Beschikbaarheid: Enterprise plan
Opmerking:
Sommige afbeeldingen en koppelingen in dit artikel zijn mogelijk alleen beschikbaar in het Engels.
Met onze functie voor het delen van inhoud kun je eenvoudig templates en contentbibliotheek items delen in je werkruimten. Je kunt individuele bestanden en/of hele mappen met templates en contentbibliotheek items delen.
Opmerking:
Alle gedeelde content is alleen beschikbaar als alleen-lezen. Gedeelde content kan weliswaar worden gebruikt om nieuwe documenten te maken en te verzenden, maar kan niet worden bewerkt.
Ga naar:
Individuele content delen over werkruimten
Opmerking:
Alleen een beheerder van een werkruimte kan inhoud delen tussen werkruimten.
Om een template of contentbibliotheek item te delen, ga je eerst naar je templates/contentbibliotheek lijst.
Beweeg de cursor uiterst rechts over de content die je wilt delen, klik op de verticale ellipsen, kies dan Delen naar werkruimte in het vervolgkeuzemenu.
Vervolgens zie je onder het kopje Beschikbare werkruimten welke werkruimten beschikbaar zijn om te delen. Selecteer de werkruimte(n) waar je de content wilt delen. Zodra je klaar bent, klik op Opslaan.
Als je een goedkeurings-/workflowproces gebruikt voor je templates, dan behouden je gedeelde templates deze goedkeuringsinstellingen en alle documenten die vanuit deze templates worden gemaakt, erven deze instellingen. Als gevolg hiervan moet elk goedkeurend team lid een lid zijn van de gedeelde template's werkruimte om toegang te krijgen tot een document en dit goed te keuren. Indien de aangewezen persoon geen lid is, zal deze de volgende boodschap zien wanneer het document wordt geopend vanuit de e-mail notificatie:
Gedeelde content bekijken
Om te controleren in welke werkruimte een item wordt gedeeld, beweeg de cursor over het item uiterst rechts, klik op de verticale ellipsen, klik dan op delen naar werkruimte in het vervolgkeuzemenu. Als je aangevinkte werkruimten ziet, betekent dit dat het item daar al gedeeld wordt. Om het delen van je content met een werkruimte te stoppen, verwijder je het vinkje onder Beschikbare werkruimten.
Mappen met content delen
U kunt ook hele mappen met content delen.
Beweeg de cursor uiterst rechts over de map die je wilt delen, klik op de verticale ellipsen, kies dan Delen naar werkruimte in het vervolgkeuzemenu.
Vervolgens kun je onder Beschikbare werkruimten zien welke werkruimten beschikbaar zijn voor delen en de werkruimte(n) selecteren waarmee je content wilt delen. Klik op Opslaan zodra je klaar bent.
Toegang tot gedeelde content
In de secties template en contentbibliotheek zie je een map met de naam Met mij gedeeld. Deze map bevat items die met deze werkruimte worden gedeeld.
Gedeelde templates en contentbibliotheek items gebruiken
Gedeelde template
Begin met het openen van de Gedeeld met mij map (zie hierboven). Maak vervolgens een document die deze gedeelde template op een van de volgende drie manieren gebruikt:
Beweeg de muis over het item in de lijst template en klik vervolgens op document maken.
Klik op templateen vervolgens op document maken boven aan de pagina.
Klik op Nieuw document > Gedeelde templates > Maak een nieuw document met behulp van een gedeelde template.
Opmerking:
Gedeelde templates kunnen niet worden bewerkt of gewijzigd. Om een gedeelde template te bewerken, breng je wijzigingen aan in de oorspronkelijke werkruimte van waaruit het werd gedeeld. De gedeelde template wordt automatisch bijgewerkt.
Gedeelde contentbibliotheek
Je kunt gedeelde contentbibliotheek items gebruiken en ze toevoegen aan documenten en templates op dezelfde manier als gewone contentbibliotheek items.
Opmerking:
Gedeelde contentbibliotheek items kunnen niet worden bewerkt of gewijzigd. Om een gedeeld item te bewerken vanaf je contentbibliotheek, breng je wijzigingen aan in de oorspronkelijke werkruimte van waaruit het werd gedeeld en deel je het item opnieuw.