Salesforce Lightning

Tillgänglighet:

PandaDoc: Enterprise-abonnemang

Salesforce: "Essentials", “Professional”, “Enterprise”, “Unlimited” eller “Developer edition”.

Integrationen kommer att fungera för affärsmöjligheter, leads, kontakter, konton och anpassade objekt.

Funktioner

• Variabler: Du kan skicka information från Salesforce till PandaDoc-dokument automatiskt med hjälp av variabler.
• Produkter: Överför produktinformation från Salesforce till PandaDoc-pristabeller.
• Skapa dokument: Du kan skapa PandaDoc-dokument från Salesforce affärsmöjligheter, konton, kontakter, leads och anpassade objekt.
• Statusspårning: Du kan spåra dokumentstatus i Salesforce.
• Synkronisera data mellan Salesforce och PandaDoc (inte tillgängligt för Group- och Professional-utgåvor)

Anslut PandaDoc och Salesforce

1. I PandaDoc går du till “Inställningar” “Integrationer” Klicka på “Salesforce” välj var du vill aktivera integrationen: sandbox- eller produktionsmiljö
2. I detta fall kan du kan behöva logga in på Salesforce. Klicka på “Tillåt” för att godkänna PandaDoc-åtkomst till Salesforce
3. Ditt PandaDoc-konto är nu anslutet till Salesforce. Fortsätt att installera PandaDoc-paketet i AppExchange enligt beskrivningen i nästa avsnitt

Installera PandaDoc-paketet i AppExchange

1. Logga in på ditt Salesforce-konto: https://login.salesforce.com/
2. Du hittar vårt program på SFDC AppExchange.
3. Klicka på “Hämta nu”.
4. Klicka på “Installera för alla användare” och klicka sedan på “Uppgradera/Installera”.
5. Välj "Ja, bevilja tillgång till dessa tredjepartswebbplatser" och klicka på “Fortsätt."
6. Installationsprocessen kommer att starta och kan ta ett tag. Klicka på “Klar” när den är klar.

Konfigurera PandaDoc-modulen för ett Salesforce-objekt

1. Öppna ett affärsmöjlighetsregister
2. I det övre högra hörnet klickar du på verktygsikonen Redigera sida
3. Du kommer då till redigeringsläget där du kan lägga till PandaDoc-modulen i sidlayouten
4. Skrolla ner i den vänstra panelen och leta upp PandaDoc Documents Lightning-komponenten
5. Dra och släpp den var du vill på sidan
6. Du kan lägga till så många PandaDoc-komponenter som du vill
7. När du lägger till komponenten kan du justera dess höjd och visningsläge: Relaterade dokument kommer att visa alla dokument som skapats från en affärsmöjlighet, mallvalet kommer att visa mallar att skapa dokument från
8. Spara och aktivera komponenten genom att klicka på "Spara" och "Aktivering" högst upp till höger

Skicka data från SFDC till PandaDoc

För att skicka data från Salesforce till PandaDoc-dokument bör du först skapa din mall och ställa in den med variabler (samma som Sammanfoga fält).

Skicka över Salesforce-fält till PandaDoc

Innan du ställer in din mall med variabler ska du skapa en variabellista för varje objekt du kommer att använda PandaDoc med.

1. För detta klickar du på din App Launcher-knapp och går till Installera Pandadoc. Skrolla ner till “Salesforce till PandaDoc-dataflöde och klicka på “Konfigurera tokens”.
2. Därefter väljer du ett objekt du vill ändra tokenslista för. Om du har PandaDoc installerat i ett annat objekt klickar du på “Lägg till objekt”.
3. Du kommer att se en standardlista med variabler/tokens till höger. För att lägga till fler kontrollerar du de fält du vill lägga till i variabel-/tokens-listan och klickar på “Spara”.
4. Öppna din PandaDoc-mall i ett separat webbläsarfönster och kopiera och klistra in variabelnamnen med hakparenteserna i mallen.
5. När du skapar ett dokument från Salesforce med hjälp av denna mall kommer variablerna att fyllas i med informationen från CRM.

Skicka över mottagare från Salesforce till PandaDoc

Som standard överför Salesforce följande mottagarinformation beroende på objektet där din PandaDoc-modul finns:

• från affärsmöjlighet: information om kontaktroll
• från konto: kontaktinformation + möjligt att överföra kontoinformation
• från lead: leadinformation
• från kontakt: kontaktinfo
• från offerter: kontaktinfo

Du kan konfigurera det fält från Salesforce som överförs till en roll i PandaDoc samt ställa in vilka fält som kommer att skickas som följande parametrar:

• Förnamn
• Efternamn
• E-post
• Företagsfält
• Telefonfält
• Rollfält

1. Gå till App Launcher “Konfigurera mottagare i Pandadoc”.
2. Du kommer att se standardmappning för standardobjekt. Du kan ändra dem eller lägga till nya mappningar för anpassade objekt.

