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QuickBooks Online
Atualizado há mais de 2 meses

Nota:

Tanto as contas do QuickBooks sediadas nos EUA como as não sediadas nos EUA podem utilizar a integração do QuickBooks Online.

Nota:

Esta integração está em fase de acesso antecipado.

Disponibilidade: Essentials, Business e Enterprise

A integração do PandaDoc com o QuickBooks Online permite-lhe criar automaticamente orçamentos e facturas, adicionar produtos do QuickBooks às tabelas de preços do PandaDoc e gerir facilmente as informações dos clientes.

Utilize-o não só para criar facturas e estimativas, mas também para cobrar pagamentos diretamente através do PandaDoc utilizando o QuickBooks Payments - saiba mais sobre isto aqui.

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Assista a uma visão geral em vídeo:

Funcionalidades

  • Criar estimativas a partir de um documento

  • Criar faturas a partir de um documento

  • Crie novos produtos Quickbooks como itens de linha de tabela de preços personalizados

  • Adicionar produtos do catálogo do Quickbooks a uma tabela de preços do PandaDoc

  • Criar um cliente ou vincule-o a um cliente existente com base nas informações do documento

  • Mapeamento de dados

Ligar a integração

Nota:

Apenas um proprietário de conta e utilizadores com função de administrador ou gestor podem ligar a integração.

  1. No seu modelo ou documento, selecione Extensões no painel direito e, em seguida, selecione QuickBooks Online

  2. Selecione Adicionar ao documento

  3. Selecione Conectar , faça login e conecte sua conta do QuickBooks Online

Alternativamente, você pode conectar a integração em Configurações > Integrações

  1. Selecione Contabilidade no painel direito

  2. Selecione QuickBooks Online

  3. Selecione Conectar , faça login e conecte sua conta do Quickbooks Online

Personalizar definições de integração

Importante:

As definições serão aplicadas a todos os modelos e documentos dentro deste espaço de trabalho.

Depois de conectar o QuickBooks Online, seja por meio da página de integração ou diretamente do seu modelo ou documento, uma janela modal aparecerá automaticamente. Esta janela solicitará que você configure regras de integração. A partir daqui, você pode:

  1. Selecionar a conta de rendimentos. Especificar uma conta de rendimentos associada a produtos criados no QuickBooks Online.

  2. Selecionar produtos e/ou contactos para atualizar no QuickBooks Online sempre que criar um documento.

    Nota:

    Poderá atualizar os nomes e os preços dos produtos extraídos do QuickBooks Online.

  3. Selecione se deseja criar faturas ou orçamentos no QuickBooks Online. Se selecionar orçamentos, tem uma opção para converter automaticamente os orçamentos em facturas no QuickBooks Online.

  4. Revise as definições de moeda predefinida e de várias moedas na sua conta QuickBooks Online. Certifique-se de que tem a mesma moeda predefinida no seu espaço de trabalho do PandaDoc.

Habilitar extensão QuickBooks Online

Dica:

Sugerimos adicionar a extensão QuickBooks Online a todos os seus modelos. Assim que o fizer, qualquer documento criado a partir dos seus modelos herdará a extensão.

  1. Abra um modelo e selecione Extensões no painel direito, selecione QuickBooks Online

  2. Selecione Adicionar ao documento

  3. Selecione a função do destinatário da fatura ou orçamento

Configurar mapeamento de dados

A fusão de dados simplifica os seus fluxos de trabalho, mapeando e transferindo as informações necessárias do PandaDoc diretamente para o Quickbooks. Sejam detalhes do cliente, especificações de faturação ou variáveis personalizadas, esse recurso garante que todos os dados relevantes sejam transferidos com precisão, reduzindo o trabalho manual.

Correspondência de registos de clientes

Você pode pesquisar e combinar registros usando qualquer variável ou campo no documento, ajudando a evitar a criação de registros duplicados de clientes quando uma nova fatura ou orçamento é gerado.

Para começar, abra o seu modelo, documento ou formulário e selecione Configurar regras de mapeamento na aplicação QuickBooks Online.

Selecione os critérios para mapear os dados do pagador para verificar se um cliente já existe no QuickBooks. Para fazer isso, vincule uma variável do PandaDoc ou ID de campo de texto à esquerda a um campo correspondente do QuickBooks à direita. O PandaDoc verificará automaticamente se a variável/campo de texto vinculado corresponde ao valor do campo do QuickBooks sempre que o pagamento for iniciado.

Importante:

Se nenhum registro de cliente existente for encontrado com base nos critérios selecionados, ou se nenhum critério for escolhido, um novo registro de cliente será criado no QuickBooks.

Como mapear dados do objeto Cliente

Em seguida, mapeie os campos de texto ou variáveis do PandaDoc, à direita, para os campos do QuickBooks, à esquerda, para o objeto Cliente no QuickBooks.

Nota:

Certifique-se de que seleciona a opção "Não efetuar alterações aos dados se o registo do cliente existir" para evitar que os registos de clientes do QuickBooks correspondentes que contenham campos preenchidos sejam actualizados com dados do PandaDoc.

