Si el estado de un documento se ha modificado manualmente, sólo se contabilizarán el primer y el último estado de la sucesión. Cualquier estado intermedio no se incluirá en los gráficos ni en la tabla Análisis de documentos .
Tiempo total de transición de estado
El tiempo total de transición de estado muestra la cantidad de tiempo que tarda tu equipo en preparar y enviar un documento, y también cuánto tiempo tardan los destinatarios en completarlo.
Nota:
El gráfico mostrará "0" si el tiempo de transición de un estado es inferior a 1 minuto.
El gráfico muestra el resumen del tiempo de transición de estado para un rango de fechas seleccionado.
Análisis de datos
Nota:
Por defecto, los datos de rendimiento del último mes en todos los espacios de trabajo de la cuenta son visibles en la pestaña Resumen de documentos.
El análisis de datos te permite ver datos detallados sobre la eficacia de tus documentos y adaptarlos a tus necesidades. También puedes guardar y exportar un informe CSV completo en esta pestaña.
Los datos de la tabla pueden basarse en documentos creados, enviados o completados dentro de un intervalo de fechas seleccionado.
Puedes ver el análisis de documentos mediante:
Espacio de trabajo
Creador del documento
Plantilla utilizada para crear documentos
Nombre del documento
Puedes personalizar los datos mediante filtros, así como utilizando la sección Personalizar .
Filtros
Los filtros permiten incluir o excluir información de un informe. Puedes añadir o eliminar espacios de trabajo, creadores de documentos (usuarios de su cuenta), plantillas utilizadas para crear documentos o nombres de documentos que desees ver en un informe.
Selecciona un filtro, marca o desmarca tus opciones preferidas, luego selecciona Hecho.
Personalizar
Con la ayuda de la sección Personalizar , se pueden incluir o excluir columnas específicas de la tabla. Aunque no hay opción de reordenar filas o columnas dentro de la tabla, todas las filas que no sean Nombre del documento y Creador pueden ordenarse por orden ascendente o descendente.
Guardar informes
Una vez que hayas personalizado tu informe, puedes guardarlo para acceder a él fácilmente en cualquier momento.
Selecciona Guarda , y luego dale un título a tu nuevo informe. A continuación, añade una descripción opcional en "Leyenda" y selecciona Guardar informe . Una vez guardado, aparecerá en tu pestaña Análisis de datos .
Puedes aplicar cambios a tu informe personalizado y seleccionar Guardar para actualizarlo. Los informes guardados también pueden renombrarse y borrarse.
No puedes eliminar ni cambiar el nombre de los siguientes informes predeterminados: Tabla de clasificación, Eficacia de documentos y Eficacia de plantillas.
Cómo exportar análisis de documentos
Puedes exportar un informe sobre la actividad de los documentos dentro de un intervalo de fechas específico como archivo CSV.
Información incluida en el informe CSV completo
Espacio de trabajo
Nombre de usuario
Correo electrónico del usuario
Nombre del documento
Nombre de la plantilla
Carpeta de plantillas
Destinatarios del documento (los destinatarios que han cumplimentado el documento aparecen marcados con una casilla verde)
Estado del documento
Fecha de creación (UTC+0)
Fecha de actualización (UTC+0)
Fecha de aprobación (UTC+0)
Fecha de envío (UTC+0)
Fecha vista (UTC+0)
Fecha de finalización (UTC+0)
Fecha de pago (UTC+0)
Fecha de vencimiento (UTC+0)
Fecha rechazada (UTC+0)
Fecha eliminada (UTC+0)
Total
Pagado
Moneda total
Tiempo de envío (segundos)
Tiempo de visualización (segundos)
Tiempo para completar (segundos)
Visto hasta completado (segundos)
Estado modificado manualmente
Firmado en persona
URL del documento
Detalles sobre el estado en la tabla de análisis de documentos
Métrica | Regla de cálculo |
Creado | El número de documentos creados en el plazo elegido (si la tabla se basa en la opción "Creados") o el número de documentos Enviados/Completados (si la tabla se basa en "Enviados" o "Completados"). |
Aprobado | Número de documentos aprobados por todos los aprobadores. Si no ha habido flujo de aprobación, o el documento no ha pasado por él, entonces se muestra "0". |
Enviado | Número de documentos enviados a los destinatarios.