Om du vill att PandaDoc automatiskt mappar mottagare till en specifik roll behöver du två saker:

• Rollfält som konfigurerats i mottagarmappningen.
• Ha identiska rollnamn i Salesforce och i PandaDoc-mallen.

Om du har ställt in det rätt kommer PandaDoc att infoga respektive mottagare i respektive roll när du skapar dokument.

Om du genererar dokument från en offert eller ett ärende kan du använda ett uppslagsfält till ett specifikt kontaktregister. Du kan ange vilka uppslagsfält du ska använda som mottagare genom att gå till Ställ in PandaDoc skrolla ner till inställningarna för att anpassa objekt. Hitta objektet du behöver för att ställa in detta och klicka på Ställ in på höger sida.

Välj sedan fältet som ska användas som mottagare och klicka på Spara. Du kan välja upp till fem fält.

Ställ sedan in mottagarmappningen. Och det är allt!

Filtrera mottagare

Du kan filtrera kontakter som överförs till PandaDoc-dokument som mottagare baserat på ja-/nej-fält i ett register (dvs. Boolean-fält).

1. Gå till App Launcher Ställ in PandaDoc Konfigurera mottagare.
2. Skrolla ner till "Mottagarfiltrering".
3. Klicka på "Aktivera filtrering".
4. Välj ett fält baserat på vilket värde som mottagare kommer att filtreras efter.
5. Välj fältets värde baserat på vilka mottagare som kommer att filtreras: sant - ja, falskt - nej.

Om du har ställt in mottagarmappning för konton kan du sedan konfigurera det för att överföra kontoinformation (e-post, telefonnr osv.) som en mottagare till PandaDoc.

För detta går du till Ställ in PandaDoc - Skrolla ner till JSON Builder-inställningarna, bredvid kontoobjektets namn klickar du på “Ställ in” - markera rutan bredvid “Skicka konto som mottagare” och klicka på “Spara”.

Om du har några förslag angående PandaDocs funktioner - vänligen skicka in en idé via idéportalen eller mejla oss på support@pandadoc.com.

Skicka information från Salesforce till PandaDoc (via fält)

Du kan överföra data till PandaDoc-fält på samma sätt som med variabler. Till skillnad från variabler behöver du dock inte inkludera hakparenteser.

Kopiera en token utan hakparenteser i listan med tokens och klistra in i fältet Sammanfoga.

När dokumentet har skickats kommer mottagaren att se de ifyllda uppgifterna och kunna uppdatera detta fält under förutsättning att fältet har tilldelats hen.

Skicka produktdata till pristabell

PandaDoc kan skicka produkter från en affärsmöjlighet, leads, kontakter eller konto till en pristabell i ett dokument. I denna guide kommer vi att gå igenom hur man överför affärsmöjlighetsprodukter till PandaDoc, men inställningen är densamma som för andra objekt.

Mappa först produktfälten för affärsmöjligheter till pristabellsfält.

1. Gå till Ställ in PandaDoc Konfigurera prissättning i PandaDoc.
2. Affärsmöjlighetsprodukter kommer att visas som standard, men du kan välja ett annat objekt att ställa in mappningen för.
3. Mappa sedan affärsmöjlighetens produktfält till pristabellfält och klicka på Spara.
4. Nedan, under Sortera prisartiklar, kan du ställa in den ordning som du vill ha de produkter som listas i PandaDoc-pristabellen.

Ställ nu in pristabellen för att acceptera produkter från Salesforce.

1. Öppna din PandaDoc-mall och lägg till en pristabell.
2. Klicka på Egenskaper högst upp på pristabellen och växla till Dataöverföring i inställningarna på höger sida.

Då var inställningen klar! När du påbörjar ett nytt dokument från en affärsmöjlighet (förutsatt att produkter har lagts till i den) ska du kontrollera att du väljer din mall. Produkter kommer att läggas till i pristabellen. Om vissa fält inte visas klickar du på plustecknet på höger sida av pristabellen och väljer fälten under Lägg till dolt.

Skicka anpassade produktfält till pristabell

Ibland måste du skicka mer än standarduppsättningen av produktfält.

1. Lägg först till fälten för affärsmöjligheten i tokens-/variabellistan genom att gå till Ställ in PandaDoc Konfigurera tokens. Välj affärsmöjlighetsprodukt och kontrollera de fält du behöver för att överföra till höger, så visas de i tokenslistan till vänster.
2. Klicka på Spara. Sedan är inställningen färdig!
3. Kontrollera att pristabellen i mallen har automatisk import inställt.
4. När du skapar ett dokument från mallen klickar du på plustecknet på höger sida av pristabellen.
5. Välj anpassade produktfält under Lägg till dolt.

Om du tycker att det blir lite för många klick när du lägger till anpassade fält från dolda kolumner varje gång du skapar ett dokument, finns det ett sätt att kringgå det.

