Deze handleiding beschrijft de functionaliteit van de nieuwste versie van de PandaDoc <> Salesforce-integratie.

Beschikbaarheid

PandaDoc: jaarabonnement Business* en jaarabonnement Enterprise*

Salesforce: “Professional”, “Enterprise”, “Unlimited”, “Developer edition”, "Performance".

De integratie werkt voor de objecten Opportunity, Lead, Contact, Account en aangepaste objecten.

*Deze integratie is beschikbaar als betaalde invoegtoepassing.

Lees hier hoe je de PandaDoc-module installeert en configureert.

Wanneer je documenten maakt op basis van je Salesforce-opportunities, wordt de valuta van de opportunity overgenomen in het document.

Als je gegevens wilt doorgeven van Salesforce naar een PandaDoc-document, moet je eerst een sjabloon maken en instellen met variabelen (dit werkt hetzelfde als het samenvoegen van velden).

Voordat je je sjabloon instelt met variabelen, moet je een lijst met variabelen maken voor elk object waarmee je PandaDoc gaat gebruiken.

Variabelen moeten voor elk object afzonderlijk worden ingesteld. Alleen de variabelen die in dat specifieke object worden vermeld, zijn beschikbaar wanneer je daarvan een document maakt (velden worden niet in meerdere objecten ingevuld).

Wanneer je een document vanuit Salesforce maakt met deze sjabloon, worden de variabelen ingevuld met de informatie uit het CRM.

Als het veld in Salesforce leeg is, wordt de variabele in het document niet ingevuld en moet je dat handmatig doen.

Versleutelde tekstvelden kunnen niet via een variabele worden doorgegeven.

Het doorgeven van gegevens van ontvangers werkt het beste met PandaDoc-rollen. Lees hier hoe je rollen in een sjabloon instelt.

Salesforce zet standaard de volgende gegevens van ontvangers door, afhankelijk van het object waar je PandaDoc-module zich bevindt:

Als je vooraf een ontvanger toewijst in de sjabloon, wordt deze automatisch toegewezen aan de rol zodra het document wordt gemaakt via Salesforce.

Je kunt instellen welk veld uit Salesforce wordt toegewezen aan een rol in PandaDoc en welke velden worden verzonden als de volgende parameters:

Je ziet de standaardtoewijzing voor standaardobjecten. Je kunt deze wijzigen of nieuwe toewijzingen toevoegen voor aangepaste objecten.

Als je wilt dat PandaDoc automatisch een ontvanger aan een specifieke rol koppelt, zijn er twee voorwaarden:

Als je dit goed hebt ingesteld, wordt door PandaDoc de respectieve ontvanger ingevoegd in de respectieve rol wanneer je documenten maakt.

PandaDoc zet alle gerelateerde contactpersonen uit Salesforce over naar het document. Als je deze wilt verwijderen, kan dat in het pop-upvenster voor rollen of in het gedeelte Ontvangers in het document.

Als je documenten genereert vanuit een offerte of een case, gebruik je misschien een opzoekveld om naar een specifieke record met contactgegevens te zoeken. Je kunt opgeven welke opzoekvelden je wilt gebruiken als ontvangers. Ga hiervoor naar de instellingen van PandaDoc > scrol omlaag naar aanpassingsinstellingen object. Zoek het object waarvoor je dit wilt instellen en klik op Instellen aan de rechterkant.

Kies vervolgens het veld dat je als ontvanger wilt gebruiken en klik op Opslaan. Je kunt maximaal vijf velden kiezen.

Stel vervolgens de toewijzing van ontvangers in. Dat is alles!

Je kunt contactpersonen die als ontvanger zijn overgezet naar PandaDoc-documenten, filteren op basis van ja/nee velden in een record (ook wel Booleaanse velden genoemd).

Als je toewijzing van ontvangers hebt ingesteld voor accounts, kun je configureren dat deze accountgegevens (e-mail, telefoonnummer, enzovoort) als ontvanger worden doorgegeven naar PandaDoc.

Ga hiervoor naar de instellingen van PandaDoc en scrol omlaag naar aanpassingsinstellingen object. Klik naast de naam van het accountobject op Instellen, schakel het selectievakje naast Account verzenden als ontvanger in en klik op Opslaan.

Het is niet mogelijk om twee contactpersonen toe te wijzen aan één rol in Salesforce-contactpersonen en PandaDoc-sjablonen.

Heb je suggesties voor functies van PandaDoc, laat dat dan weten via ons portal of neem contact op met ons ondersteuningsteam.

Je kunt gegevens doorgeven naar PandaDoc-velden. Dat werkt op dezelfde manier als variabelen. Anders dan bij variabelen hoef je echter geen vierkante haken op te nemen.

