Disponibilidad: Planes Business y Enterprise
Nota:
Algunas de las imágenes y enlaces de este artículo solo están disponibles en inglés (EE. UU.).
Integra Pipedrive con PandaDoc para una gestión integral del ciclo de ventas,esta integración funciona en la organización, personas y acuerdo en Pipedrive.
Ve un vídeo general:
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Características
Variables: Puedes pasar información de Pipedrive a los documentos de PandaDoc de forma automática con la ayuda de variables.
Productos: Transfiere la información de los productos de las ofertas de Pipedrive a las tablas de precios de PandaDoc.
Crea documentos: Puedes crear documentos PandaDoc a partir de registros de operaciones, organizaciones y personas de Pipedrive.
Seguimiento del estado: Puedes realizar un seguimiento del estado del documento en Pipedrive.
2-way-sync Una vez firmado el documento, se adjuntará un PDF firmado a los archivos de Pipedrive del acuerdo.
Instalar la integración
Advertencia:
Cada usuario en PandaDoc debe instalar la integración con Pipedrive de forma individual. Si no tienes acceso a integraciones dentro de PandaDoc, utiliza esteenlace para instalar la integración con Pipedrive << PandaDoc.
Inicia sesión en tus cuentas de PandaDoc y Pipedrive
En PandaDoc, ve a Configuración > integraciones > haz clic en Pipedrive > Conectar. O ve a la Tienda virtual Pipedrive, busca PandaDoc, e instala la aplicación desde allí
Abre cualquier registro de Contacto/Persona, Organización o Acuerdo y haz clic en el icono de Extensiones de la App en la esquina superior derecha; deberías ver dos opciones de PandaDoc: «Crear nuevo documento» y «Ver tokens».
Esta integración puede utilizarse en más de un espacio de trabajo. Si utilizas varios espacios de trabajo, instala la integración en cada uno de ellos. Debes haber iniciado sesión en el espacio de trabajo conectado con un CRM de Pipedrive activo para utilizar la integración.
Configura plantillas para extraer información de Pipedrive
Advertencia:
Esta funcionalidad no está disponible para los usuarios del plan de firma electrónica.
Configura previamente una plantilla de PandaDoc con variables que extraerán información de Pipedrive cuando crees un nuevo documento desde Pipedrive utilizando esta plantilla.
Nota:
El formato de las variables de fecha depende del formato de fecha por defecto establecido en la configuración de tu espacio de trabajo.
El formato de las variables monetarias se basa en la configuración regional de la vista del destinatario. Las variables monetarias personalizadas pasarán al documento sin símbolo de moneda ni formato.
Abre tu plantilla (haz clic aquí para saber cómo crear una nueva) en PandaDoc;
Abre Pipedrive en otra pestaña. En el registro de Organización, Contacto/Persona o Acuerdo, haz clic en el icono de Extensiones de aplicación en la esquina superior derecha > Ver tokens. Verás una lista de las variables disponibles que muestra los campos del acuerdo y sus valores asociados en Pipedrive. Cambia de pestaña para ver más variables disponibles;
Copia y pega estas variables con los corchetes en tu plantilla;
Crea un nuevo documento desde Pipedrive utilizando esta plantilla y las variables se rellenarán con la información de Pipedrive.
Nota:
Los campos personalizados de Pipedrive creados para las ofertas aparecerán en la lista de variables junto con los campos estándar.
Pasar información de Pipedrive a PandaDoc (a través de campos)
Puedes pasar datos a los campos de PandaDoc de forma similar a como operan las variables. Sin embargo, a diferencia de las variables, no tienes que incluir corchetes.
En la lista de tokens, copia el token sin corchetes en el campo Fusionar.
Una vez enviado el documento, el destinatario verá los datos precumplimentados y podrá actualizar este campo, siempre que se le haya asignado el campo.
Utilizar plantillas de roles y variables de rol
Los roles te ayudan a predefinir los campos que deben firmar tus destinatarios. También puedes utilizar variables de función para rellenar de forma automática la información de contacto (nombre, apellidos, dirección de correo electrónico) dentro del documento. Ten en cuenta que las variables no están disponibles para los usuarios del plan de firma electrónica.
En tu plantilla, haz clic en Añadir rol/ Gestionar roles en la parte superior y añade uno. Asigna campos al rol
Haz clic en la pestaña Variables y busca el nombre de tu función específica
Haz clic en el icono de duplicado para copiar una variable y añadirla a la plantilla. Ejemplo: [Client.Name]
Cuando crees un documento desde Pipedrive, se te pedirá que asignes participantes en el acuerdo a los roles de la plantilla. Todos los campos se asignarán de forma automática a los destinatarios del documento y las variables de función se rellenarán con la información de contacto.
