Zoho CRM

Disponibilidade: Planos Comerciais e Empresariais

Inicie documentos do PandaDoc a partir de Contas, Contactos,  Transação/Potencial, Objetos de Leads e Cotações no Zoho CRM.

Assista a um vídeo de visão geral:

Características:

Variáveis: Pode transferir informações do Zoho CRM para documentos do PandaDoc automaticamente com a ajuda de variáveis.

Produtos: transfira informações do produto de transações do Zoho CRM para tabelas de preços do PandaDoc.

Criar documentos: pode criar documentos do PandaDoc a partir de Contas do Zoho CRM, Contactos, Transação/Potencial, Leads e Cotações.

Monitorização de estado: pode monitorizar o estado de documentos no Zoho CRM.

Instalar a integração

Instalar o PandaDoc no Zoho CRM:

1. Inicie sessão na sua conta do PandaDoc, aqui.  Para instalar, deve ter a sessão iniciada na sua Conta do PandaDoc;
2. Vá a Zoho CRM para Configurar   Marketplace Todas as Extensões Procure o PandaDoc. Uma vez revisto, clique no botão “Instalar”;
3. Confirme a sua conta do Zoho CRM e concorde com os Termos e Serviço;
4. Em seguida, reveja e confirme quais os membros da equipa da sua conta do Zoho CRM que irão utilizar a integração. Se quiser “Todos os Utilizadores”, escolha “Instalar para todos os utilizadores” e, em seguida, clique no botão “Confirmar”;
5. Uma vez concluído, receberá uma mensagem, “A sua extensão foi instalada com êxito";
6. Em seguida, “Autorizar” a ligação com a conta do PandaDoc e conclua os passos para ligar totalmente as duas aplicações em conjunto.

Ativar a integração do ZohoCRM no PandaDoc.

1. Inicie sessão no PandaDoc, vá a Definições API e Integrações  ZohoCRM e verá uma lista de instruções.
2. Escolher a zona do Zoho: .eu, .com, .au ou .in (dependendo da versão do ZohoCRM que estiver a utilizar);

Transferir dados do ZohoCRM para o PandaDoc

Antes de começar a enviar documentos do ZohoCRM, configure o seu modelo para transferir dados do ZohoCRM.

Utilizar as Funções do PandaDoc para importar Informações de contacto

Com o modelo Funções, pode importar informações de contacto (nome próprio, apelido, endereço de e-mail, empresa, telefone, cargo, endereço, cidade, código postal, país, estado/região) a partir de um ZohoCRM. Tenha em atenção que as variáveis de função não estão disponíveis para os utilizadores do plano de Assinatura eletrónica.

No caso de se tratar de um destinatário pré-atribuído ao nível do modelo, o destinatário será automaticamente atribuído à função quando o documento for criado.

1. Criar uma Função primeiro: abra o seu modelo, clique em Gerir no topo, adicione uma Função.
2. Aceder a variáveis de Função: clique no ícone de variáveis no painel direito, encontre as suas variáveis de função e adicione-as ao modelo.

Configure as suas variáveis para preencher previamente os seus documentos com dados de transações

Veja esta configuração em ação:

As variáveis poupar-lhe-ão tempo preenchendo automaticamente os registos de uma transação, empresa ou pessoas num documento:

1. Para visualizar todos os dados disponíveis que pode transferir de um registo no ZohoCRM através de variáveis para um documento, abra um registo do ZohoCRM, clique em Enviar com o PandaDoc - Exibir tokens do PandaDoc;
2. Copie um nome de variável com os parêntesis retos e adicione-o ao modelo.

Transferir informações do Zoho CRM para o PandaDoc (através de campos)

Pode transferir dados para campos do PandaDoc de forma similar às das variáveis. No entanto, ao contrário das variáveis, não precisa de incluir parêntesis retos.

Na lista de tokens, copie o token sem os parêntesis retos para o campo Unir.

Assim que o documento seja enviado, o destinatário verá os dados pré-preenchidos e poderá atualizar este campo, desde que o campo tenha sido atribuído ao destinatário.

Transferir informações de produto 

Importar informações de produtos para a tabela de preços do PandaDoc

O que será transferido:

• Nome
• Descrição
• Preço
• Quantidade
• Imposto (apenas a partir de Cotações no Zoho CRM)
• Desconto (apenas a partir de Cotações no Zoho CRM)
• Código do produto como SKU
• Campos de produtos personalizados (apenas a partir de Transações no Zoho CRM)

Tal como acontece com as variáveis/tokens, deve pré-definir um modelo que aceite informações de produtos do Zoho CRM.

