Beschikbaarheid: Enterprise*
Deze functie is beschikbaar als betaalde invoegtoepassing
Ga naar:
Overzicht
PandaDoc-werkstromen automatiseren en stroomlijnen het maken van je documenten. Door gegevens te integreren vanuit je CRM of formulieren die door je team zijn ingevuld, kun je in slechts een paar ogenblikken aangepaste, klantspecifieke voorstellen genereren. Je kunt deze voorstellen moeiteloos afstemmen op contractvoorwaarden of zakelijke segmenten.
Functies:
Gegevens uit CRM halen: naadloos integreren met populaire CRM's zoals HubSpot om automatisch relevante gegevens voor je werkstromen op te halen.
Formulieren: maak gemakkelijk formulieren om de benodigde informatie van teamleden te verzamelen. Deze gegevens kunnen vervolgens worden toegewezen en gebruikt in de volgende stappen van de werkstroom.
Aanpasbare werkstromen: ontwerp je werkstromen met zoveel stappen als je nodig hebt. Je kunt deze werkstromen aanpassen aan specifieke bedrijfsprocessen, zodat ze perfect aansluiten op je doelen.
Gegevenstoewijzing tussen stappen: wijs gegevens met gemak toe van de ene stap naar de andere, zodat informatie correct tussen formulieren, offertes en documenten stroomt.
Versiebeheer en samenwerking: houd je werkstromen actueel door ze te bewerken en te ontwikkelen naarmate je zakelijke behoeften veranderen. Met duidelijke rollen en machtigingen kun je zorgen dat de juiste teamleden toegang hebben om werkstromen te beheren en samen te werken.
Instelling zonder code: stel je werkstromen in en beheer ze zonder technische expertise nodig te hebben. De intuïtieve interface is ontworpen voor Business-gebruikers, zodat je eenvoudig aan de slag kunt en indien nodig aanpassingen kunt doorvoeren.
Voorbeeld van een basiswerkstroom:
Stel je werkstroom in. Definieer waar je gegevens vandaan komen (zoals je CRM of formulieren ingevuld door je teamgenoten), stel je offerte in en configureer hoe deze gegevens worden gebruikt om documenten aan te maken.
Publiceer de werkstroom. Maak de werkstroom beschikbaar voor alle gebruikers in uw werkruimte om het maken van voorstellen te stroomlijnen.
Uitvoering. Gebruikers maken voorstellen en voltooien deals met behulp van de gepubliceerde werkstromen.
Hoe maak je een werkstroom aan
Selecteer 'werkstromen' in het linker navigatiepaneel en selecteer + Werkstroom om een nieuwe werkstroom te maken en de opbouwfunctie voor werkstromen te openen.
Je kunt een onbeperkt aantal stappen van elk type toevoegen via het rechterzijpaneel of door op +Stap toevoegen op het canvas te klikken.
Staptypes:
Formulier maken: voeg een vragenlijst toe om de benodigde gegevens te verzamelen voor gebruik in volgende stappen.
Document maken: genereer een document op basis van een geselecteerde template met de gegevens die in de werkstroom zijn verzameld.
Offerte aanmaken: voeg een offerte in die in het resulterende document wordt opgenomen.
Gegevens uit de integratie halen: verbind je CRM om gegevens uit het geïntegreerde systeem te importeren en te gebruiken.
Opmerkingen
De werkstroom kan een onbeperkt aantal stappen van hetzelfde type bevatten. Om drie documenten te genereren, moet je bijvoorbeeld drie afzonderlijke stappen voor 'Document maken' toevoegen.
Stappen worden in volgorde uitgevoerd, in de volgorde waarin ze op het canvas verschijnen. Je kunt ze gemakkelijk herschikken door de handgreep aan de linkerkant te verslepen om de volgorde aan te passen zoals nodig.
Hoe stappen te configureren
Gegevens uit de integratie halen
Met deze stap kun je je CRM verbinden om gegevens van het geïntegreerde systeem te importeren en te gebruiken.
Opmerking:
Zorg dat je CRM is aangesloten in Instellingen > Integraties voordat je verder gaat.
Om de integratie aan te sluiten, moet je de stappen volgen:
Selecteer Gegevens ophalen van integratiestap > Selecteer integratie.
Selecteer Verbinden op de tegel Integratie die je nodig hebt en klik op Verbinden in het volgende modale venster om je integratie-account te verbinden (bijvoorbeeld HubSpot).
