Automationer

Tillgänglighet:

1. PandaDoc Automations (PandaDoc till PandaDoc recipes):
   Tillgängligt för Business- och Enterprise-planerna.
2. Externa automatiseringar (PandaDoc till externa plattformar som CRM, HR och lagringsverktyg): Denna funktion är tillgänglig som ett betalt tillägg för Business-planen (39 $ per månad per konto/ 468 $ per år per konto) och ingår i Enterprise-planen.

*Både Business- och Enterprise-användare får en gratis tilldelning av 20 dokument per månad för månadsabonnemang och 250 dokument för årsabonnemang, som alla genereras genom automatiserade processer och är tillgängliga per konto, kostnadsfritt. Efter att gränsen har nåtts kommer varje dokument som skapas med hjälp av automatiseringar att kosta 2 $. De två recepten som räknas mot denna gräns är:

• Skicka ett uppföljningsdokument när ett dokument har skickats eller slutförts
• Skicka ett nytt dokument när en ny medarbetarpost skapas i BambooHR

Automationer gör att du kan spara tid och automatisera uppgifter när status för dokument ändras till “Skickat” eller “Slutförd.”

Automationer är mallbaserade – så när du ställer in en automation i din mall kommer alla nya dokument som skapats från mallen att ärva inställningen.

Ställa in en automation

Börja med att öppna en mall som du vill konfigurera en automation för och välj sedan Automationer högst upp på sidan.

Välj sedan + Skapa automation.

Åtgärder som för närvarande är tillgängliga:

• Ändra offert eller möjligheter i Microsoft Dynamics när ett dokuments status är uppdaterad
• Ändra möjligheter i Salesforce när ett dokuments status är uppdaterad
• Ändra transaktioner i Hubspot när ett dokuments status är uppdaterad
• Flytta ett dokument till molnlagring (Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox och Box)
• Flytta ett dokument till en mapp i PandaDoc
• Flytta ett dokument till anteckningar och bilagor i Salesforce möjligheter
• Flytta ett dokument till bilagor i HubSpots transaktioner
• Flytta ett dokument till information i Microsoft Dynamics offerter

Automationer kommer inte att påverka någon av dina native-integrationer.

Ändra offerter för Microsoft Dynamics när dokumentets status är uppdaterad

1. Välj “När dokument-status har ändrats, ändra sedan offert-status på Microsoft Dynamics”
2. Välj trigger status för PandaDoc-dokument som skapats från Microsoft Dynamics – du kan välja mellan “Avböjd” och “Slutförd”
3. Välj Anslut för att godkänna anslutningen mellan Microsoft Dynamics och PandaDoc via Workato
4. Välj offertstadiet i rullgardinsmenyn – du kan välja mellan “Vunna” och “Förlorade”
5. Välj Spara

När status för ett PandaDoc-dokument skapat från denna mall ändras till "Slutförd" eller "Avböjt" så kommer offertstadiet automatiskt att flyttas till “Vunna” eller “Förlorade” (beroende på din automationskonfirgurering).

Ändra möjligheter i Salesforce när ett dokuments status är uppdaterad

1. Välj “När dokument-status har ändrats, ändra sedan möjlighets-status i Salesforce”
2. Välj trigger status för PandaDoc-dokument som skapats via Salesforce – du kan välja mellan “Avböjd” och “Slutförd”
3. Välj Anslut för att godkänna anslutningen mellan Salesforce och PandaDoc via Workato
4. Välj möjlighetsskede i rullgardinsmenyn – du kan välja mellan “Avslutad vunnit” och “Avslutad förlorad”
5. Välj Spara

Om konfigurerat så kommer möjlighetsstadiet automatiskt flyttas till "Avslutat vunnit" eller "Avslutat förlorat" varje gång ett dokument du skapat via en Salesforce-möjlighet vid användandet av denna mall är avböjt eller slutfört (beroende på din automationskonfigurering).

Ändra möjlighetsstadie i Microsoft Dynamics när ett dokuments status är uppdaterad

1. Välj “När dokument-status har ändrats, ändra sedan offert-status på Microsoft Dynamics”
2. Välj trigger status för PandaDoc-dokument som skapats från Microsoft Dynamics – du kan välja mellan “Skickat” och “Slutförd”
3. Välj Anslut för att godkänna anslutningen mellan Microsoft Dynamics och PandaDoc via Workato
4. Välj möjlighetsstadie i rullgardinsmenyn – du kan välja mellan “Vunna” och “Avslutade”

Så fort ett PandaDoc-dokument har skapats från denna mall via en möjlighet är slutfört eller avböjt kommer möjlighetsstadiet automatiskt att flyttas till “Vunna” eller “Förlorade” (beroende på din automationskonfigurering).

