Disponibilité : forfaits Professionnel et Entreprise

Le référentiel de contrats de PandaDoc rationalise la gestion des contrats, en vous permettant de capturer facilement des points de données contractuels cruciaux, tels que les termes, les dates et les obligations du contrat. Vous pouvez rechercher et filtrer des documents à l'aide de ces données contractuelles.

Voici comment cela fonctionne :

Voyons cela plus en détail...

seuls les utilisateurs ayant un rôle d'administrateur ou de gestionnaire peuvent accéder à l'onglet Configuration des données dans les paramètres.

Sélectionnez l'icône d'engrenage/votre image de profil en bas à gauche pour accéder aux Paramètres, puis sélectionnez Données. À partir de là, vous pouvez définir les types de documents et les champs de données que vous utiliserez dans vos modèles et vos documents. Ils peuvent être complétés manuellement ultérieurement et utilisés pour filtrer les recherches et générer des rapports afin d'analyser les contrats dans l'ensemble de votre organisation.

Avant de commencer :

- Si vous envisagez de suivre différents points de données pour différents types de documents, commencez par dresser une liste des types de documents. Ignorez cette étape si l'ensemble de points de données sera le même pour tous vos documents.

- Réfléchissez ensuite à la liste des données que vous suivrez dans vos documents. Une fois que vous disposez de ces informations, vous êtes prêt à créer vos champs de données et vos types de documents.

Tout d’abord, créez la liste des champs de données. Ensuite, vous pouvez créer des types de documents et y associer vos champs de données.

Cliquez sur le bouton +Champ de données pour créer un nouveau champ. Saisissez le nom du champ et indiquez le type de données et le formatage.

Le type de données vous permet de valider la saisie des utilisateurs dans des champs de données. Par exemple, lors de la création d'un champ de données pour suivre les dates, sélectionnez le type de données Date pour vous assurer que toutes les dates suivent le même format.

Une fois qu'un champ a été créé, vous ne pouvez pas modifier son type de données dès lors qu'il contient des données saisies dans les modèles/documents.

Vous pouvez sélectionner les types de données suivants :

Après avoir configuré les paramètres du champ de données, sélectionnez Enregistrer en haut à droite ou sélectionnez la petite flèche à côté du bouton Enregistrer pour sélectionner Enregistrer et créer un autre champ.

Ensuite, allez dans l'onglet Types de documents et cliquez sur +Type. Saisissez le nom du type de document et choisissez +Champs de données pour lier les champs de données pertinents qui apparaîtront lorsque ce type de document sera sélectionné dans un modèle ou un document. Sélectionnez Enregistrer en haut à droite ou sélectionnez la petite flèche à côté du bouton Enregistrer pour sélectionner Enregistrer et créer un autre type.

Si vous souhaitez arrêter de collecter des informations pour certains champs ou types de documents, vous pouvez facilement les supprimer.

Survolez un champ/type de document sur la droite et sélectionnez Archiver.

Vous pouvez également cliquer sur le champ/type que vous souhaitez désactiver et sélectionner Archiver en haut à droite.

Pour archiver plusieurs champs/types de documents à la fois, sélectionnez-les en cochant la case à gauche de leur nom et sélectionnez Archiver en haut à droite.

Pour restaurer les champs/types de documents archivés, ouvrez l'onglet Archivé dans Champs de données ou Types de documents, sélectionnez les champs/types que vous souhaitez restaurer, puis cliquez sur Restaurer en haut à droite. Vous pouvez également sélectionner les ellipses verticales à droite d'un champ et sélectionner Restaurer.

Ouvrez un modèle/document et sélectionnez Données dans le panneau de droite. Ensuite, si vous avez configuré des types de documents, sélectionnez-en un et remplissez les valeurs des champs de données. Sinon, vous verrez la liste complète des champs de données configurés dans les paramètres de l'espace de travail. Vous pouvez commencer à la remplir avec des valeurs.

Les utilisateurs dotés d'un rôle de gestionnaire ou d'administrateur peuvent uniquement sélectionner des types de documents et ajouter des valeurs aux champs de données dans un modèle/document. Les utilisateurs dotés d'un rôle de membre peuvent uniquement sélectionner les types de documents et les champs de données dans les documents créés. Les utilisateurs dotés d'un rôle de gestionnaire ou d'administrateur peuvent définir des champs de données pour un type de document dans Paramètres des données.

Si vous ne voyez pas le champ requis, sélectionnez Paramètres des champs de données. Dans cette fenêtre, associez un champ existant à un type de document correspondant, ou créez un nouveau champ de données s’il n’existe pas encore.

Pour filtrer les documents, vous pouvez utiliser le type de document ou tout champ de données comportant une valeur de saisie. Sélectionnez les trois points, choisissez le type de document/le champ de données qui doit servir de filtre et sélectionnez Appliquer.

Une fois que le champ sélectionné est affiché dans la liste de vos filtres, cliquez sur le menu déroulant de filtrage et saisissez ou sélectionnez la valeur à utiliser comme critère de filtrage. Sélectionner Appliquer.

Vous pouvez uniquement utiliser les rapports de données sur les documents avec la nouvelle expérience PandaDoc.

Oui, vous pouvez également ajouter des champs de données et des types de documents configurés dans les paramètres de données dans vos documents importés.

Vous pouvez créer des ensembles de champs personnalisés et les appliquer aux documents à l'aide des types de documents. Pour cela, configurez l'ensemble des champs par type de document et appliquez-le à un document ou à un modèle.

Archivez les champs de données inutiles pour les supprimer des documents, des filtres et des rapports.