1. Configure “Produtos” no Zoho CRM e adicione-os a um registo do Zoho CRM (Contactos, Contas, Leads, Transações/Potenciais e Cotações);
2. No seu modelo, selecione a tabela de preços que pretende preencher. Em seguida, vá a Propriedades da tabela no lado direito e ative o botão que diz “Unir dados”;

Quando criar um documento a partir do ZohoCRM utilizando este modelo, os seus produtos serão preenchidos na tabela de preços.

Importar informações de produtos para o criador de orçamentos do PandaDoc 

Pode enviar informações de produtos para um bloco de criador de orçamentos a partir de transações e orçamentos no Zoho. Comece por adicionar um bloco de criador de orçamentos ao seu modelo e, em seguida, crie um documento a partir de uma transação ou de um orçamento no Zoho.

Assim que tiver criado um documento utilizando este modelo, as seguintes informações do produto serão enviadas ao bloco de preparação de cotações:

• Nome
• Descrição 
• Preço 
• Quantidade
• Imposto (apenas a partir de Orçamentos no Zoho)
• Desconto (apenas a partir de Orçamentos no Zoho)
• Código do produto como SKU
• Campos de produtos personalizados (apenas a partir de Transações no Zoho CRM)

Para exibir campos personalizados no seu documento recém-criado, clique no bloco do criador de orçamentos, selecione Editar orçamento no painel flutuante, selecione Adicionar coluna no canto superior direito da secção e, em seguida, selecione a sua coluna personalizada no menu pendente em Exibir ocultado.

Transferir descontos, impostos e campos de produtos personalizados

Na integração, pode transferir impostos de itens de linha e descontos a partir de Orçamentos apenas no Zoho CRM. Pode transferir campos personalizados a partir de transações no Zoho CRM. 

Num documento (partindo do princípio de que o criou a partir do Zoho CRM):

1. Clique na tabela de preços e clique no sinal de mais no lado direito ou clique com o botão direito do rato em qualquer célula.
2. Em Adicionar oculto, selecione o seu Desconto, Imposto ou campos de produtos personalizados.
3. A coluna de desconto/imposto/campo personalizado será adicionada à tabela de preços e o valor do ZohoCRM será apresentado. 

Nota:

Nas tabelas de preços do PandaDoc, os descontos e impostos são apresentados como um valor fixo. 

Enviar um documento através do Zoho CRM

Agora que configurou a integração e os modelos, tente criar um novo documento:

1. Vá a um registo do Zoho CRM, clique em “Enviar com o PandaDoc”;
2. Selecione o seu modelo, atribua os destinatários a funções, se aplicável;
3. Verifique o seu documento e envie-o;
4. Volte ao registo do Zoho CRM, role para baixo até aos Documentos do PandaDoc: pode monitorizar o estado de documentos a partir daí.

Guardar documentos concluídos em anexos no Zoho

Se quiser ter os PDFs concluídos guardados no módulo de anexo em Contas, Contactos, Transação/Potencial, Leads ou Orçamentos no Zoho, precisará de ter o Anexo de e-mail ativado nos modelos que utiliza para criar documentos a partir do Zoho.

Ao ativar o Anexo de e-mail nas Definições, garantirá que todos os seus modelos e documentos recém-criados herdarão esta funcionalidade.

Para ativar o Anexo de e-mail para modelos e documentos que já criou, selecione Gerir no topo da página e, em seguida, ative o botão para Anexar um PDF ao e-mail em 'Permissões do destinatário'. 

Desinstalar a integração

Para desinstalar a integração da sua Conta do Zoho CRM, vá a Ícone de Chave Inglesa Configurar Marketplace FindPandaDoc em Aplicações Instaladas e clique em “Desinstalar”.

Resolução de problemas

O limite de Tokens de Autenticação para a sua conta excedeu

O Zoho CRM definiu um limite à utilização dos seus Tokens de Autenticação para evitar uma utilização incorreta. Se vir a mensagem de erro como esta:

Tudo o que precisa de fazer é ir a A Minha conta Tokens de Autenticação Ativos e remover os Tokens de Autenticação não utilizados.

A criação de um documento em Qualquer Objeto, não envia dados para o PandaDoc

Para resolver o problema, vá a Configurar - Personalização: Módulos - Organizar Módulos e mova ‘Produtos’ de ‘Separadores Não Selecionados’ para a secção ‘Separadores Selecionados’. Uma vez que ‘Contacto’ se refere à sua Conta principal, o módulo ‘Conta’ também deve estar na secção ‘Separadores Selecionados’ – para poder importar documentos do módulo ‘Contacto’.