Kies het entiteitstype dat je wilt ophalen van de integratie. Voor HubSpot is de beschikbare optie 'Deal', die standaard is geselecteerd.
Formulier maken
Met formulieren kun je alle benodigde informatie verzamelen van gebruikers die de werkstromen uitvoeren voor gebruik in volgende stappen.
Selecteer Stap toevoegen > Formulier maken > Nieuwe maken. Standaard wordt een meerkeuzeveld toegevoegd aan het nieuwe formulier. Je kunt het veldtype gemakkelijk wijzigen door op de selectie in de rechterbovenhoek te klikken, het veld te verwijderen met het prullenbakpictogram of nieuwe velden toe te voegen door + Veld toevoegen te selecteren onder het bestaande veld of het '+' -teken tussen de velden.
Gebruik de volgende veldtypen om je formulier te maken:
Voorinstellingen van contactpersoon: verzamel gegevens van een persoon (bijv. e-mailadres, voor- en achternaam, bedrijf) en wijs deze toe als ontvanger in het document.
Korte tekst: verzameling van enkele tekstregels.
Lange tekst: verzameling van meerdere regels tekst.
Datum
E-mail
Getal
Telefoonnummer
Selectievakjes: er kunnen meerdere opties worden geselecteerd.
Meerkeuze: er kan één optie worden geselecteerd.
Keuzelijst
Afbeelding: dient voor formulieraanpassing, kan niet worden doorgegeven aan andere stappen.
Titel: wordt gebruikt voor formulieraanpassing, kan niet worden doorgegeven aan andere stappen.
Veldnaam: elk veld heeft zijn veld-ID die wordt gebruikt om de veldwaarden van het formulier toe te wijzen aan variabelen of rollen in verdere stappen.
Tip:
We raden aan om de standaard veldnaam field_n te wijzigen in betekenisvolle namen om de velden van elkaar te onderscheiden bij het toewijzen van gegevens tussen stappen.
Tip:
Je kunt meerdere veldopties vooraf selecteren door het verticale ellips-menu aan de rechterkant van het item te selecteren > Standaard selectie maken.
Offerte maken
Offertes vormen een krachtig hulpmiddel binnen PandaDoc-werkstromen. Hiermee kun je jouw producten aan klanten presenteren met aangepaste voorwaarden op basis van vooraf gedefinieerde offerteregels. Hierdoor kun je een duidelijk, interactief en dynamisch voorstel maken dat zich aanpast aan specifieke voorwaarden, zodat je aanbiedingen zijn afgestemd op de unieke behoeften van elke klant.
Hoe configureer je een offerte:
Selecteer Nieuwe maken.
Je kunt een offerte leeg laten (om gegevenstoewijzing later in te stellen en in te vullen vanuit de integratie of catalogus bij het uitvoeren van de werkstroom) of deze naar wens vooraf invullen met enkele standaard producten, valuta, ontwerp, enz.
Gebruik velden met offertegegevens als je waarden wilt doorgeven aan/van de offertestap en deze wilt bewerken. Met Offertegegevensvelden kun je offerteregelvoorwaarden instellen op basis van de waarde die uit de voorgaande stappen naar de offerte wordt gehaald. Je kunt ook handmatig gegevens doorgeven aan de volgende werkstroomstappen door er waarden aan toe te voegen.
Om de offerte-inhoud te bewerken, bij te werken en te vullen op basis van de invoergegevens uit de vorige stappen, kun je de regels voor de offerte configureren op het tabblad Regels.
Gegevensvelden van offerte
Met Offertegegevensvelden kun je aangepaste offertevariabelen toevoegen:
om enkele gegevens van de vorige stap te verzamelen
om enkele gegevens van de offerte door te geven aan verdere stappen in de werkflowstroom
om enkele standaardinstellingen in de offerte op te nemen
Offertevariabelen helpen je om regels te bouwen en enkele acties uit te voeren om een offerte te maken, afhankelijk van de waarden.
Regelbouwer
Opmerking:
Regels worden uitgevoerd in de volgorde waarin deze in de regelbouwer worden geplaatst.
Om te beginnen, selecteer je +Regel en dan + Voorwaarde toevoegen.
Met de regelbouwer kun je regels configureren met een vooraf gedefinieerde set eigenschappen en acties. Deze regels kunnen worden gebruikt om berekeningen uit te voeren of verschillende acties in een offerte te activeren, zoals het toevoegen van een regelitem uit de catalogus, het verwijderen van een item uit de offerte of het bijwerken van een waarde in een regelitem of offertesectie zoals een korting.
