Enthalten im: Business- und Enterprise-Tarif
Mit dem Vertragsspeicher von PandaDoc optimieren Sie Ihre Vertragsverwaltung und erfassen mühelos wichtige Vertragsdaten wie Laufzeiten, Fristen und Vertragspflichten. Außerdem können Sie Dokumente anhand dieser Vertragsdaten durchsuchen und filtern.
So funktioniert es:
Erstellen Sie Datenfelder, mit denen Sie wichtige Daten aus Verträgen und anderen Dokumenten erfassen.
Legen Sie Dokumenttypen fest und verknüpfen Sie mehrere Datenfelder zu Feldsätzen, mit denen Sie Daten in bestimmten Dokumenttypen im Blick behalten können.
Geben Sie Feldwerte in einzelne Dokumente oder Vorlagen ein.
Durchsuchen Sie Ihre Dokumente nach den eingegebenen Werten.
Erstellen Sie individuelle Berichte auf Grundlage der eingegebenen Daten.
Weitere Informationen zum Thema finden Sie unten.
Direkt zu:
Daten für Arbeitsbereiche einrichten
Hinweis:
Nur Benutzer mit Administrator- oder Managerprofil haben Zugriff auf das Daten-Setup.
Klicken Sie unten links auf das Zahnradsymbol bzw. Ihr Profilbild, um die Einstellungen aufzurufen und gehen Sie dort auf Daten. Nun können Sie Dokumenttypen und Datenfelder für Vorlagen und Dokumente einrichten. Diese können Sie später ausfüllen und verwenden, um Suchergebnisse zu filtern und Vertragsberichte zu erstellen.
Vorbereitung:
- Wenn Sie verschiedene Datenpunkte für unterschiedliche Dokumenttypen im Blick behalten wollen, sollten Sie zunächst eine Liste dieser Dokumenttypen erstellen. Wenn Sie für alle Dokumente dieselben Datenpunkte verwenden möchten, können Sie diesen Schritt überspringen.
- Stellen Sie nun eine Liste derjenigen Daten zusammen, die Sie in Ihren Dokumenten im Blick behalten möchten. Danach können Sie die gewünschten Datenfelder und Dokumenttypen erstellen.
Erstellen Sie zunächst eine Liste der erforderlichen Datenfelder. Anschließend können Sie dann die gewünschten Dokumenttypen erstellen und Ihre Datenfelder damit verknüpfen.
Klicken Sie auf +Datenfeld, um ein neues Feld zu erstellen. Geben Sie dem Feld einen Namen und legen Sie Datentyp und Format fest.
Mit Datentypen können Sie Nutzereingaben in Datenfeldern überprüfen. Wenn Sie etwa ein Datenfeld für Termine einrichten, wählen Sie den entsprechenden Datentyp aus, damit das Format immer identisch ist.
Achtung:
Sobald Sie ein Feld erstellt haben, können Sie den entsprechenden Datentyp nur ändern, wenn die zugehörigen Vorlagen bzw. Dokumente noch keine Daten enthalten.
Zur Auswahl stehen die folgenden Datentypen:
Datentyp | Beschreibung | Beispiele |
Einzeiliger Text | Zeigt ein Eingabefeld mit nr einer Zeile an. Dieses eignet sich für kurze Texteinträge. |
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Mehrzeiliger Text | Zeigt ein größeres Textfeld für längere Texteinträge mit mehreren Absätzen an. |
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Datum | Zeigt einen Kalender zur Überprüfung der Nutzereingaben an und zeigt die entsprechenden Daten dann in dem in den Arbeitsbereichseinstellungen ausgewählten Datumsformat an. |
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Zahl | Für numerische Werte, die im angegebenen Zahlenformat angezeigt werden. |
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Prozent | Für Zahlen, die als Prozentwerte angezeigt werden. |
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Währung | Für Zahlen, die gemäß Währungseinstellungen als Beträge angezeigt werden. |
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Zeitraum | Nur für ganze Zahlen, die gemäß Feldeinstellungen als Zeitraum in Tagen, Wochen, Monaten etc. angezeigt werden. |
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Dropdown-Liste | Zeigt ein Dropdown-Feld mit voreingestellten Auswahlmöglichkeiten an. Die Benutzer können daraus dann eine oder mehrere Optionen auswählen. |
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Kontrollkästchen | Zeigt ein Kontrollkästchen an. Eignet sich vor allem für Wahr/Falsch- und Ja/Nein-Angaben zu bestimmten Konditionen und Bedingungen. |
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Wenn Sie mit den Datenfeldeinstellungen fertig sind, klicken Sie oben rechts auf Speichern oder auf den kleinen Pfeil neben der Speichern-Schaltfläche und gehen Sie auf Speichern und weiteres Feld erstellen.
