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Disponibilidade: planos Essencial, Negócios e Empresa

Partilhar um documento é a forma ideal de colaborar facilmente com colegas noutros espaços de trabalho ou que tenham permissões mais limitadas – ou mesmo com colegas que não tenham uma licença PandaDoc.

Pode convidar os utilizadores para colaborar em documentos em qualquer estado. Pode adicionar até 20 colaboradores à sua conta.

Este recurso é especialmente útil quando quiser convidar alguém fora da sua conta PandaDoc para aceder ao seu documento e sugerir melhorias – tudo sem comprar uma licença ou conceder acesso a outros documentos no mesmo espaço de trabalho.

Qualquer utilizador comfunção de Membro, Gestor ou Administrador com permissão para visualizar documentos criados por outros utilizadores, pode convidar colaboradores.

Os utilizadores convidados na função de Colaborador podem:

Para convidar alguém que não faz parte da sua equipa, siga estes passos:

Os utilizadores externos também podem solicitar o acesso a um documento, caso recebam uma hiperligação. Um Administrador receberá uma notificação por e-mail e poderá autorizar o acesso.

Assim que selecionar Enviar convite, o utilizador será adicionado à lista de colaboradores, aí poderá modificar a respetiva permissão.

Por defeito, o seu colaborador externo será convidado para o documento com o nível de permissão de "Visualizar e comentar". Assumirão o papel de Colaborador no espaço de trabalho, e terão uma licença de Convidado.

Visualização do colaborador:

Será necessária uma licença Standard, para que o seu colaborador externo tenha permissão de editar. Se alterar a permissão para "Pode editar" num documento, continuarão a ter a função de Colaborador sem acesso a modelos e documentos criados por outros utilizadores. Pode alterar facilmente a suafunção elicença em Configurações de Equipa.

Se a sua conta não tiver uma licença não utilizada, será aplicada uma taxa adicional.

Após selecionar Enviar convite, o seu colaborador externo receberá uma notificação por e-mail com uma hiperligação para o documento. Esta hiperligação permite que se integrem no seu espaço de trabalho facilmente com uma licença de Convidado e poderão visualizar o documento após criarem o respetivo perfil de convidado.

Para fazer o downgrade de um utilizador para a licença de Convidado, em primeiro lugar, remova o utilizador emEquipa e licençase volte a convidá-lo ao nível do documento, ao clicar emConvite.

Pode conceder a qualquer utilizador da sua conta acesso a um documento específico – independentemente dos respetivos espaço de trabalho ou função.

Há dois tipos de permissões para colaboradores num documento:

Para partilhar um documento com os seus colegas, siga estes passos:

Após selecionar Enviar convite, pode alterar as respetivas permissões para "Pode visualizar e comentar" ou "Podeeditar", e cada um dos seus colaboradores receberá uma notificação por e-mail com uma hiperligação para o documento.

Quando convidar colaboradores de outro espaço de trabalho, estes serão adicionados ao documento com a permissão predefinida "Pode visualizar e comentar", e terão uma função de Colaborador no seu novo espaço de trabalho.

Convidar colaboradores de outros espaços de trabalho não implicará custos adicionais, pois já têm uma licença na sua conta.

Se convidar utilizadores do espaço de trabalho onde se encontra o documento, o seu nível de permissão corresponderá à respetiva função na conta. Por exemplo, se um colega tem uma função de Administrador ou Gestor, ser-lhe-á concedida a permissão predefinida "Pode editar". A permissão predefinida para a função de Membro será "Pode visualizar e comentar" (Clique aqui para saber mais sobre as funções de conta).

Pode alterar as permissões a qualquer momento após convidar os colaboradores.

Qualquer alteração nas permissões não será aplicada até que o colaborador atualize a página.

Os colaboradores podem encontrar os documentos para os quais foram convidados na pasta "Partilhados comigo", no separador Documentos.

Se pretender alterar a função de um utilizador existente para Colaborador, pode fazê-lo nas definições da equipa ou no painel de administração. Assim que a função de um utilizador for alterada desta forma, deixará de ter acesso ao Painel, Contactos, Biblioteca de conteúdos, Modelos, Formulários e Documentos. No entanto, continuarão a ter acesso aos documentos que criaram, bem como aos documentos partilhados com os mesmos.

Saiba como partilhar pastas de documentos com os colaboradores, aqui.

Para eliminar um colaborador, selecione o seu nome no canto inferior esquerdo e aceda a Equipa e licenças. Passe o cursor sobre um utilizador e selecione três elipses verticais na zona mais à direita e, em seguida, selecione Remover utilizador no menu pendente. Se esta pessoa for membro de vários espaços de trabalho, pode eliminá-la de todos os espaços de trabalho de uma só vez. Para fazê-lo, marque a opção "Remover de todos os espaços de trabalho". Desta forma, o colaborador será automaticamente removido de todos os documentos que foram partilhados com o mesmo e deixará de ter acesso à conta.