De regelbouwer biedt twee modi voor het maken en beheren van deze regels:
Visuele mode::: met deze modus kun je regels gemakkelijk configureren met een grafische interface en een vooraf geselecteerde set eigenschappen en acties.
Code-modus: voor complexere scenario's kun je in deze modus regels vanaf nul schrijven in een JSON-achtig formaat, wat meer flexibiliteit en controle biedt. Je kunt hier meer details vinden over de regelbouwer.
Offerte regels werken volgens een 'wanneer/dan'-logica. In het gedeelte 'Wanneer' selecteer je een of meer voorwaarden die specifieke acties zullen activeren. De beschikbare tekstkolomoperators zijn: 'gelijk', 'niet gelijk', 'leeg', 'niet leeg', 'bevat', 'bevat niet', 'begint met' en 'eindigt op'. De beschikbare nummerkolomoperators zijn: 'gelijk', 'niet gelijk', 'groter dan', 'kleiner dan', 'groter dan of gelijk aan', 'kleiner dan of gelijk aan'.
Offerteregels kunnen bijvoorbeeld gebaseerd zijn op offertevariabelen, regelitems of offerte-instellingen die je hebt ingesteld.
Opmerking:
Het deel 'Wanneer' kan meerdere voorwaarden bevatten. Voor de soepelste ervaring raden we aan om niet meer dan 15 voorwaarden per regel toe te voegen.
Beschikbare entiteiten voor het onderdeel 'Wanneer':
Regelitems: naam, prijs, hoeveelheid, SKU, kosten, geselecteerd, prijsmethode, factureringsfrequentie
Onderdeel
Offertevariabele
Offertetotaal
Offerte: valuta, andere ontvangersopties
Beschikbare acties voor het deel 'Dan':
Voeg toe aan
Bijwerken
Verwijderen
Verwijder alle regelitems in
Document aanmaken
Met deze stap maak je een document op basis van de geselecteerde template met de gegevens die in de werkstroom zijn verzameld.
Tip:
Voordat je verdergaat, raden we aan de template te openen die je binnen deze werkstroom wilt gebruiken en de werkstroom voor goedkeuring in te stellen (indien van toepassing op je situatie).
Hoe de stap te configureren:
Klik op Selecteer template om je lijst met templates te openen.
Kies een template die gebruikt zal worden om een document te maken.
Opmerkingen
Zorg dat de contactgegevens worden gekoppeld vanuit een CRM of een formulier naar het uiteindelijke document. Binnen werkstromen kun je geen ontvangers handmatig toewijzen zoals je dat buiten werkstromen zou doen.
Om een offerte in een document in te voegen, heb je een offertebouwerblok nodig
Alle templates worden toegepast op het gemaakte document.
Gemaakte documenten worden opgeslagen in de hoofdmap van documenten.
Gegevenstoewijzing tussen stappen instellen
Tabblad Gegevens
Elke stap heeft een tabblad 'Gegevens' om binnenkomende (tabblad Werkstroomgegevens) en uitgaande (tabblad Stapgegevens) gegevens te beheren. Gebruik de vervolgkeuzelijst om velden tussen stappen toe te wijzen zodat de gegevenstypen overeenkomen (bijv. tekst naar tekst). Wijs het veld 'Contact' van HubSpot bijvoorbeeld toe aan een rol 'Client' in de stap 'Document maken'.
Werkstroomgegevens
Gegevens in vervolgkeuzelijsten bevatten de gegevensitems die kunnen worden overgenomen van de vorige stappen van de werkstroom voor het invullen van het volgende:
Vanaf de stap 'Formulier maken': verschillende formulierveldwaarden: tekst, datum, contactpersoon, enz.
Vanaf Gegevens ophalen uit integratiestap: contactpersoon, contactgroep, tekst, nummer, datum, enz.
Opmerking: ga naar HubSpot en ga vervolgens aan de rechterkant naar beneden naar de PandaDoc-module. Selecteer Acties > PandaDoc-tokens weergeven en bekijk de lijst met variabelen. Als er geen waarde naast een variabele staat, worden er geen gegevens aan volgende stappen geleverd.Vanaf de stap Offerte maken: offerte, offertegegevensvelden
Vanaf de stap Document maken: document, contactpersoon, contactpersoongroep, waarden van aangepaste variabelen waarden van systeemvariabelen, enz.
Opmerking:
Stap Gegevens ophalen uit integratie kan geen gegevens ontvangen van eerdere stappen.
