Disponibilidade: planos Business e Enterprise
O Repositório de Contratos do PandaDoc simplifica a gestão de contratos, permitindo-lhe captar facilmente pontos de dados cruciais do contrato, como termos, datas e obrigações do contrato. É possível pesquisar e filtrar documentos utilizando estes dados contratuais.
Saiba como funciona
Crie campos de dados que irá utilizar para recolher informações nos seus contratos e noutros documentos.
Defina os tipos de documentos e ligue os campos de dados para criar conjuntos de campos para monitorizar dados num tipo de documento específico.
Insira valores de campo num documento ou modelo designado.
Pesquise documentos com base nos valores inseridos.
Crie relatórios personalizados com base nas suas entradas de dados.
Vamos aprofundar…
Avançar para:
Configurar dados para o espaço de trabalho
Nota:
Apenas os utilizadores com funções de Administrador ou Gestor podem aceder ao separador Configuração de dados nas Definições.
Selecione o ícone da engrenagem/a sua imagem de perfil no canto inferior esquerdo para aceder a Definições e, em seguida, selecione Dados. Aqui, pode definir “Tipos de documentos” e “Campos de dados” que irá utilizar nos seus modelos e documentos. Estes podem ser preenchidos manualmente mais tarde e utilizados para filtrar pesquisas e gerar relatórios para analisar contratos na sua organização.
Antes de começar:
- Se pretende monitorizar diferentes pontos de dados para diferentes tipos de documentos, comece por elaborar uma lista dos tipos de documentos. Ignore este passo se o conjunto de pontos de dados for o mesmo para todos os documentos.
- De seguida, pense na lista de dados que irá monitorizar nos seus documentos. Quando tiver essa informação, pode avançar para a criação dos campos de dados e tipos de documentos.
Comece por criar a lista de campos de dados. Quando terminar, pode avançar para a criação de tipos de documentos e ligação dos campos de dados a vários tipos de documentos.
Clique no botão +Campos de dados para criar um novo campo. Insira o nome do campo, indique o tipo de dados e a formatação.
O tipo de dados permite validar a entrada do utilizador quando os valores são inseridos nos campos de dados. Por exemplo, ao criar um campo de dados para monitorizar datas, selecione o tipo de dados Data para garantir que todas as datas seguem o mesmo formato.
Aviso:
depois de um campo estar criado, só é possível alterar o seu tipo de dados se este não contiver qualquer entrada de dados em modelos/documentos.
Estão disponíveis os seguintes tipos de dados para seleção:
Tipo de dados | Descrição | Exemplos |
Texto de linha única | Exibe um campo de entrada de texto de linha única. Concebido para permitir entradas de texto breves. |
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Texto multilinha | Exibe uma caixa de texto maior para capturar textos mais longos com parágrafos. |
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Data | Exibe um seletor de calendário para validar a entrada do utilizador e exibir os dados de acordo com o formato de data especificado nas definições do espaço de trabalho. |
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Número | Captura valores numéricos e apresenta-os de acordo com o formato numérico especificado. |
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Percentagem | Captura valores numéricos e formata-os como percentagens. |
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Moeda | Captura valores numéricos e formata-os como moeda de acordo com as definições de moeda do documento. |
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Duração | Este campo aceita apenas números inteiros e formata a entrada como duração de acordo com as definições do campo, por exemplo, dias, semanas, meses, etc. |
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Menu pendente | Exibe um menu pendente com uma lista de opções predefinidas. Os utilizadores podem selecionar uma ou várias opções num menu pendente. |
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Caixa de verificação | Exibe uma caixa de verificação. Mais adequado para respostas verdadeiro/falso ou sim/não a condições ou termos específicos. |
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Depois de configurar as definições do campo Dados, selecione Guardar, no canto superior direito, ou selecione a pequena seta junto ao botão Guardar para selecionar Guardar e criar outro campo.
