Disponibilidad: planes Business y Enterprise
El Repositorio de contratos de PandaDoc agiliza la gestión de contratos, permitiéndote capturar fácilmente datos cruciales de los contratos, tales como condiciones, fechas y obligaciones. Puedes buscar y filtrar documentos utilizando esos datos contractuales.
Así es como funciona:
Crea campos de datos que utilizarás para capturar información en tus acuerdos y otros documentos.
Define los tipos de documentos y vincula tus campos de datos a fin de crear conjuntos de campos para el seguimiento de datos en un tipo de documento específico.
Introduce valores de campo en un documento concreto o en una plantilla.
Busca documentos en función de los valores que hayas introducido.
Crea informes personalizados basados en los datos introducidos.
Ahora, vamos a profundizar…
Acceder a:
Configuración de datos para el espacio de trabajo
Nota:
Solo los usuarios con un perfil de cuenta de administrador o gestor pueden acceder a la pestaña de configuración de datos en los ajustes.
Selecciona el icono del engranaje/tu imagen de perfil en la parte inferior izquierda para acceder a Ajustes y, después, selecciona Datos. Desde ahí, puedes configurar los “Tipos de documentos” y los “Campos de datos” que utilizarás en tus plantillas y documentos. Estos datos se pueden rellenar manualmente más tarde, y se pueden utilizar para filtrar las búsquedas y generar informes a fin de analizar los contratos en toda la organización.
Antes de empezar:
- Si tienes previsto realizar un seguimiento de diferentes puntos de datos para diferentes tipos de documentos, primero elabora una lista de tipos de documentos. Omite este paso si el conjunto de puntos de datos será el mismo para todos los documentos.
- Luego piensa en la lista de datos de los que realizarás un seguimiento en los documentos. Una vez que tengas esta información, podrás crear tus campos de datos y tipos de documentos.
En primer lugar, crea la lista de campos de datos. Una vez establecidos, puedes crear tipos de documentos y vincular los campos de datos a los distintos tipos de documentos.
Haz clic en el botón +Campo de datos para crear un nuevo campo. Introduce el nombre del campo e indica el tipo de datos y el formato.
El tipo de datos permite validar las entradas del usuario cuando se introducen valores en los campos de datos. Por ejemplo, al crear un campo de datos para realizar un seguimiento de las fechas, selecciona el tipo de datos Fecha para asegurarte de que todas las fechas tengan el mismo formato.
Advertencia:
Una vez creado un campo, solo puedes cambiar el tipo de datos si no contiene ninguna entrada de datos en plantillas/documentos.
Puedes elegir entre los siguientes tipos de datos:
Tipo de datos | Descripción | Ejemplos |
Texto de una sola línea | Muestra un campo de entrada de texto de una sola línea. Está diseñado para dar cabida a entradas textuales breves. |
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Texto multilínea | Muestra un cuadro de texto más amplio para dar cabida a textos más largos con párrafos. |
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Fecha | Muestra un selector de calendario para validar la entrada del usuario y mostrar los datos según el formato de fecha especificado en los ajustes del espacio de trabajo. |
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Número | Captura valores numéricos y los muestra según el formato numérico especificado. |
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Porcentaje | Captura valores numéricos y les aplica formato de porcentaje. |
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Divisa | Captura valores numéricos y les aplica formato de moneda según los ajustes de divisa del documento. |
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Duración | Este campo solo acepta números enteros y aplica a la entrada formato de duración según la configuración del campo, por ejemplo, días, semanas, meses, etc. |
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Desplegable | Muestra un menú desplegable con una lista de opciones predefinidas. Los usuarios pueden seleccionar una o varias opciones de un menú desplegable. |
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Casilla | Muestra una casilla de verificación. Es el más adecuado para respuestas de tipo verdadero/falso o sí/no con respecto a condiciones o plazos específicos. |
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Una vez configurados los ajustes del campo Datos, selecciona Guardar en la parte superior derecha o la flecha pequeña situada junto al botón Guardar para seleccionar Guardar y crear otro campo.
