Opmerking:
Zowel Amerikaanse als niet-AmerikaanseS.-gebaseerde QuickBooks accounts kunnen de QuickBooks Online-integratie gebruiken.
Opmerking:
Deze integratie bevindt zich in de vroege toegangsfase.
Beschikbaarheid: Essentials, Business en Enterprise
Dankzij de integratie van PandaDoc met QuickBooks Online kun je automatisch offertes en facturen maken, QuickBooks producten toevoegen aan de prijstabellen van PandaDoc en eenvoudig klantgegevens beheren.
Gebruik het niet alleen om facturen en schattingen te maken, maar ook om rechtstreeks via PandaDoc betalingen te innen met behulp van QuickBooks Payments - hier vind je meer informatie.
Ga naar:
Bekijk een video-overzicht:
Kenmerken
Maak schattingen van een document
Maak facturen aan vanuit een document
Maak nieuwe Quickbooks-producten als aangepaste regelitems van de prijstabel
Voeg producten van Quickbooks catalogus toe aan een PandaDoc prijstabel
Maak een nieuwe klant aan of koppel een bestaande klant op basis van documentinformatie
Gegevensmapping
Verbinden met integratie
Opmerking:
Alleen een accounteigenaar en gebruikers met de rol Beheerder of Manager kunnen de integratie verbinden.
Selecteer in uw template of document Extensies in het rechterpaneel en selecteer vervolgens QuickBooks Online
Selecteer Toevoegen aan document
Selecteer Verbinden, log vervolgens in en verbind je QuickBooks Online account
Als alternatief kun je de integratie verbinden in Instellingen > Integraties
Selecteer Accounting in het rechterpaneel
Selecteer QuickBooks Online
Selecteer Verbinden, log vervolgens in en verbind je Quickbooks Online account
Pas integratie-instellingen aan
Belangrijk:
Instellingen worden toegepast op alle templates en documenten in deze werkruimte.
Zodra je verbinding maakt met QuickBooks Online, via de integratiepagina of rechtstreeks vanuit je template of document, verschijnt er automatisch een modaal venster. Dit venster zal je vragen om integratieregels in te stellen. Vanaf hier kun je:
Een inkomstenrekening selecteren. Een inkomensrekening opgeven die is gekoppeld aan producten die in QuickBooks Online zijn gemaakt.
Selecteer producten en/of contacten om bij te werken in QuickBooks Online wanneer je een document maakt.
Opmerking:
Je kunt de namen en prijzen van producten die uit QuickBooks Online zijn gehaald bijwerken.
Selecteer of je facturen of schattingen in QuickBooks Online wilt maken. Als je schattingen selecteert, heb je een optie om schattingen automatisch om te zetten naar facturen in QuickBooks Online.
Bekijk de standaard valuta- en multivaluta-instellingen in je QuickBooks Online account. Zorg ervoor dat je dezelfde standaard valuta hebt in je PandaDoc werkruimte.
Schakel de QuickBooks Online extensie in
Tip:
Wij raden je aan de extensie QuickBooks Online aan al jetemplates toe te voegen. Zodra je dat doet, krijgt elk document dat op basis van je templates is gemaakt, de extensie.
Open een template en selecteer Extensies in het rechterpaneel, selecteer QuickBooks Online
Selecteer Toevoegen aan document
Selecteer de rol van de ontvanger van de factuur of offerte
Stel gegevensmapping in
Data merge stroomlijnt je workflows door vereiste informatie van PandaDoc rechtstreeks in Quickbooks in kaart te brengen en over te dragen. Of het nu gaat om klantgegevens, factureringsspecificaties of aangepaste variabelen; deze functie zorgt ervoor dat alle relevante gegevens nauwkeurig worden overgedragen, waardoor handmatig werk wordt verminderd.
Klantengegevensmatching
Je kunt zoeken naar en overeenkomsten vinden met gegevens met behulp van elke variabele of veld in het document, waardoor het maken van dubbele klantgegevens wordt voorkomen wanneer een nieuwe factuur of offerte wordt gegenereerd.
Om te beginnen open je je template document of formulier en selecteer je Toewijzingsregels instellen in de QuickBooks Online app.
Selecteer de criteria voor het in kaart brengen van betaalgegevens om te verifiëren of een klant al bestaat in QuickBooks. Koppel hiervoor een PandaDoc variabele of tekstveld-ID aan de linkerkant aan een overeenkomstig QuickBooks veld aan de rechterkant. PandaDoc controleert vervolgens automatisch of het gekoppelde variabele/tekstveld overeenkomt met de QuickBooks veldwaarde wanneer de betaling wordt geïnitieerd.
Belangrijk:
Als er geen bestaand klantdossier wordt gevonden op basis van de geselecteerde criteria of als er geen criteria zijn gekozen, wordt er een nieuw klantdossier aangemaakt in QuickBooks.
Gegevens van het Klantobject in kaart brengen
Koppel vervolgens de PandaDoc-tekstvelden of variabelen aan de rechterkant aan de QuickBooks velden aan de linkerkant voor het Klantobject in QuickBooks.
Opmerking:
Zorg ervoor dat je 'Geen wijzigingen aanbrengt in gegevens als klantgegevens bestaan' selecteert om te voorkomen dat overeenkomende QuickBooks klantgegevens met ingevulde velden worden bijgewerkt met PandaDoc-gegevens.
Standaardwaarden voor de velden worden automatisch vooraf geselecteerd. Om de geselecteerde PandaDoc-variabelen te wijzigen, klik je eenvoudig op de knop 'x' om de vooraf geselecteerde variabelen te verwijderen. Vervolgens kies je de gewenste variabele of tekst-ID uit de vervolgkeuzelijst aan de rechterkant om deze toe te wijzen aan het overeenkomstige veld QuickBooks.