En caso de que preasigne un destinatario en el nivel de plantilla, se le asignará automáticamente el rol cuando se cree el documento.
Enviar información de producto desde Pipedrive a PandaDoc
Importar información de productos a la lista de precios de PandaDoc
Nota:
Los productos Pipedrive están disponibles en el Plan Oro de Pipedrive.
Qué información del producto puedes obtener:
Nombre del producto
SKU
Comentarios sobre el producto (haz clic aquí para saber cómo pasar la descripción del producto)
Precio
Cantidad
Descuento
Impuestos (PandaDoc solo admite el tipo impositivo cuando se pasan productos de Pipedrive al documento)
Campos de producto personalizados
Nota:
Si eliges Precio o Descuento como nombre de campo en la sección «si» de la combinación de datos de la lista de precios, solo se puede seleccionar como valor «Contiene» o «No contiene». Si utilizas «Igual» o «No es igual», los productos no se transferirán a la lista de precios.
Al igual que con las variables/tokens, necesitas preconfigurar una plantilla para que acepte información de productos de Pipedrive.
En tu plantilla, selecciona la lista de precios que deseas rellenar. A continuación, ve a Propiedades de la tabla, en la parte derecha y activa la opción Combinación de datos.
Asegúrate de que tus productos están unidos a tu registro de negocios en Pipedrive;
Crea tu documento a partir de tu registro de negocios en Pipedrive (¡no olvides seleccionar tu plantilla!)
Comprueba tu lista de precios para asegurarte de que tus productos cumplen los requisitos
Para mostrar tus campos de descuento, impuestos o productos personalizados, haz clic en el signo más situado a la derecha de lista de precios y selecciona Campos de descuento/impuestos/productos personalizados en Añadir ocultos.
Nota:
La partida no se pasará si el nombre, el precio o la cantidad son nulos o ninguno.
Notas sobre descuentos e impuestos
Con la integración, puedes pasar impuestos y descuentos por partidas. Ten en cuenta que el impuesto especificado en el registro del producto prevalecerá sobre el impuesto especificado en el acuerdo y se pasará a PandaDoc.
En PandaDoc, los descuentos e impuestos se muestran como porcentaje en el modo de edición de la lista de precios, mientras que en el modo de visualización se mostrarán los descuentos e impuestos en valor monetario.
Pasar la descripción del producto a la lista de precios
Puedes pasar los comentarios del producto a la descripción del producto en la lista de precios:
Coloca la descripción del producto en los comentarios
Crear un documento: los comentarios del producto se pasan a la sección de descripción del producto en la lista de precios
Importar información de productos en el generador de presupuestos de PandaDoc
Puedes enviar información sobre un producto a un bloque constructor de presupuesto desde ofertas en Pipedrive. Empieza por añadir un bloque de creación de presupuestos a tu plantilla, luego crea un documento a partir de una operación en Pipedrive.
Una vez que hayas creado un documento utilizando esta plantilla, la siguiente información del producto se enviará al bloque de presupuesto:
Nombre del producto
Descripción (añadida en los comentarios)
Precio
Cantidad
Descuento
Duración (solo semanal, mensual y anual)
Impuestos (PandaDoc solo admite el tipo impositivo cuando se pasan productos PipeDrive al documento)
Para desocultar los campos personalizados en tu documento recién creado, haz clic en el bloque de creación de presupuesto, selecciona Editar presupuesto en el panel flotante, selecciona Añadir columna en la parte superior derecha de la sección y, a continuación, selecciona tu columna personalizada en el desplegable bajo Mostrar ocultos.
Nota:
Si tu bloque constructor de presupuesto contiene varias secciones, los productos se arrastrarán a la última sección. Si tu plantilla contiene varios bloques de creación de presupuestos, los productos de tu oferta se arrastrarán a cada bloque.
Creación y seguimiento de documentos desde Pipedrive
Una vez que hayas configurado tu plantilla, sigue adelante y crea documentos desde Pipedrive:
Abre un registro de Organización, Contacto/Persona o Acuerdo, haz clic en el icono Extensiones de aplicación, haz clic en Crear documento;
Elige tu plantilla en la lista de plantillas;
Asigna destinatarios a Roles y haz clic en Iniciar edición;
Revisa tu documento y envíalo;
Haz un seguimiento del estado del documento en el registro de Pipedrive en Notas;
Cuando todos los destinatarios firman y cumplimentan un documento, se adjunta un PDF en Archivos al registro de negocios en Pipedrive.