Si la tabla se basa en:
|
Visto | Número de documentos enviados vistos por al menos un destinatario. |
Completado | Número de documentos cumplimentados por todos los destinatarios. Incluye los documentos en estado "Pagado" y "En espera de pago". |
Vencido | La cantidad de documentos que no se completaron antes de la fecha de vencimiento. |
Pagado | Número de documentos en estado Pagado. Incluye los documentos trasladados a "Pagado" manualmente . |
Tasa de envío | Porcentaje de documentos enviados a destinatarios entre todos los documentos creados. Si la tabla se construye sobre las opciones "Enviado" o "Completado", la "Tasa de envío" será siempre del 100%. |
Tasa de finalización | Porcentaje de documentos cumplimentados por todos los destinatarios.
Si la tabla se basa en...
|
Tasa de rechazo | Porcentaje de documentos rechazados entre todos los documentos enviados. El número de documentos enviados depende de la opción en la que se base la tabla ("Creado", "Enviado" o "Completado"). |
Tasa de vencimiento | Porcentaje de documentos que no se completaron antes de la fecha de expiración entre todos los documentos enviados. El número de documentos enviados depende de la opción en la que se base la tabla ("Creado", "Enviado" o "Completado"). |
Tasa de plantilla | Porcentaje de documentos creados a partir de una plantilla entre todos los documentos creados. El número de documentos creados depende de la opción en la que se base la tabla ("Creado", "Enviado" o "Completado"). |
Tiempo en enviar | El tiempo medio entre la creación y el envío del documento. |
Tiempo en visualizar | El tiempo medio entre el envío y la primera vista del destinatario. |
Tiempo de visto a completado | El tiempo medio entre la primera vista del destinatario y la finalización por parte de todos los destinatarios. |
Tiempo para completar | El tiempo medio entre el envío y la finalización por parte de todos los destinatarios. |
Valor del documento | El total de todos los documentos filtrados. La moneda no se convierte y corresponde a la configuración del documento, no a la moneda configurada por defecto en el espacio de trabajo. |
Biblioteca de contenidos
Los informes de la biblioteca de contenidos muestran cuántas veces se han utilizado los elementos de tu biblioteca de contenidos en tus documentos PandaDoc.
Para introducir un intervalo de fechas para tu informe, selecciona las fechas en la parte superior izquierda.
Dentro de un periodo de tiempo seleccionado, verás una lista de elementos con la siguiente información: título, veces que se ha utilizado, porcentaje de uso y quién lo creó.
Nota:
A diferencia de las pestañas Flujo de trabajo visión general y Análisis de datos , la pestaña Biblioteca de contenidos no recopila datos de todos tus espacios de trabajo: sólo son visibles los datos de tu espacio de trabajo actual.
Datos de documentos
Nota:
Conforme lanzamos de forma gradual esta funcionalidad a nuestros clientes, es posible que no la veas en tu cuenta de forma inmediata.
Los informes de datos de documentos permiten utilizar los campos de datos de para crear informes personalizados. Los campos de datos pueden utilizarse para configurar las columnas de un informe y filtrar los registros de un informe.
Nota:
Sólo puedes utilizar los informes de datos de documentos con el nuevo aspecto de PandaDoc.
Ir a Informes
Selecciona Datos del documento informe o Crear nuevo informe en la sección "Datos del documento".
Selecciona Personalizar en la parte superior derecha para configurar las columnas del informe. Puedes seleccionar cualquier número de campos de datos y tipo de documento
Selecciona Más para elegir por qué campos de datos deseas filtrar los registros de tu informe
Guarda tu informe seleccionando tres elipses verticales en la parte superior derecha > Guardar como nuevo
Selecciona Exportar CSV en el menú desplegable para descargarlo como archivo CSV.