A continuación, ve a la pestaña “Tipos de documentos” y haz clic en +Tipo. Introduce el nombre del tipo de documento y selecciona +Campos de datos para vincular los campos de datos relevantes que aparecerán cuando se seleccione este tipo de documento en una plantilla o documento. Selecciona Guardar en la parte superior derecha o la flecha pequeña situada junto al botón Guardar para seleccionar Guardar y crear otro tipo.
Cómo eliminar o restaurar campos de datos/tipos de documentos
Si quieres dejar de recopilar información para ciertos campos o tipos de documentos, puedes eliminarlos fácilmente.
Coloca el cursor sobre un tipo de campo/documento a la derecha y selecciona Archivar.
Si lo prefieres, haz clic en el campo/tipo que quieras desactivar y selecciona Archivar en la parte superior derecha.
Para archivar varios campos/tipos de documentos a la vez, selecciónalos marcándolos a la izquierda de sus nombres y selecciona Archivar en la parte superior derecha.
Para restaurar campos/tipos de documentos archivados, abre la pestaña “Archivado” en “Campos de datos”/“Tipos de documentos”, selecciona los campos/tipos que quieras restaurar y selecciona Restaurar en la parte superior derecha. Como alternativa, selecciona los tres puntos verticales a la derecha de un campo y selecciona Restaurar.
Utilización de campos de datos y tipos de documentos para el seguimiento de datos en plantillas y documentos
Abre una plantilla/documento y selecciona Datos en el panel derecho. A partir de aquí, si has configurado tipos de documentos, selecciona uno y rellena los valores de los campos de datos. De lo contrario, verás la lista completa de campos de datos configurados en los ajustes del espacio de trabajo. A continuación, puedes empezar a rellenarlo con valores.
Nota:
Los usuarios con un perfil de gestor o administrador solo pueden seleccionar tipos de documentos y añadir valores a los campos de datos en una plantilla/un documento. Los usuarios con un perfil de miembro solo pueden seleccionar tipos de documentos y campos de datos en los documentos creados. Los usuarios con un perfil de gestor o administrador pueden definir campos de datos para un tipo de documento en los ajustes de datos.
Si no ves el campo que necesitas, selecciona Ajustes de campos de datos. Desde ahí, puedes vincular uno existente a un tipo de documento correspondiente o crear un nuevo campo de datos si aún no existe.
Utilización de campos de datos para filtrar documentos
Para filtrar documentos, puedes utilizar el tipo de documento o cualquier campo de datos que tenga un valor de entrada. Solo tienes que seleccionar el menú de los tres puntos, elegir el tipo de documento/campo por el que quieras filtrar y seleccionar Aplicar.
Una vez que el campo seleccionado aparezca en la lista de tus filtros, haz clic en el menú desplegable del filtro y escribe o selecciona el valor por el que deseas filtrar. Selecciona Aplicar.
Creación de informes
Nota:
Solo se pueden utilizar los informes de datos de documentos con el nuevo aspecto de PandaDoc.
Accede a Informes.
Selecciona el informe Datos de documentos o Crear nuevo informe en la sección “Datos de documentos”.
Selecciona Personalizar en la parte superior derecha para configurar las columnas del informe. Puedes seleccionar cualquier número de campos de datos y tipos de documentos.
Selecciona Más para elegir por qué campos de datos deseas filtrar los registros de tu informe.
Para guardar el informe, selecciona los tres puntos verticales en la parte superior derecha > Guardar como nuevo.
Selecciona Exportar CSV en el menú desplegable para descargarlo como archivo CSV.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar campos de datos y tipos de documentos en los documentos subidos?
Sí, también puedes añadir los campos de datos y los tipos de documentos configurados en los ajustes de Datos en los documentos subidos.
¿Cómo puedo eliminar un campo de un documento?
Puedes crear conjuntos de campos personalizados y aplicarlos a documentos con la ayuda de los tipos de documentos; para ello, configura el conjunto de campos por tipo de documento y aplícalo a un documento o una plantilla.
Archiva los campos de datos innecesarios para eliminarlos de Documentos, Filtros e Informes.