Je kunt rol, systeem, CRM en aangepaste variabele waarden gebruiken om QuickBooks velden bij te werken.
Belangrijk:
Je kunt zoveel PandaDoc-velden aan de velden Weergavenaam en Volledig gekwalificeerde naam in QuickBooks toewijzen als je nodig hebt.
Wanneer je een document verzendt met de geconfigureerde toewijzingsregels, worden de klantvelden in QuickBooks automatisch bijgewerkt met gegevens uit het PandaDoc- document wanneer de documentstatus verandert in 'Verzonden' of 'Voltooid', afhankelijk van je workflow:
Voor facturen vindt de update plaats zodra de status van het document verandert in 'Voltooid'.
Voor schattingen worden de gegevens overgedragen tijdens het maken van een schatting wanneer het PandaDoc document wordt verzonden.
Gegevens koppelen aan het object Schatting of Factuur
Scrol in de ingestelde toewijzingsregels omlaag naar het object Schatting/Factuur om de gewenste PandaDoc-tekstvelden of variabelen aan de rechterkant toe te wijzen aan de QuickBooks velden aan de linkerkant.
Als je meer QuickBooks velden wilt toevoegen om gegevens aan toe te wijzen, selecteer je +Velden QuickBooks toevoegen, selecteer je maximaal drie aangepaste velden waaraan je PandaDoc-gegevens wilt toewijzen, wijs je het benodigde PandaDoc-tekstveld of de variabele toe en selecteer je Toepassen.
Belangrijk:
Alleen de eerste drie actieve aangepaste velden van het type tekenreeks die zijn ingeschakeld voor de verkoopFormulieren in QuickBooks worden ondersteund voor gegevenssamenvoegingsregels.
Zodra je de benodigde variabelen of tekstveld-ID's hebt gekoppeld aan de QuickBooks-velden, selecteer je Opslaan om de regels toe te passen.
De aangepaste velden voor de schatting/factuur in QuickBooks worden bijgewerkt met gegevens uit het PandaDoc -document zodra de documentstatus verandert in Voltooid.
Voeg producten toe aan je documenten
Waarschuwing:
Kortingen en belastingen worden niet overgedragen van PandaDoc naar QuickBooks Online.
Nadat je een document hebt gemaakt op basis van je template kun je eenvoudig producten toevoegen vanuit QuickBooks of je PandaDoc- catalogus.
Selecteer een prijstabel of offertebouwer in je template of document of voeg een nieuwe toe.
Opmerking:
Je kunt geen QuickBooks Online producten toevoegen aan een offerte-builderblok.
Om QuickBooks-producten aan je prijstabel toe te voegen, selecteer je Producten > QuickBooks Online en zoek je vervolgens naar en selecteer je producten van je QuickBooks Online-account. Je kunt je QuickBooks Online producten toevoegen aan de prijstabel door de kleine pijl te selecteren en vervolgens onderaan Invoegen vanuit QuickBooks te selecteren.
Opmerking:
Je kunt geen productafbeeldingen uit QuickBooks Online halen.
Als alternatief, als je een offertebouwer gebruikt, selecteer je de producten uit je PandaDoc-catalogus en leer je hoe je producten uit je CRM haalt.
Bekijk in de extensie aan de rechterkant de ontvanger en andere instellingen en verzend vervolgens je document.
Maak nieuwe QuickBooks-producten aan vanuit de PandaDoc prijstabel
Wanneer je QuickBooks Online-integratie van PandaDoc instelt om producten bij te werken, kun je items uit je PandaDoc-catalogus toevoegen of nieuwe producten in je prijstabel maken. Zodra je je document hebt verzonden, worden deze producten automatisch overgezet naar je schattingen of facturen in QuickBooks, zodat ze worden gesynchroniseerd met je QuickBooks-catalogus. Volg deze stappen:
Ga naar Instellingen > Integraties en selecteer QuickBooks Online.
Selecteer in de integratie-tegel het tabblad Instellingen en zorg ervoor dat de optie Producten is geselecteerd.
Selecteer een prijstabel in je PandaDoc- template of -document en maak nieuwe producten aan, of voeg producten toe uit je catalogus. Je kunt deze nieuwe producten of catalogusitems ook combineren met producten van QuickBooks Online.
Zodra je je document verzendt, worden de regels die je aan je prijstabel en/of uit je PandaDoc-catalogus hebt toegevoegd, weergegeven in je QuickBooks catalogus.
Schattingen maken
Wanneer je de QuickBooks Online-integratie configureert om schattingen te maken, wordt er een schatting gemaakt in QuickBooks Online nadat het bijbehorende PandaDoc-document is verzonden.
Waarschuwing:
Als een document met een verzonden status ontvangeropties bevat (zoals optionele items en bewerkbare hoeveelheden), wordt de schatting bijgewerkt tijdens voltooiing van het document.
Zodra het document is voltooid, worden deze items automatisch geaccepteerd in QuickBooks Online. Als je de optie selecteert om een schatting om te zetten in een factuur, wordt de factuur automatisch aangemaakt en naar de klant verzonden.
Opmerking:
Wanneer je een document bewerkt, wordt elke schatting die van dit document is gemaakt, ongeldig. Zodra je dit document opnieuw hebt verzonden, wordt er een nieuwe schatting gemaakt.
Facturen aanmaken
Wanneer je de QuickBooks Online-integratie configureert om facturen aan te maken, wordt er een factuur aangemaakt in QuickBooks Online zodra je document de status 'voltooid' krijgt.