Beschikbaarheid: pakketten Business en Enterprise

De Contractcentrale van PandaDoc stroomlijnt het beheer van contracten: je kunt eenvoudig cruciale contractgegevenspunten vastleggen, zoals contractvoorwaarden, datums en verplichtingen. Met behulp van deze contractgegevens kun je documenten zoeken en filteren.

Zo werkt het:

Laten we nu een stapje verder gaan...

Alleen gebruikers met de rol Beheerder of Manager hebben toegang tot het tabblad Gegevens in Instellingen.

Selecteer het tandwielpictogram/je profielafbeelding linksonder om naar Instellingen te gaan en selecteer vervolgens Gegevens. Hier kun je 'Documenttypen' en 'Gegevensvelden' instellen die je in je sjablonen en documenten gaat gebruiken. Deze kunnen later handmatig worden ingevuld en worden gebruikt voor filteren van zoekopdrachten en het genereren van rapporten om contracten binnen je organisatie te analyseren.

Voordat je begint:

- Als je van plan bent om verschillende gegevenspunten voor verschillende documenttypen bij te houden, maak dan eerst een lijst met documenttypen. Sla deze stap over als de set gegevenspunten voor al je documenten hetzelfde is.

- Denk vervolgens na over de lijst met gegevens die je in je documenten gaat bijhouden. Zodra je die informatie hebt, ben je klaar om verder te gaan met het maken van gegevensvelden en documenttypen.

Maak eerst de lijst met gegevensvelden. Zodra je hierover beschikt, kun je doorgaan met het maken van documenttypen en het koppelen van je gegevensvelden aan verschillende documenttypen.

Klik op de knop +Gegevensveld om een nieuw veld te maken. Voer de veldnaam in en geef het gegevenstype en de notatie op.

Met het gegevenstype kun je de waarden valideren die de gebruiker invoert in gegevensvelden. Als je bijvoorbeeld een gegevensveld maakt om datums bij te houden, selecteer dan het gegevenstype Datum om ervoor te zorgen dat alle datums dezelfde notatie hebben.

Zodra een veld is gemaakt, kun je het gegevenstype alleen wijzigen als er geen gegevens zijn ingevoerd in sjablonen/documenten.

Je kunt kiezen uit de volgende gegevenstypen:

Nadat je de instellingen voor het gegevensveld hebt geconfigureerd, selecteer je Opslaan rechtsboven of gebruik je het kleine pijltje naast de knop Opslaan om Opslaan en nog een veld maken te selecteren.

Ga vervolgens naar het tabblad 'Documenttypen' en klik op +Type. Voer de naam van het documenttype in en kies +Gegevensvelden om de relevante gegevensvelden te koppelen die worden weergegeven wanneer dit documenttype wordt geselecteerd in een sjabloon of document. Selecteer Opslaan rechtsboven of gebruik het kleine pijltje naast de knop Opslaan om Opslaan en nog een type maken te selecteren.

Als je wilt stoppen met het verzamelen van informatie voor bepaalde velden of documenttypen, kun je deze eenvoudig verwijderen.

Beweeg de muis over een veld/documenttype aan de rechterkant en selecteer Archief .

Je kunt ook op het veld/type klikken dat je wilt deactiveren en rechtsboven Archief selecteren.

Als je meerdere velden/documenttypen in één keer wilt archiveren, selecteer je ze door het selectievakje links van de naam in te schakelen en rechtsboven Archief te selecteren.

Als je gearchiveerde velden/documenttypen wilt herstellen, ga je naar het tabblad 'Gearchiveerd' in 'Gegevensvelden'/'Documenttypen', selecteer je de velden/documenttypen die je wilt herstellen en selecteer je rechtsboven Herstellen. Je kunt ook op de verticale ellipsen rechts van een veld klikken en Herstellen selecteren.

Open een sjabloon/document en selecteer Gegevens in het rechtervenster. Heb je documenttypen ingesteld, selecteer dan hier een documenttype en vul de waarden van de gegevensvelden in. Anders zie je de volledige lijst met gegevensvelden die zijn gedefinieerd in de instellingen van de werkruimte. Begin vervolgens met het invullen van de waarden.

Gebruikers met de rol Beheerder of Manager kunnen alleen documenttypen selecteren en waarden aan gegevensvelden toevoegen in een sjabloon/document. Gebruikers met de rol Lid kunnen alleen documenttypen en gegevensvelden selecteren in gemaakte documenten. Gebruikers met de rol Beheerder of Manager kunnen gegevensvelden voor een documenttype definiëren in Gegevensinstellingen.

Als je het veld dat je nodig hebt niet ziet, selecteer dan Instellingen gegevensvelden. Daar kun je een bestaand veld koppelen aan een bijbehorend documenttype of een nieuw gegevensveld maken als het nog niet bestaat.

Voor het filteren van documenten kun je het documenttype of een gegevensveld met een invoerwaarde gebruiken. Selecteer het menu met de drie ellipsen, kies het documenttype/gegevensveld waarop je wilt filteren en selecteer Toepassen.

Zodra het geselecteerde veld wordt weergegeven in de lijst met je filters, klik je op de filterkeuzelijst. Vervolgens typ je of selecteer je de waarde waarop je wilt filteren. Selecteer Toepassen.

Je kunt alleen gebruikmaken van rapporten met documentgegevens met de nieuwe look and feel van PandaDoc.

Ja, je kunt gegevensvelden en documenttypen die zijn ingesteld in Gegevensinstellingen ook toevoegen aan geüploade documenten.

Je kunt aangepaste veldsets maken en toepassen op documenten met behulp van documenttypen. Configureer hiervoor de set velden per documenttype en pas deze toe op een document of een sjabloon.

Archiveer overbodige gegevensvelden om ze te verwijderen uit documenten, filters en rapporten.