Kopieer in de lijst met tokens het token zonder vierkante haken naar Veld samenvoegen.

Zodra het document is verzonden, ziet de ontvanger de vooraf ingevulde gegevens en kan hij dit veld bijwerken, op voorwaarde dat het veld aan hem is toegewezen.

De huidige volgorde van regelitems in de opportunity blijft behouden in de prijstabel en de bouwsteen in de offertetool wanneer je een document maakt op basis van de opportunity of informatie in het document bijwerkt met de knop 'Importeren uit CRM'.

PandaDoc kan producten van het object Opportunity, Lead, Contact of Account verzenden naar een prijstabel in een document. In deze handleiding bespreken we hoe je Opportunity-producten doorgeeft naar PandaDoc, maar voor andere objecten geldt precies dezelfde werkwijze.

Wijs eerst de productvelden van Opportunity toe aan de velden in de prijstabel.

Stel nu de prijstabel in om producten uit Salesforce te accepteren.

Je bent klaar met de instellingen! Wanneer je een nieuw document start vanuit een Opportunity (ervan uitgaande dat er producten aan zijn toegevoegd), zorg er dan voor dat je de sjabloon selecteert. Producten worden toegevoegd aan de prijstabel. Als bepaalde velden niet worden weergegeven, klik dan op het plusteken rechts van de prijstabel en selecteer de velden onder Verborgen toevoegen.

Soms moet je meer dan de standaardset productvelden doorgeven.

Vind je dat te veel moet klikken wanneer je telkens bij het maken van een document aangepaste velden uit verborgen kolommen moet toevoegen, dan is er een manier om dat te omzeilen.

Beschikbaarheid: pakketten Business* en Enterprise
*Offertetool is onderdeel van onze invoegtoepassing CPQ

De huidige volgorde van regelitems in de opportunity blijft behouden in de prijstabel en de bouwsteen in de offertetool wanneer je een document maakt op basis van de opportunity of informatie in het document bijwerkt met de knop 'Importeren uit CRM'.

Je kunt productinformatie vanuit een opportunity in Salesforce verzenden naar een bouwsteen in de Offertetool. Voeg eerst een bouwsteen van de Offertetool toe aan de sjabloon en maak vervolgens een document op basis van een opportunity in Salesforce.

Zodra je een document hebt gemaakt met deze sjabloon, wordt de volgende productinformatie naar de offertebouwsteen verzonden:

Als je aangepaste velden in het nieuw gemaakte document wilt verbergen, klik je op de offertebouwsteen, selecteer je Offerte bewerken in het zwevende venster, selecteer je Kolom toevoegen rechtsboven in de sectie en selecteer je vervolgens de aangepaste kolom in de vervolgkeuzelijst onder Verborgen weergeven.

Als de offertebouwsteen meerdere secties bevat, worden producten naar de laatste sectie overgezet. Als je sjabloon meerdere offertebouwstenen bevat, worden producten van de opportunity naar elke bouwsteen overgezet.

Nu je klaar bent met het maken en instellen van je sjabloon, kun je doorgaan met het maken en verzenden van documenten vanuit Salesforce.

Als je geen bestanden ziet in je object, moet je deze misschien toevoegen aan je objectweergave.

Ga hiervoor terug naar de paginalay-outs van het object in de instellingen van Salesforce:

Deze functie is beschikbaar voor gebruikers met de rol Lid, Manager en Admin. Als je aangepaste rollen gebruikt, zorg er dan voor dat je de machtiging "Mag integraties bekijken en aanvragen" inschakelt voor de rol, zodat gebruikers documenten kunnen koppelen aan Salesforce en gegevens kunnen importeren.

Wil je een document dat je PandaDoc hebt gemaakt, koppelen aan een Opportunity in Salesforce, dan is dat geen enkel probleem.

Klik hier voor meer informatie.

Voor deze functie moet de status van het document Concept zijn.

Deze functie is beschikbaar voor gebruikers met de rol Lid, Manager en Admin. Als je aangepaste rollen gebruikt, zorg er dan voor dat je de machtiging "Mag integraties bekijken en aanvragen" inschakelt voor de rol, zodat gebruikers documenten kunnen koppelen aan Salesforce en gegevens kunnen importeren.

Als je een document hebt gemaakt op basis van een Salesforce-record en de infromatie in de record later wordt bijgewerkt, kun je het document bijwerken met de juiste waarden:

Als het veld in Salesforce leeg is, wordt de bijbehorende variabele niet vernieuwd.

Je kunt geen PandaDoc-velden of -rolvariabelen bijwerken.

Stappen voor het oplossen van problemen vind je hier.