Disponibilidade: plano Enterprise
Nota:
Algumas das imagens e links deste artigo podem estar disponíveis apenas em inglês (EUA).
A nossa funcionalidade de partilha de conteúdos permite-lhe partilhar facilmente modelos e itens da biblioteca de conteúdo nos seus espaços de trabalho. Pode partilhar ficheiros individuais e/ou pastas inteiras modelos e itens dabiblioteca de conteúdo .
Nota:
Todo o conteúdo partilhado está apenas disponível como Só de leitura. Embora o conteúdo partilhado possa ser utilizado para criar e enviar novos documentos, não pode ser editado.
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Partilhar conteúdo individual em áreas de trabalho
Nota:
Apenas um administrador da área de trabalho pode partilhar conteúdos em áreas de trabalho.
Para partilhar um modelo ou item dabiblioteca de conteúdo, comece por aceder à sua lista de modelos/biblioteca de conteúdo .
Passe o rato no canto direito sobre o conteúdo que gostaria de partilhar, clique nas reticências verticais e, em seguida, escolha Partilhar na área de trabalho no menu pendente.
Em seguida, no cabeçalho Áreas de trabalho disponíveis, verá as áreas de trabalho disponíveis para partilha. Selecione a(s) área(s) de trabalho onde pretende partilhar o conteúdo. Uma vez concluído, clique em Guardar.
Se estiver a utilizar um processo de aprovação/fluxo de trabalho para os seus Modelos, os seus Modelos partilhados manterão estas definições de aprovação e quaisquer documentos criados a partir destes Modelos herdarão estas definições. Posto isto, qualquer membro da equipa de aprovação deve ser um membro da área de trabalho do Modelo partilhada para aceder e aprovar um documento. No caso de esta pessoa designada não ser um membro, verá a seguinte mensagem quando tentar abrir o documento a partir da notificação por e-mail:
Rever o conteúdo partilhado
Para verificar em que área de trabalho um item é partilhado, passe o rato sobre o item no canto direito, clique nas reticências verticais e, em seguida, clique em Partilhar na área de trabalho no menu pendente. Se vir áreas de trabalho verificadas, significa que o item já se encontra partilhado lá. Para deixar de partilhar o seu conteúdo com uma área de trabalho, basta desmarcá-lo em Áreas de trabalho disponíveis.
Partilhar pastas de conteúdos
Também pode partilhar pastas de conteúdos inteiras.
Passe o rato no canto direito sobre a pasta que gostaria de partilhar, clique nas reticências verticais e, em seguida, escolha Partilhar na área de trabalho no menu pendente.
Em seguida, em Espaços de trabalho disponíveis, pode descobrir quais os espaços de trabalho disponíveis para partilha e selecionar a(s) área(s) de trabalhocom a(s) qual(is) gostaria de partilhar conteúdos. Clique em Guardar assim que tiver terminado.
Aceder a conteúdos partilhados
Nas secções modelo e biblioteca de conteúdo, verá uma pasta chamada Partilhado comigo. Esta pasta contém itens partilhados com esta área de trabalho.
Utilizar os modelos e itens da biblioteca de conteúdo partilhados
Modelo partilhado
Comece por aceder à pasta Partilhado comigo (ver acima). Em seguida, crie um documento que utilize este Modelo partilhado de uma das três formas seguintes:
Passe o cursor sobre o item na lista de modelos e clique em Criar documento.
Clique no Modelo e, em seguida, clique em Criar documento no topo da página.
Clique em Novo documento > Modelos Partilhados > Criar um novo documento utilizando um Modelo partilhado.
Nota:
Os Modelos Partilhados não podem ser editados ou modificados. Para editar um Modelo partilhado, faça alterações na área de trabalho original a partir da qual o mesmo foi partilhado. O modelo partilhado será atualizado automaticamente.
Biblioteca de conteúdo partilhada
Pode utilizar itens da biblioteca de conteúdo partilhados e adicioná-los a documentos e modelos da mesma forma que os itens normais da biblioteca de conteúdo.
Nota:
Os itens da biblioteca de conteúdo partilhados não podem ser editados ou modificados. Para editar um item partilhado a partir da sua biblioteca de conteúdo, faça alterações no área de trabalho original a partir do qual foi partilhado e, em seguida, partilhe novamente o item.