Nota:
Algumas das imagens e links deste artigo podem estar disponíveis apenas em inglês (EUA).
Disponibilidade: Planos Essenciais, Comerciais e Empresariais
Um modelo é uma cópia mestra do seu documento. Digamos que tem uma proposta genérica que envia para a maioria dos seus clientes e só precisa de alterar algumas coisas específicas no documento, mas o resto das informações permanece igual. Neste caso, pode criar um modelo e utilizá-lo repetidamente.
Avançar para
Aceda aos seus modelos clicando no ícone no lado esquerdo:
Criar modelos editáveis
Clique em Criar no canto superior direito para criar um novo modelo. Terá algumas opções:
+Em branco permite-lhe criar um modelo a partir do zero utilizando o editor do PandaDoc
Escolha um modelo da nossa Galeria de modelos. Dê uma espreitadela, são fantásticos!
Pode misturar e combinar as duas primeiras opções dentro do documento mais tarde.
Em alternativa, pode converter um ficheiro .docx num PandaDoc editável.
Criar modelos carregados
Clique em Selecionar ficheiros ou arraste e largue o seu ficheiro para a área de carregamento.
Formatos de ficheiro suportados para carregamento: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .jpeg, .jpg, .png.
Pode encontrar um erro ao carregar o seu documento se este atender a qualquer um dos seguintes critérios:
A proteção de palavra-passe está ativada
Contém campos de formulário, fontes incorporadas ou comentários
Tem mais de 50 MB ou contém mais de 500 páginas
É um ficheiro .doc, .xls ou.ppt de Microsoft Office 95 ou mais antigo
É um PDF que consiste em várias camadas (para saber como nivelar o seu PDF, leia este artigo)
Saiba mais sobre os problemas comuns de carregamento aqui.
Dica:
Se precisar de alterar o conteúdo num ficheiro PDF carregado, pode adicionar um bloco de texto sobre o texto que precisa de algumas edições e, em seguida, ocultar o conteúdo original com uma cor de fundo e digite o texto necessário sobre ele.
Se quiser substituir o conteúdo carregado enquanto mantém os blocos e campos no lugar, há uma opção para utilizar Substituir uma funcionalidade de ficheiro de origem.
Agrupar modelos
Há várias formas de agrupar os seus documentos ao nível do modelo.
Comece por criar um único modelo e, em seguida, adicione-lhe documentos. Utilize vários modelos que já tem, adicione modelos da nossa galeria de modelos ou carregue ficheiros.
Carregue vários documentos para criar um lote que possa sequenciar. Para tal, selecione Criar na sua lista de modelos e, em seguida, selecione Carregar ficheiro para escolher os ficheiros da sua área de trabalho ou simplesmente arraste e largue vários ficheiros para a área de carregamento.
Selecione vários modelos para criar um lote. Para tal, primeiro selecione Criar na sua lista de modelo/documento. De seguida, selecione os modelos que gostaria de incluir e, depois, selecione Adicionar itens. Em alternativa, selecione os modelos/documentos que gostaria de agrupar na lista de modelos/documentos e clique em Agrupar na parte superior da página.
Saiba mais aqui.
Funções do modelo e variáveis de função
Muito bem, começou o seu modelo. A primeira coisa a fazer é adicionar as suas funções. As funções são espaços reservados para futuros destinatários, como Cliente, Contabilidade, Signatário, etc.
Cada função gera variáveis de função. As variáveis são utilizadas como espaços reservados para informações dinâmicas sobre os seus destinatários que irão mudar de documento para documento - Nome, Endereço, Nome da empresa.
Adicione conteúdo através de blocos de conteúdo e campos para os destinatários enviarem informações. Atribua os campos às funções de modelo.
Como criar documentos
Agora que configurou o seu modelo, pode gerar um documento. Pode iniciar um documento a partir de:
O modelo clicando em Usar este modelo no canto superior direito
Na lista de documentos clicando em Criar escolhendo o modelo da lista
Na lista de modelos passando o rato sobre o modelo clicando em Criar documento
Em seguida, atribua os destinatários reais às funções de modelo e clique em Continuar. E já está!
As suas variáveis foram preenchidas com as informações do destinatário e os campos foram atribuídos automaticamente aos destinatários. É assim tão fácil! Configure um modelo uma vez e poupe tempo a gerar documentos com um aspeto profissional com apenas alguns cliques!