Con nuestra función de recordatorios automáticos, puedes configurar recordatorios para que se envíen automáticamente por correo electrónico a todos los firmantes que aún no hayan completado el documento.
Disponibilidad: planes Business y Enterprise
Puedes desactivar/activar los recordatorios automáticos yendo a la sección "Workflow" en Extensiones.
Recomendamos configurar recordatorios automáticos en tus plantillas. Todos los nuevos documentos creados a partir de estas plantillas heredarán estos ajustes de recordatorio automático.
Nota: Los recordatorios solo se pueden enviar a los firmantes.
Ir a:
Configura recordatorios automáticos para todas las plantillas y documentos
Selecciona tu imagen de perfil situada en la esquina inferior izquierda para abrir Ajustes y, a continuación, elige Ajustes del documento > Recordatorios automáticos.
Aquí puedes:
Activa o desactiva los recordatorios automáticos. Estos ajustes están habilitados de forma predeterminada, pero puedes desactivarlos fácilmente y enviar recordatorios manualmente cuando sea necesario
Elige el método de envío para los recordatorios automáticos.
Nota: Al seleccionar recordatorios automáticos por mensaje de texto (SMS), asegúrate de que los números de teléfono de los destinatarios estén añadidos en formato internacional, como +15551234567.
Personaliza los ajustes para el primer recordatorio: "Enviar en…"
Personaliza los ajustes de la opción "Repetir recordatorios...".
Una vez que hayas terminado, selecciona Guardar cambios en la parte inferior.
Una vez que se envíe un recordatorio, el destinatario recibirá un mensaje: "{Sender name} solicita que firmes {Document name} — puedes abrirlo en {Document link}."
Nota: El envío de recordatorios por mensaje de texto (SMS), así como el envío de documentos por mensaje de texto (SMS), requiere el consentimiento del destinatario. Una vez otorgado el consentimiento del destinatario, no se volverá a solicitar.
Configurar recordatorios automáticos en una plantilla o documento
Puedes configurar recordatorios automáticos para una plantilla específica y para todos los documentos creados a partir de esa plantilla.
Abre cualquier plantilla, haz clic en los puntos suspensivos en la esquina superior derecha, elige ajustes, y selecciona recordatorios en el menú desplegable (o ve a Información del documento > Ajustes > Recordatorios automáticos) para configurar y personalizar los recordatorios automáticos:
Activa o desactiva los recordatorios automáticos. Cuando estén desactivados, seguirás teniendo la opción de enviar recordatorios manualmente cuando sea necesario.
Elige el método de envío para los recordatorios automáticos.
Nota: Al seleccionar recordatorios automáticos por mensaje de texto (SMS), asegúrate de que los números de teléfono de los destinatarios se agreguen en formato internacional, por ejemplo, +15551234567.
Personaliza el ajuste para el primer recordatorio: "Enviar en…"
Personaliza el ajuste de la opción «Repetir recordatorios…».
Selecciona Aplicar cuando termines.
Nota: Puedes configurar los recordatorios automáticos de la misma manera para un documento específico.
Revisar los ajustes de recordatorios automáticos antes de enviar un documento
Después de seleccionar Enviar y modificar el nombre del documento, verás la ventana emergente "Enviar documento". También verás el ajuste de recordatorios en la parte inferior; selecciónalo para activar o modificar los recordatorios automáticos.
Revisar o modificar recordatorios automáticos en un documento enviado
Abre el documento y haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha. A continuación, selecciona Ajustes y elige Recordatorios en el menú desplegable para modificar los recordatorios automáticos en un documento enviado.
Seguimiento de los recordatorios automáticos en Actividad más reciente y Cronograma
Cuando se envíe un recordatorio automático a tus firmantes, este evento aparecerá en el Cronograma y en "Actividad más reciente" en el panel de Información del documento.
Así es como se ve un correo electrónico de notificación de recordatorio automático para un destinatario:
Recordatorios de pago
Los recordatorios de pago te ayudan a hacer un seguimiento de los pagos de documento enviando recordatorios a los firmantes antes, en y después de la fecha de vencimiento del pago.
Así es como funciona:
Pagos únicos
Antes de la fecha de vencimiento. Se envía un recordatorio 3 días antes de la fecha de vencimiento. Esta opción está habilitada de forma predeterminada.
En la fecha de vencimiento. Se envía un recordatorio en la propia fecha de vencimiento; también está activado de forma predeterminada.
Después de la fecha de vencimiento. Se enviarán hasta cuatro recordatorios de seguimiento después de la fecha de vencimiento, espaciados de la siguiente manera:
7 días después de la fecha de vencimiento
14 días después de la fecha de vencimiento
21 días después de la fecha de vencimiento
28 días después de la fecha de vencimiento
Pagos a plazos
Antes de la fecha de vencimiento. Se envía un recordatorio 3 días antes de cada fecha de vencimiento de la cuota; está activado de forma predeterminada.
En la fecha de vencimiento. Se envía un recordatorio en cada fecha de vencimiento; está activado de forma predeterminada.
Después de la fecha de vencimiento. Al igual que con los pagos únicos, se envían hasta cuatro recordatorios de seguimiento, programados de la siguiente manera:
7 días después de la fecha de vencimiento de la cuota
14 días después de la fecha de vencimiento de la cuota
21 días después de la fecha de vencimiento de la cuota
28 días después de la fecha de vencimiento de la cuota
Cómo detener los recordatorios
Si necesitas detener los recordatorios para pagos de documentos específicos o a nivel de Espacio de trabajo, utiliza las siguientes opciones:
A nivel de documento. Marca un documento como "Pagado" en el panel de control de pagos para detener los recordatorios.
Alternatively, cambia manualmente el estado del documento desde la lista de documentos.
A nivel de Espacio de trabajo. Desactiva los recordatorios de pago pendientes y vencidos deshabilitando el ajuste "Recordatorios sobre pagos" en los ajustes de tu Espacio de trabajo.
Nota: Los recordatorios de pago enviados 3 días antes de la fecha de vencimiento no se desactivarán con este ajuste.