Ändra transaktions-stadie i Hubspot när ett dokuments status är uppdaterad

1. Välj “När dokument har ändrats, ändra sedan transaktionsstadie i HubSpot"
2. Välj trigger status för PandaDoc-dokument som skapats från HubSpot – du kan välja mellan “Avböjd” och “Slutförd”
3. Välj Anslut för att godkänna anslutningen mellan HubSpot och PandaDoc via Workato
4. Välj möjlighetsskede i rullgardinsmenyn – du kan välja mellan “Avslutad vunnit” och “Avslutad förlorad”
5. Välj Spara

Varje dokument du skapar genom en HubSpot-transaktion med hjälp av denna mall är slutfört eller avböjt kommer transaktionsstadiet automatiskt att ändras till “Avslutad vunnit” eller “Avslutad förlorad” (beroende på din automationskonfigurering).

Spara slutförda som PDF-filer till Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox och Box

Du kan enkelt spara slutförda PDF-filer i dina konton på Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox eller Box med dokumentbilagor genom att använda fältet för samla filer.

1. Välj “Skickat” eller “Slutförd” i rullgardinsmenyn för dokumentstatus (vi föreslår att du väljer “Slutförd” som status här för att säkerställa att endast slutförda dokument med ett signaturcertifikat kommer att bifogas
2. Välj Auktorisera Anslut till ditt konto i Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox eller Box till ditt PandaDoc-konto
3. Välj kryssrutan “Ladda upp samla filer” för att även bifoga dessa dokument
4. Välj Spara automation

Varje gång ett dokument som genereras från denna mall skickas eller slutförs (även om status har ändrats manuellt), kommer en ny mapp med en PDF och uppladdade filer (om några) att skapas i ditt konto för Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox eller Box. Mappen kommer att ärva dokumentets namn.

Flytta skickade eller slutförda dokument till en vald mapp i PandaDoc

1. Välj “Flytta dokument till PandaDoc-mapp"
2. Välj “Skickat” eller “Slutförd” i rullgardinsmenyn för dokumentstatus
3. Välj mapp, välj sedan antingen en av de befintliga mapparna eller skapa en ny
4. Välj Spara

Varje gång ett dokument som genereras från denna mall är slutfört kommer det automatiskt att flyttas till den valda mappen.

Flytta ett dokument till bilagor i HubSpots transaktioner

1. Välj “När PandaDoc-dokumentets status har ändrats bifoga sedan PDF till HubSpot"
2. Välj trigger status för PandaDoc-dokument som skapats i HubSpot – du kan välja mellan “Skickat” och “Slutförd”
3. Auktorisera anslutning mellan HubSpot och PandaDoc via Workato
4. Välj Spara

Varje gång ett dokument som du skapar genom HubSpot transaktioner med denna mall som skickas eller slutförs (beroende på din automationskonfigurering) kommer det automatiskt att bifogas transaktionen.

Flytta ett dokument till bilagor och anteckningar i Saleforce möjligheter

1. Välj “När PandaDoc-dokumentets status har ändrats bifoga sedan PDF till Salesforce"
2. Välj trigger status för PandaDoc-dokument som skapats från Salesforce – du kan välja mellan “Skickat” och “Slutförd”
3. Auktorisera anslutning mellan Salesforce och PandaDoc via Workato. Obs! Du ska inte fylla i något i det avancerade avsnittet i auktoriseringsfönstret.
4. Välj Spara

När konfigurationen har gjorts så kommer dokumentet du har skapat via en Salesforce möjlighet med denna mall och är skickat eller avslutats (beroende på din automationskonfigurering) att bifogas automatiskt till anteckningar och bilagor i dina möjligheter.

Flytta ett dokument till fliken information i Microsoft Dynamics offerter

1. Välj “När PandaDoc-dokumentets status har ändrats bifoga sedan PDF till MS Dynamics"
2. Välj trigger status för PandaDoc-dokument som skapats från Microsoft Dynamics – du kan välja mellan “Skickat” och “Slutförd”
3. Auktorisera anslutning mellan MS Dynamics och PandaDoc via Workato
4. Välj Spara
5. Skapa ett dokument med denna mall i ett Microsoft Dynamics offert-objekt och skicka det sedan
6. I PandaDoc öppnar du det skapade dokumentet och väljer Appar i den högra panelen
7. Hitta Microsoft Dynamics och välj sedan Länk, och sedan offerten du skapade detta dokument från

När du har ställt in automationen och länkar dokument som du har skapat via offert till objektet i PandaDoc kommer PDF-filen att bifogas till information när den har skickats eller slutförts (beroende på din automationskonfigurering).

Inaktivera automationer 

Du kan inaktivera eller radera dina automationer när du vill. För att göra detta väljer du Automationer högst upp på sidan och stänger sedan av växlingen under en automation.

Alternativt kan du välja ellipserna (tre vertikala prickar) längst till höger och sedan väljer du Radera.