Documenten beveiligen met verificatie van de ontvanger
Opmerking:
Sommige afbeeldingen en koppelingen in dit artikel zijn mogelijk alleen beschikbaar in het Engels.Opmerking:
We geven deze functionaliteit geleidelijk aan vrij voor onze klanten, dus het kan zijn dat je het nog niet in je account ziet.Beschikbaarheid: Business- en Enterprise-abonnementen
Met deze functie kun je gemakkelijk een unieke toegangscode of sms-code instellen voor elke ontvanger van een document. Je ontvangers zullen een verificatieproces moeten doorlopen om het document te kunnen bekijken of ondertekenen.
Sla over en ga naar:
Het instellen van verificatiemethoden in werkruimte-instellingen
Opmerking:
Alleen de eigenaar van de account en gebruikers met beheerderspermissie voor toegang tot werkruimte-instellingen kunnen verificatiemethoden voor ontvangers instellen per werkruimte. Standaard zijn zowel wachtwoord als Tekst (SMS) als verificatiemethoden ingeschakeld.Begin bij Instellingen Instellingen. Schakel het selectievakje in van de verificatiemethode die je nodig hebt en schakel het selectievakje uit van de verificatiemethode die je in documenten wilt uitschakelen en selecteer Wijzigingen opslaan.
Verificatie van de ontvanger in een document instellen
Opmerking:
Je kunt de verificatie van de ontvanger alleen in een document instellen. Je kunt geen verificatie van de ontvanger instellen in een sjabloon of een formulier.Er zijn twee manieren om ontvangersverificatie in te schakelen:
- Bij het maken van een document vanuit nul of vanuit een sjabloon
- In een document
Laten we op elk iets dieper ingaan.
Verificatie van de ontvanger instellen bij het genereren van een nieuw document
Begin door Maken te kiezen uit de Documentlijst of Nieuw document +Document op het Dashboard.
Selecteer een bestaand sjabloon of selecteer +Blanco om een nieuw document vanaf nul te creëren. Als je een pdf- of .docx-bestand hebt, kun je het naar de uploadzone slepen.
Wijs nu een ontvanger toe en zet de schakelaar voor "Ontvanger verificatie" aan onder de e-mail van de ontvanger.
Zodra je de schakelaar aanzet, kun je de verificatiemethode selecteren, een wachtwoord instellen of een telefoonnummer toevoegen voor sms-verificatie, en het tijdstip van verificatie kiezen - voor het openen van het document of voor het ondertekenen.
Opmerking:
De optie verificatietijd is alleen beschikbaar voor de ontvangers aan wie ten minste één veld is toegewezen (ondertekenaars).Met deze methode kun je gemakkelijk een ontvangersverificatie instellen voor meerdere ontvangers.
Zodra je de verificatie van de ontvanger hebt ingesteld, selecteer je Doorgaan. Voltooi het instellen van je document en verstuur het dan.
Verificatie van de ontvanger in een aangemaakt document instellen
Opmerking:
Je kunt de verificatie van de ontvanger instellen op een document in elke status.Je kunt de verificatie van de ontvanger instellen in een aangemaakt document als je bij het aanmaken van het document de optie Overslaan selecteert of als je een bestaand conceptdocument wilt gebruiken.
Begin met het openen van het document. Klik vervolgens op de knop Beheren bovenaan de pagina of selecteer het tabblad Ontvangers beheren aan de rechterkant. Klik vervolgens op de naam van de ontvanger om de verificatie in te stellen en zet de schakelaar Ontvanger verificatie aan.
Zodra je de schakelaar aanzet, kun je de verificatiemethode selecteren.
Voor wachtwoordverificatie, stel je een wachtwoord in en selecteer je de verificatietijd (voor het openen van een document/voor het ondertekenen van een document). Selecteer Wachtwoord instellen wanneer je klaar bent. Nu kun je de toegangscode gemakkelijk kopiëren en later delen met je ontvanger.
Voor tekstverificatie (SMS), voeg je een telefoonnummer toe en selecteer je de verificatietijd (voor het openen van een document/voor het ondertekenen van een document). Selecteer Verificatiecode instellen wanneer je klaar bent.
Opmerking:
De optie verificatietijd is alleen beschikbaar voor de ontvangers aan wie ten minste één veld is toegewezen (ondertekenaars).Voltooi het instellen van uw document en verstuur het dan.
Ontvangersperspectief
Zodra je je document hebt verzonden, kunnen de ontvangers het document niet openen (als de verificatietijd is ingesteld op "Voor het openen van een document") of voltooien (als de verificatietijd is ingesteld op "Voor het ondertekenen van een document") zonder de ingestelde verificatie te hebben doorstaan.
Verificatie met wachtwoord
Wanneer een ontvanger het document opent, verschijnt een popup en is invoer van een wachtwoord nodig om het document te bekijken als de verificatietijd "Voor het openen van een document" is.
Als de verificatietijd "Voor het ondertekenen van een document" is, zal de ontvanger de velden in het document kunnen bekijken en invullen, maar hij zal het document niet kunnen voltooien totdat hij een correct wachtwoord heeft ingevoerd.
Zodra het juiste wachtwoord is ingevoerd, kan het document voltooid worden.
Verificatie via tekst (SMS)
Wanneer een ontvanger het document opent en de verificatietijd is "Voor het openen van een document", verschijnt een popup en moet de ontvanger Verifieer nu selecteren voor het ontvangen en verzenden van een sms-code om het document te bekijken.
Als de verificatietijd "Voor het ondertekenen van een document" is, zal de ontvanger de velden in het document kunnen bekijken en invullen, maar hij zal het document niet kunnen voltooien totdat hij een correcte sms-code heeft ingevoerd.
Bericht over het verlopen van wachtwoord/SMS-code
Als de ontvanger drie keer een onjuist wachtwoord invoert, moet deze contact opnemen met de verzender van het document voor een nieuw wachtwoord.
Als de ontvanger drie keer een verkeerde sms-code invoert, moet hij contact opnemen met de verzender van het document om zijn telefoonnummer te wijzigen of 10 minuten wachten om een code opnieuw te verzenden.