Stapgegevens
De lijst met gegevensitems die door de stap worden geproduceerd, kan opnieuw worden gebruikt in verdere stappen.
Formuliervelden
Rollen of aangepaste variabelen in een template
Offerteregelitems of offertegegevensvelden in offerte
Automatische veldtoewijzing
Wanneer de veldnamen in je CRM of formulieren overeenkomen met de velden in PandaDoc, zal het systeem ze automatisch voor je toewijzen. Hierdoor wordt de handmatige installatietijd verminderd.
Ga naar het tabblad Gegevens van je stap
Selecteer Gegevens toewijzen aan de rechterkant
Selecteer een stap waar je velden wilt invullen
Controleer of velden van je CRM of formulier correct zijn afgestemd en selecteer Toewijzen
Handmatige toewijzing
Als de velden niet overeenkomen, kun je deze handmatig toewijzen door de bijbehorende velden te selecteren.
Kies de juiste waarde uit de vervolgkeuzelijst 'Werkstroomgegevens' voor het item dat je wilt invullen. Je kunt bijvoorbeeld het veld 'Contactpersoon' van een HubSpot-deal in de stap 'Document maken' toewijzen aan een rolnaam ('Klant'). Dit zorgt dat de rol automatisch wordt ingevuld met de contactgegevens die zijn verzameld vanuit de contactpersonen van de deal.
Opmerking:
Zorg dat de gegevensitems die je toewijst, overeenkomen met hun typen, bijvoorbeeld contactpersoon > contactpersoon, tekst > tekst, enz.
Regelitems van integratie toewijzen aan een offerte
Je kunt de regelitems van de integratie toewijzen aan offerteregelitems.
Om dit te doen, heb je 2 stappen nodig: Gegevens uit integratie ophalen en Offerte maken.
Wijs de regelposten van integratie toe aan productlijnen van de offerte.
Selecteer Instellingen.
Pas indien nodig de toewijzing van velden van regelposten aan op de offertekolommen.
Voeg indien nodig regels voor samenvoegen toe.
Het invoegen van een offerte in een stap 'Document maken'
Om een offerte die binnen de werkstroom is gegenereerd, in je document op te nemen, moet je een offertebouwer toevoegen voor elke offerte in de template die in de werkstroom wordt gebruikt.
Lopende werkstromen testen
Nadat je alle stappen hebt toegevoegd, kun je de werkstroom gemakkelijk testen voordat je deze beschikbaar maakt voor iedereen in je team.
Selecteer in je werkstroom het kleine pijltje in de rechterbovenhoek en selecteer Werkstroom uitvoeren in het vervolgkeuzemenu.
Als alternatief kun je een werkstroom testen die je hebt gemaakt vanuit de lijst Werkstroom: beweeg simpelweg met de cursor over de werkstroom en selecteer +Werkstroom uitvoeren.
Publiceren van werkstromen
Het publiceren van een werkstroom is de laatste stap bij het maken van werkstromen. Dit maakt de werkstroom beschikbaar voor gebruik door je team, zodat alle leden toegang hebben tot en de werkstroom naar wens kunnen uitvoeren.
Vóór publicatie:
Zorg dat alle stappen correct zijn geconfigureerd, inclusief gegevensbronnen, regels en documenttemplates.
Controleer of alle benodigde integraties zijn aangesloten en correct werken.
Selecteer de knop Publiceren in de opbouwfunctie voor werkstromen of in de lijst Werkstroom. Dit zal de geconfigureerde werkstroom valideren en de werkstroom publiceren in de werkruimte voor de rest van de leden.
Opmerking:
Als er fouten worden gevonden in de werkstroomconfiguratie, worden deze gemarkeerd. Deze moeten worden opgelost voordat ze kunnen worden gepubliceerd.
Werkstromen bewerken
Je kunt de werkstroom eenvoudig bijwerken wanneer dat nodig is. Zo blijft deze relevant en nauwkeurig naarmate je zakelijke behoeften veranderen.
Om een gepubliceerde werkstroom te bewerken, moet je de publicatie hiervan eerst verwijderen om te voorkomen dat gebruikers deze uitvoeren.
Verwijder de werkstroom door Niet publiceren te selecteren in de lijst Werkstroom of in de opbouwfunctie voor werkstromen.
Wijzig de werkstroom of werk deze bij indien nodig.
Publiceer de bijgewerkte werkstroom opnieuw om de wijzigingen toe te passen.