Ahorra tiempo con las plantillas
Disponibilidad: planes Essentials, Business y Enterprise
Nota:
Algunas de las imágenes y enlaces de este artículo solo están disponibles en inglés (EE. UU.).Una plantilla es una copia maestra de tu documento. Supongamos que tienes una propuesta genérica que envías a la mayoría de tus clientes y solo necesitas cambiar un par de cosas concretas del documento, pero el resto de la información seguirá siendo la misma. En este caso, puedes crear una plantilla y utilizarla varias veces.
Ir a
Accede a tus plantillas al seleccionar "Plantillas" en la aplicación "Documentos".
Creación de plantillas editables
Ve a la pestaña "Plantillas" de la aplicación "Documentos" y selecciona la opción "+Plantilla" ubicada en la parte superior izquierda para crear una nueva plantilla. Verás unas cuantas opciones:
- "+En blanco" te permite crear una plantilla desde cero utilizando el editor de PandaDoc.
- Elige una plantilla de nuestra galería de plantillas. Échales un vistazo, ¡son impresionantes!
- Puedes mezclar y combinar las dos primeras opciones dentro del documento más adelante.
También puedes convertir un archivo .docx en un PandaDoc editable.
Creación de plantillas cargadas
Haz clic en "Seleccionar archivos" o arrastra y suelta tu archivo en el área de carga.
Formatos de archivo admitidos para la carga: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .jpeg, .jpg y .png.
Es posible que se produzca un error al cargar el documento si cumple alguno de los siguientes criterios:
- La protección por contraseña está activada
- Contiene campos de formulario, fuentes incrustadas o comentarios
- Supera los 50 MB o contiene más de 500 páginas
- Es un archivo .doc, .xls o .ppt de Microsoft Office 95 o versiones anteriores
- Es un PDF formado por varias capas (para saber cómo aplanar tu PDF, lee este artículo)
Más información sobre los problemas habituales de carga aquí.
Consejo:
Si tienes que cambiar el contenido de un archivo PDF cargado, puedes añadir un bloque de texto sobre el texto que necesita modificaciones, ocultar el contenido original con un color de fondo y escribir el texto nuevo sobre él.Si quieres reemplazar el contenido cargado manteniendo los bloques y campos en su sitio, existe la opción de utilizar la función "Reemplazar un archivo fuente".
Agrupación de plantillas
Hay varias formas de agrupar tus documentos a nivel de plantilla.
- Empieza por crear una plantilla única, y luego añádele documentos. Utiliza varias plantillas que ya tengas, añade plantillas de nuestra galería de plantillas o carga tus archivos.
- Carga varios documentos para crear un lote que puedes secuenciar tú mismo. Para ello, selecciona "Crear" en tu lista de plantillas y luego selecciona "Cargar archivo" para elegir archivos de tu ordenador o simplemente arrastra y suelta varios archivos en el área de carga.
- Selecciona varias plantillas para crear un lote. Para ello, primero selecciona "Crear" en tu lista de plantillas o documentos. Luego, selecciona las plantillas que quieras incluir y, después, selecciona "Añadir elementos". Alternativamente, selecciona las plantillas o documentos que quieras agrupar en la lista de plantillas o documentos y haz clic en la opción "Agrupar" ubicada en la parte superior de la página.
Más información aquí.
Perfiles de plantilla y variables de perfil
Muy bien, ya has iniciado tu plantilla. Lo primero que hay que hacer es añadir los perfiles. Los perfiles son marcadores de posición para futuros destinatarios, como "Cliente", "Contabilidad", "Firmante", etc.
Cada perfil genera variables de perfil. Las variables se utilizan como marcadores de posición para información dinámica sobre tus destinatarios que cambiará de documento a documento: nombre, dirección, nombre de la empresa, etc.
Añade contenido mediante bloques de contenido y campos para que los destinatarios envíen información. Asigna los campos a los perfiles de la plantilla.
Cómo crear documentos
Ahora que has configurado tu plantilla, puedes generar un documento. Puedes iniciar un documento desde:
- Dentro de la plantilla; para ello, haz clic en "Utilizar esta plantilla" en la parte superior derecha
- Desde la lista documento; para ello, selecciona "+Documento" y elige tu plantilla de la lista
- Desde la lista plantillas; para ello, pasa el ratón por encima de la plantilla y selecciona "Crear documento"
Posteriormente, asigna los destinatarios reales a los perfiles de la plantilla y haz clic en "Continuar". ¡Y ya está!
Las variables se han rellenado con la información del destinatario y los campos se han asignado automáticamente a los destinatarios. ¡Así de fácil! Configura una plantilla una sola vez y ahorra tiempo creando documentos de aspecto profesional en un par de clics.