Bespaar tijd met templates

Beschikbaarheid: Essentials, Business en Ondernemingsplannen

Een template is een hoofdkopie van je document. Stel dat je een generiek voorstel hebt dat je naar de meerderheid van je klanten stuur, en dat je maar een paar specifieke dingen in het document hoeft te wijzigen, maar dat de rest van de informatie hetzelfde blijft. In dit geval kun je een template maken en deze steeds opnieuw gebruiken.

Ga naar je templates door templates te selecteren in de Documenten app.

Bewerkbare templates maken

Ga naar het tabblad templates in de app Documenten en selecteer +template linksboven om een nieuwe template te maken. Je hebt een paar opties:

1. Met +Blank kun je een template helemaal opnieuw maken met de PandaDoc editor.
2. Kies een template uit onze template galerij. Kijk er zeker naar, want ze zijn geweldig!
3. U kunt de eerste twee opties later in het document combineren.

Je kunt ook een .docx-bestand omzetten in een bewerkbaar PandaDoc.

Geüploade templates maken

Klik op Bestanden selecteren of sleep je bestand naar het uploadgebied.

Ondersteunde bestandsindelingen voor uploaden: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .jpeg, .jpg, .png.

Er kan een fout optreden bij het uploaden van je document als het aan een van de volgende criteria voldoet:

• - Wachtwoordbeveiliging is ingeschakeld
• - Het bevat formuliervelden, ingesloten lettertypen, of opmerkingen
• - Het overschrijdt 50 MB of bevat meer dan 500 pagina's
• - Het is een .doc, .xls, of .ppt-bestand van Microsoft Office 95 of ouder
• Het is een PDF die uit verschillende lagen bestaat (lees dit artikelom te leren hoe je een PDF plat kunt maken).

Lees hier meer over veelvoorkomende uploadproblemen.

Als je geüploade inhoud wilt vervangen met behoud van blokken en velden, is er een optie om de functie 'Een bronbestand vervangen' te gebruiken.

Templates bundelen

Er zijn verschillende manieren om je documenten te bundelen op template .

1. Begin met het maken van één template en voeg daar documenten aan toe. Gebruik verschillende templates die je al hebt, voeg templates toe uit onze template galerij of upload bestanden.
2. Upload meerdere documenten om een batch te maken die je zelf kunt rangschikken. Om dit te doen selecteer je 'Maken in je sjabloonlijst' en vervolgens 'Bestand uploaden' om bestanden van he bureaublad te kiezen of sleep je gewoon meerdere bestanden naar het uploadgebied.
3. Selecteer meerdere templates om een batch te maken. Om dit te doen, selecteer je eerst 'Maken in de lijst template/document' . Selecteer vervolgens de templates die je wilt opnemen en selecteer dan Items toevoegen. Je kunt ook de templates/documenten die je wilt bundelen selecteren in de lijst template/document en boven aan de pagina op Bundelen klikken.

Meer informatie vind je hier.

 

Template rollen en rol variabelen

Goed, je bent begonnen met je template. Je eerste taak is het toevoegen van je rollen. Rollen zijn plaatshouders voor toekomstige ontvangers, zoals klant, boekhouding, ondertekenaar, enz.

Elke rol genereert rol variabelen. Variabelen worden gebruikt als plaatshouders voor dynamische informatie over je ontvangers die van document tot document zullen veranderen — naam, adres, bedrijfsnaam.

Voeg content toe via inhoudsblokken en velden waarin de ontvangers informatie kunnen invoeren. Wijs de velden toe aan de template rollen.

Documenten maken

Nu je template hebt ingesteld, kun je een document genereren. U kunt met een document beginnen vanaf:

1. Binnen de template door rechtsboven te klikken op 'Gebruik deze template'
2. Uit de lijst document door +document > te selecteren en je template te kiezen.
3. In de template lijst door met de muis over de template te gaan en 'document maken' te selecteren

Wijs vervolgens ontvangers toe aan de template rollen en klik op Doorgaan. En dat is alles!

Uw variabelen zijn ingevuld met de gegevens van de ontvanger en velden zijn automatisch toegewezen aan de ontvangers. Zo makkelijk is het! Stel eenmalig een template in en bespaar tijd met het genereren van professioneel ogende documenten in een paar klikken!