Em seguida, aceda ao separador "Tipos de documentos" e clique em +Tipos. Insira o nome do tipo de documento e selecione +Campos de dados para ligar os campos de dados relevantes que serão exibidos quando este tipo de documento for selecionado num modelo ou documento. Selecione Guardar, no canto superior direito, ou selecione a pequena seta junto ao botão Guardar para selecionar Guardar e criar outro tipo.
Como remover ou restaurar campos de dados/tipos de documentos
Se pretende deixar de recolher informações para determinados campos ou tipos de documentos, pode removê-los facilmente.
Passe o cursor sobre um tipo de campo/documento à direita e selecione Arquivo.
Em alternativa, clique no campo/tipo que pretende desativar e selecione Arquivo no canto superior direito.
Selecione vários campos/tipos de documentos de uma só vez para os arquivar. Para o efeito, assinale a caixa de verificação à esquerda dos respetivos nomes e selecione Arquivar no canto superior direito.
Para restaurar campos/tipos de documentos arquivados, abra o separador “Arquivados” em “Campos de dados”/“Tipos de documentos”, selecione os campos/tipos que pretende restaurar e selecione Restaurar no canto superior direito. Em alternativa, selecione as elipses verticais à direita de um campo e selecione Restaurar.
Utilizar campos de dados e tipos de documentos para monitorizar dados em modelos e documentos
Abra um modelo/documento e selecione Dados no painel direito. Aqui, se tiver configurado Tipos de documentos, selecione um e preencha os valores do campo de dados. Caso contrário, verá a lista completa de campos de dados configurados nas definições do espaço de trabalho. Pode então começar a preenchê-lo com valores.
Nota:
os utilizadores com a função de Gestor ou Administrador só podem selecionar tipos de documentos e adicionar valores a campos de dados num modelo/documento. Os utilizadores com a função de Membro só podem selecionar tipos de documentos e campos de dados em documentos criados. Os utilizadores com a função de Gestor ou Administrador podem definir campos de dados para um tipo de documento em Definições de dados.
Se não vir o campo de que necessita, selecione Definições de campos de dados. Aqui, pode ligar um campo existente a um tipo de documento correspondente ou criar um novo campo de dados se ainda não existir.
Utilizar os campos de dados para filtrar documentos
Para filtrar documentos, pode utilizar o tipo de documento ou qualquer campo de dados que tenha um valor de entrada. Basta selecionar o menu de elipses, escolher o tipo de documento/campo de dados que pretende utilizar para filtrar e selecionar Aplicar.
Quando o campo selecionado for exibido na lista dos seus filtros, clique na lista pendente de filtros e escreva ou selecione o valor pelo qual pretende filtrar. Selecione Aplicar.
Criar relatórios
Nota:
só pode utilizar os relatórios de dados do documento com o novo aspeto e funcionamento do PandaDoc.
Aceda a Relatórios
Selecione Dados do documento ou Criar novo relatório na secção “Dados do documento”.
Selecione Personalizar no canto superior direito para configurar as colunas do relatório. Pode selecionar qualquer número de Campos de dados e Tipos de documento
Selecione Mais para escolher os campos de dados pelos quais pretende filtrar os registos do seu relatório
Guarde o seu relatório selecionando três elipses verticais no canto superior direito > Guardar como novo
Selecione Exportar CSV no menu pendente para transferir como ficheiro CSV.
Perguntas frequentes
Posso utilizar campos de dados e tipos de documentos nos documentos carregados?
Sim, também pode adicionar campos de dados e tipos de documentos definidos em Definições de dados nos documentos carregados.
Como posso remover um campo de um documento?
Pode criar conjuntos de campos personalizados e aplicá-los a documentos com a ajuda de tipos de documento, configurando o conjunto de campos por tipo de documento e aplicando-o a um documento ou a um modelo.
Arquive campos de dados desnecessários para os remover de Documentos, Filtros e Relatórios.