Disponibilidad: planes Free eSign*, Starter*, Business y Enterprise
* Solo los clientes de los planes Business y Enterprise pueden cambiar el período de vencimiento. En los planes Starter y Free eSign de PandaDoc, la fecha de vencimiento es de 60 días y no se puede cambiar.
Nota: La fecha de vencimiento máxima es de 3650 días.
Vencimientos automáticos es una opción que hará que tus documentos venzan automáticamente si el documento no se ha completado después de un período de tiempo determinado. El estado de estos documentos pasará a ser "Vencido".
Puedes habilitar la opción de cambiar el periodo de Vencimientos automáticos del documento en la Tienda virtual.
Advertencia: El periodo de vencimiento del documento es de 60 días de forma predeterminada para todos los documentos.
Nota: No puedes configurar Vencimientos automáticos mediante la API. Si necesitas esta función, vota por esta idea aquí.
Lo que necesitas saber sobre los Vencimientos automáticos:
Configura y cambia los vencimientos automáticos por X días antes y después de que se envíe el documento
Activar/desactivar la notificación de aviso 1 día antes de la fecha de vencimiento del documento, tanto antes como después de que se envíe el documento
La notificación de advertencia solo está disponible para los firmantes y se registra en Información del documento> Última actividad
La cuenta atrás de vencimiento aparece en "Documentos" si faltan menos de 5 días
Una vez que el documento pasa a estar "Vencido", ya no está disponible para los destinatarios
Los cambios en los ajustes de vencimiento se registran en Información del documento > Actividad más reciente
La cuenta atrás de vencimiento se reinicia cuando se edita un documento y se vuelve a enviar
El documento vencerá X días después de haber sido enviado; es decir, si lo envías a las 14:30, vencerá X días después a las 14:30
Ir a:
Configuración de vencimientos automáticos para todas las nuevas plantillas y documentos
Selecciona tu nombre en la esquina inferior izquierda y ve a Valores predeterminados del Espacio de trabajo > Ajustes de vencimiento. Tus opciones son:
Establece "n.º de días" y
"Advertir a los firmantes 1 día antes del vencimiento"
Haz clic en Guardar cambios cuando hayas terminado.
Configurar el vencimiento en una plantilla/documento específico
Puedes configurar vencimientos automáticos en una plantilla específica para que todos los nuevos documentos creados a partir de esa plantilla hereden los ajustes de vencimiento.
Abre cualquier plantilla, haz clic en el menú contextual en la parte superior derecha > Ajustes > Vencimientos automáticos (o Detalles del documento/plantilla > Vencimientos automáticos). Tus opciones son:
"N.º de días" y
"Notificación de advertencia" para un firmante 1 día antes de que el documento venza.
Nota: Puedes configurar un periodo de Vencimientos automáticos del mismo modo en un documento.
variable de vencimiento automático
Puedes rellenar automáticamente la fecha de vencimiento en el documento con la variable de fecha de vencimiento.
Abre la sección de variables en el panel derecho y desplázate hacia abajo para encontrar Document.ExpirationDate. En un documento, aparecerá en No utilizadas. En una plantilla, aparecerá en Sistema.
Haz clic en la variable para copiarla y añadirla al documento.
La variable se rellenará automáticamente con la fecha de vencimiento después de enviar el documento.
Comprobar los ajustes de vencimiento antes de enviar un documento
Después de hacer clic en Enviar y modificar el nombre del documento, verás la ventana emergente "Enviar documento". Verás los ajustes de vencimiento en la parte inferior izquierda; haz clic en ellos para comprobar o modificar el ajuste.
Modificar el período de vencimiento de un documento enviado
Para ampliar la caducidad de tus documentos, primero ve a la lista de documentos. Pasa el cursor sobre un documento en el extremo derecho, haz clic en los tres puntos verticales y selecciona Extender vencimiento en el menú desplegable.
También puedes ampliar el periodo de vencimiento dentro de un documento. Haz clic en el icono Información del documento en la parte superior derecha > Ajustes > Vencimientos automáticos. Edita la fecha de vencimiento y selecciona Aplicar.
Notificación de vencimiento automático
A continuación se muestra un ejemplo del correo electrónico de notificación que tus destinatarios recibirán cuando el documento esté a punto de vencer.
Si te interesa recibir notificaciones por correo electrónico cuando se envíen correos de advertencia de vencimiento a los firmantes, muestra tu apoyo votando a favor de esta idea aquí.
Revisar documentos vencidos
4 días antes del vencimiento del documento, el estado del documento tendrá un círculo rojo alrededor. Cuando el documento esté vencido, aparecerá en tu lista de documentos con el estado "Vencido".
Tu destinatario no podrá acceder al documento; en su lugar verá este mensaje:
En Vence pronto encontrarás los documentos que vencerán en el plazo de una semana.
Para eliminar el estado «Vencido», tienes dos opciones:
Cambia el estado del documento a completado utilizando la función de cambio manual de estado.