Öffnen Sie nun den Karteireiter "Dokumenttypen" und klicken Sie auf +Typ Geben Sie den Dokumentnamen ein und klicken Sie auf +Datenfelder, um die Datenfelder zu verknüpfen, die bei Auswahl des Dokumenttyps in Vorlagen und Dokumenten angezeigt werden sollen. Klicken Sie nun oben rechts auf Speichern oder auf den kleinen Pfeil neben der Speichern-Schaltfläche und gehen Sie auf Speichern und weiteren Typ erstellen.
Datenfelder und Dokumenttypen entfernen und wiederherstellen
Wenn Sie zu bestimmten Feldern oder Dokumenttypen doch keine Daten mehr erfassen möchten, können Sie diese ganz einfach entfernen.
Bewegen Sie dazu den Mauszeiger über einen Feld-/Dokumenttyp und klicken Sie auf Archivieren.
Sie können auch einfach den Feld-/Dokumenttyp anklicken, der entfernt werden soll, und dann oben rechts auf Archivieren klicken.
Wenn Sie mehrere Feld-/Dokumenttypen auf einmal archivieren möchten, setzen Sie links neben den entsprechenden Namen ein Häkchen und klicken Sie dann oben rechts auf Archivieren.
Wenn Sie archivierte Feld-/Dokumenttypen wiederherstellen wollen, gehen Sie unter "Datenfelder"/"Dokumenttypen" auf die gewünschten Felder bzw. Typen und klicken Sie dann oben rechts auf Wiederherstellen. Sie können auch einfach rechts neben dem gewünschten Feld auf die drei Punkte klicken und dann auf Wiederherstellen gehen.
Daten in Vorlagen und Dokumenten mithilfe von Datenfeldern und Dokumenttypen verfolgen
Öffnen Sie eine Vorlage oder ein Dokument und klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Daten. Sofern Sie Dokumenttypen eingerichtet haben, können Sie hier nun den gewünschten auswählen und die Datenfelder ausfüllen. Andernfalls wird eine Liste mit allen in den Arbeitsbereichseinstellungen konfigurierten Datenfeldern angezeigt. Tragen Sie nun die gewünschten Werte ein.
Hinweis:
Nur Benutzer mit Manager- oder Administratorprofil können in Vorlagen und Dokumenten Dokumenttypen auswählen und Werte hinzufügen. Einfache Mitglieder können lediglich Dokumenttypen und Datenfelder in bereits vorhandenen Dokumenten auswählen Benutzer mit Manager- oder Administratorprofil können in den Dateneinstellungen Datenfelder für einzelne Dokumenttypen festlegen.
Wird das gewünschte Feld nicht angezeigt, gehen Sie auf die Datenfeldeinstellungen. Dort können Sie dann entweder vorhandene Felder mit bestimmten Dokumenttypen verknüpfen oder bei Bedarf ein neues Datenfeld erstellen.
Dokumente nach Datenfeldern filtern
Dokumente können anhand von Dokumenttypen und Datenfeldern mit Eingaben gefiltert werden. Gehen Sie dazu einfach auf die drei Punkte, wählen Sie den gewünschten Dokumenttyp oder ein Datenfeld aus und klicken Sie auf Anwenden.
Wird das ausgewählte Feld in der Filterliste angezeigt, klicken Sie einfach auf das Dropdown-Menü und geben Sie den Filterwert ein bzw. wählen Sie diesen aus. Dann klicken Sie auf Anwenden.
Berichte erstellen
Hinweis:
Datenberichte sind nur im neuen PandaDoc-Design möglich.
Gehen Sie auf Berichte.
Klicken Sie nun unter "Dokumentdaten" auf Dokumenttypbericht oder auf Neuen Bericht erstellen.
Um die Berichtsspalten zu verändern, gehen Sie oben rechts auf Anpassen. Sie können beliebig viele Datenfelder und Dokumenttypen auswählen.
Um festzulegen, nach welchen Datenfeldern die Berichtsdaten gefiltert werden sollen, gehen Sie auf Mehr.
Wenn Sie oben rechts auf die drei Punkte und dann auf Speichern unter klicken, können Sie den Bericht speichern.
Über CSV-Datei exportieren im Dropdown-Menü können Sie den Bericht im CSV-Format herunterladen.
Häufige Fragen
Funktionieren Datenfelder und Dokumenttypen auch bei hochgeladenen Berichten?
Ja. Datenfelder und Dokumenttypen können Sie in den Dateneinstellungen der hochgeladenen Dokumente einrichten.
Wie kann man Felder wieder aus Dokumenten entfernen?
Mithilfe von Dokumenttypen können Sie eigene Feldsätze einrichten und auf Dokumente anwenden. Richten Sie dazu Feldsätze für bestimmte Dokumenttypen ein und wenden Sie diese dann auf Dokumente oder Vorlagen an.
Um nicht benötigte Datenfelder aus Dokumenten, Filtern und Berichten zu entfernen, archivieren Sie diese einfach