Vincular un documento a un acuerdo en Pipedrive
Si has creado un documento en PandaDoc que te gustaría vincular a un acuerdo en Pipedrive, ¡te tenemos cubierto!
Asegúrate de que has iniciado sesión tanto en Pipedrive como en PandaDoc.
En tu pestaña de PandaDoc, abre el documento y haz clic en el icono de Pipedrive de la derecha.
Haz clic en Vincular documento y se te pedirá que selecciones un acuerdo de tu cuenta de Pipedrive. Elige una oferta y haz clic en Enlazar. La lista mostrará todas las ofertas a las que tienes acceso, y las diez ofertas que hayas actualizado más recientemente aparecerán en la parte superior.
A la derecha, en «Información sobre el acuerdo», puedes ver la fecha de creación, el estado y el importe total del mismo. Ten en cuenta que es posible que tengas que actualizar la información del acuerdo que aparece en PandaDoc para asegurarte de que estás viendo la última actualización. Si el importe del acuerdo o la fecha de creación muestran «Desconocido», significa que este campo está vacío en Pipedrive.
Ahora ve al registro de negocios de Pipedrive. ¡El documento se mostrará en el módulo PandaDoc como si hubiera sido creado a través de Pipedrive!
Para desvincular un documento de un acuerdo o vincularlo a otro, selecciona las tres elipses verticales situadas junto al nombre del acuerdo y selecciona Desvincular operación en el menú desplegable. Si has creado el documento a partir de otro objeto (Organización, Contacto/Registro de personas), no podrás desvincularlo de ese objeto, ni tampoco vincularlo a un acuerdo o ver la información relacionada.
Si la integración con Pipedrive no está conectada a tu cuenta, verás un error que se muestra en la siguiente captura de pantalla. Ponte en contacto con tu administrador del espacio de trabajo de PandaDoc para que conecte la integración o, si eres el administrador, conéctala tú mismo en Configuración > Integraciones.
Actualizar un documento con valores de Pipedrive
Nota:
Para utilizar esta función, el estado del documento debe ser «Borrador».
Si actualizas información en tu acuerdo después de que el documento ya haya sido creado o vinculado al acuerdo, puedes actualizar tu documento con los nuevos valores de la operación vinculada. He aquí cómo:
Dentro del documento PandaDoc, ve al panel de integraciones haciendo clic en el icono de Pipedrive de la derecha.
En Datos de documento, haz clic en «Importar desde CRM».
Las variables se actualizarán con la información correcta de Pipedrive. No podrás actualizar los campos de PandaDoc ni las variables de rol.
La información del producto en su lista de precios o generador de presupuestos (cualquier campo predeterminado o personalizado asignado) se actualizará con la información correcta de Pipedrive. Si se ha eliminado o añadido un artículo del/al acuerdo, el cambio se eliminará de la tabla de precios o del generador de presupuestos.
Para actualizar la moneda de un documento de PandaDoc cuando no coincide con la moneda de Pipedrive, sigue estos pasos:
Dentro del documento PandaDoc, ve al panel de integraciones haciendo clic en el icono de Pipedrive de la derecha.
En Datos del documento, haz clic en Importar desde CRM.
La divisa se modificará en la tabla de precios o en el generador de presupuestos y se reflejará en el valor del documento.
Nota:
La función servirá para los documentos creados a partir de un acuerdo de Pipedrive y los vinculados a un acuerdo de PandaDoc.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar el estado del acuerdo después de que el documento se firme de forma automática?
Puedes utilizar la función Automatizaciones Externas para cambiar el estado del acuerdo en Pipedrive cuando cambie el estado del documento de PandaDoc.
Como alternativa, puedes utilizar Zapier para actualizar el estado del acuerdo una vez que se haya firmado un documento.
Resolución de problemas
Recibo el error de integración
Si ves el error de la captura de pantalla siguiente al crear un documento desde Pipedrive, es probable que necesites volver a conectar nuestra integración. No te preocupes, no perderás ninguno de los documentos que hayas creado.
Abre tu cuenta de PandaDoc, ve a Configuración > integraciones, busca Pipedrive, haz clic en él para desconectarlo y luego haz clic en Conectar. Ahora intenta crear un documento de nuevo.
Veo un error en la aplicación Pipedrive en mi documento PandaDoc «PandaDoc no está conectado a Pipedrive. Ponte en contacto con tu administrador de PandaDoc para configurar la integración».
Para utilizar la integración, debes haber iniciado sesión en el espacio de trabajo conectado con un CRM de Pipedrive activo. Ve a Configuración > integraciones, haz clic en Pipedrive y comprueba si la integración está conectada al espacio de trabajo en el que has iniciado sesión.