Os valores por defeito para os campos serão automaticamente pré-selecionados. Para alterar as variáveis do PandaDoc selecionadas, basta clicar no botão "x" para remover as variáveis pré-selecionadas e, em seguida, escolher a variável ou ID de texto pretendida no menu suspenso à direita para mapear para o campo correspondente do QuickBooks.

É possível utilizar a função , sistema , CRM e valores de variáveis personalizadas para atualizar campos do QuickBooks.

Importante:

Você pode mapear quantos campos do PandaDoc precisar para os campos Nome de exibição e Nome totalmente qualificado no QuickBooks.

Ao enviar um documento com as regras de mapeamento configuradas, os campos de cliente no QuickBooks serão automaticamente atualizados com os dados do documento PandaDoc quando o estado do documento mudar para "Enviado" ou "Concluído", dependendo do seu fluxo de trabalho:

  • No caso das facturas, a atualização ocorre quando o estado do documento muda para "Concluído"

  • No caso dos orçamentos, os dados são transferidos durante a criação do orçamento, quando o documento PandaDoc é enviado.

Como mapear dados para o objeto Estimativa ou Fatura

Na configuração das regras de mapeamento, desloque-se para baixo até o objeto Estimativa/Fatura para mapear os campos de texto PandaDoc desejados ou variáveis à direita para os campos do QuickBooks à esquerda.

Para adicionar mais campos do QuickBooks para mapear dados, selecione +Adicionar campos do QuickBooks, selecione até três campos personalizados onde você precisa mapear os dados do PandaDoc, mapeie o campo de texto ou variável do PandaDoc necessário e selecione Aplicar.

Importante:

Apenas os três primeiros campos personalizados do tipo string ativos habilitados para os formulários de vendas no QuickBooks são suportados para regras de fusão de dados.

Depois de fazer corresponder as variáveis necessárias ou os ID dos campos de texto aos campos do QuickBooks, selecione Salvar para aplicar as regras.

Os campos personalizados de Estimativa/Fatura no QuickBooks serão actualizados com os dados do documento PandaDoc, assim que o estado do documento mudar para Concluído.

Adicionar produtos aos seus documentos

Aviso:

Os descontos e impostos não serão transferidos do PandaDoc para o QuickBooks Online.

Depois de criar um documento a partir do seu modelo, pode adicionar facilmente produtos do QuickBooks ou do seu catálogo PandaDoc.

  1. Selecione uma tabela de preços ou um bloco de criação de orçamentos no seu modelo ou documento, ou adicione um novo.

    Nota:

    Não será possível adicionar produtos QuickBooks Online a um bloco do criador de orçamentos.

  2. Para adicionar produtos QuickBooks à sua tabela de preços, selecione Produtos > QuickBooks Onlinee, em seguida, procure e selecione produtos da sua conta QuickBooks Online. Pode adicionar os seus produtos QuickBooks Online à tabela de preços selecionando a seta pequena e, em seguida, selecionando Inserir do QuickBooks abaixo.

Nota:

Não será possível obter imagens de produtos do QuickBooks Online.

  1. Como alternativa, se você estiver usando um criador de orçamentos, Selecione os produtos do seu catálogo PandaDoc, então saiba como extrair produtos do seu CRM.

  2. Na extensão à direita, revise o destinatário e outras configurações e envie o documento.

Crie novos produtos QuickBooks a partir da tabela de preços do PandaDoc

Quando configura a integração do QuickBooks Online do PandaDoc para atualizar produtos, pode adicionar itens do seu catálogo PandaDoc ou criar novos produtos na sua tabela de preços. Depois de enviar o seu documento, estes produtos serão automaticamente transferidos para os seus orçamentos ou faturas no QuickBooks, garantindo que estão sincronizados com o seu catálogo QuickBooks. Basta seguir estes passos:

  1. Aceder a Definições >Integrações e selecione QuickBooks Online.

  2. No bloco de integração, selecione a opção Configurações e certifique-se de que a opção Produtos esteja selecionada.

  3. No seu modelo ou documento PandaDoc, selecione uma tabela de preços e crie novos produtos, ou adicionar produtos do seu catálogo. Também é possível combinar estes novos produtos ou itens de catálogo com produtos do QuickBooks Online.

Depois de enviar o documento, os itens adicionados à tabela de preços e/ou ao catálogo do PandaDoc aparecerão no catálogo do QuickBooks.

Criar estimativas

Ao configurar a integração do QuickBooks Online para criar orçamentos, um orçamento será criado no QuickBooks Online após o envio do documento PandaDoc associado.

Aviso:

Se um documento com status enviado incluir opções de destinatário (como itens opcionais e quantidades editáveis), a estimativa será atualizada após a conclusão do documento.

Quando o documento estiver concluído, estes itens serão automaticamente aceites no QuickBooks Online. Se selecionar a opção de converter um orçamento numa fatura, a fatura será automaticamente criada e enviada ao cliente.

Nota:

Ao editar um documento, qualquer estimativa criada a partir deste documento será anulada. Após reenviar este documento, um novo orçamento será criado.

Criar faturas

Ao configurar a integração do QuickBooks Online para criar faturas, uma fatura será criada no QuickBooks Online quando seu documento atingir o status concluído.

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