1. Skapa ett dokument och blotta anpassade produktfält.
2. Klicka sedan på de vertikala ellipserna i det övre högra hörnet och välj Konvertera till mall. Din nya mall kommer att öppnas i en ny webbläsarflik.
3. I mallen kan du ta bort produkterna från pristabellen, men se till att du behåller de anpassade fältkolumnerna.
4. Använd denna mall nästa gång du påbörjar ett dokument från Salesforce. Kolumnerna kommer att fyllas i med anpassade produktfältvärden.

Skapa och skicka dokument

Nu när du har skapat och ställt in din mall kan du fortsätta att skapa och skicka dokument från Salesforce.

1. Gå till ett register, hitta PandaDoc-modulen och klicka på "Nytt dokument".
2. Välj din mall och tilldela mottagare till roller, om tillämpligt.
3. Klicka på "Starta redigering" och kontrollera ditt dokument: variabler, innehåll, mottagarlista, påminnelser och skicka ditt dokument.
4. Du kan nu gå tillbaka till registret i Salesforce och spåra din dokumentstatus.
5. När ett dokument är avslutat kommer dess .pdf att visas under Filer i registret. (Även om det är en del av tvåvägssynkroniseringsfunktionen är den aktiverad som standard när du installerar PandaDoc-paketet.)

Lägg till filer i din objektvy

Om du inte ser filer i ditt objekt kan du behöva lägga till det i din objektvy.

För att göra detta måste du gå tillbaka till objektets sidlayouter i inställningarna:

1. Leta upp inställningsverktyget i det övre högra hörnet av startskärmen.
2. Gå till listan för objektshanteraren på inställningssidan och välj Affärsmöjlighet.
3. Gå till Sidlayout i affärsmöjligheten och välj Layout för affärsmöjlighet.
4. Använd det översta verktygsfältet på sidan för affärsmöjlighetslayout för att hitta relaterade listor och lägg till filer under relaterade listor och spara.
5. Dubbelkontrollera dina affärsmöjligheter för att säkerställa att filerna kan ses på sidan.

Länka ett dokument till en affärsmöjlighet i Salesforce

Om du har ett dokument som skapats i PandaDoc som du vill länka till en affärsmöjlighet i Salesforce, så går det också!

1. Öppna dokumentet i din PandaDoc-flik och klicka på Salesforce-ikonen till höger. Dokumentet måste ha utkaststatus.
2. Klicka på “Länka”. Du kommer nu uppmanas att logga in på ditt Salesforce-konto.
3. Välj en affärsmöjlighet från listan och klicka sedan på “Länka.”
4. Till höger under Affärsmöjlighetsinformation kan du se affärsmöjlighetens skapadedatum, status och totalbelopp. Observera att affärsmöjlighetsinformationen som visas i PandaDoc kan behöva uppdateras för att säkerställa att du ser den senaste uppdateringen.
5. När du går till Salesforce affärsmöjlighetsregister kommer dokumentet att visas i PandaDoc-modulen på samma sätt som om det skapades genom Salesforce.

För att avlänka ett dokument från en affärsmöjlighet eller länka det till ett annat, klickar du på önskad åtgärd i panelen Integrationer. Om du har skapat dokumentet från ett annat objekt (konto, kontakt osv.) kan du inte avlänka det från detta objekt och länka det till en affärsmöjlighet eller visa relaterad information.

Uppdatera ett dokument med fältvärden från Salesforce

Om informationen i ett Salesforce-register uppdateras efter att dokumentet redan har skapats från detta register kan du uppdatera dokumentet med rätt värden:

1. I dokumentet går du till panelen Integrationer genom att klicka på Salesforce-ikonen till vänster i PandaDoc-dokumentet
2. Under Dokumentdata väljer du “Importera från CRM”
3. Variablerna kommer att uppdateras med den senaste informationen från Salesforce
4. Du kan använda funktionen "Importera från CRM" för alla objekt i Salesforce: affärsmöjlighet, konto, lead, kontakt, anpassade objekt.

Om fältet i Salesforce är tomt kommer motsvarande variabel inte att uppdateras

Vanliga frågor

Hur kan jag kontrollera min integrationsversion?

Öppna din Salesforce, klicka på plustecknet högst upp, skriv “installerade paket” i snabbsökningen, och klicka sedan på avsnittet Installerade paket som visas i din sökning. Leta upp PandaDoc bland de installerade programmen och sök efter versionen i kolumnen för versionsnummer.

Hur kan jag ge PandaDocs supportteam åtkomst till mitt konto i Salesforce?

Supportteamet kan begära åtkomst till ditt konto i Salesforce för att hjälpa till med ett problem eller en fråga. Vänligen bevilja inte åtkomst utan en begäran från vårt supportteam.

I Salesforce Lightning:

1. Logga in på din Salesforce, klicka på din bild (eller avatar) i det övre högra hörnet och klicka sedan på Inställningar
2. Skriv "tillåt" i den lilla sökrutan till vänster och klicka sedan nedanför på Tillåt inloggningsåtkomst för konto

I Salesforce Classic:

1. Logga in på din Salesforce och klicka sedan på Mina inställningar i det övre högra hörnet. (Eller klicka på ditt namn och sedan på Mina inställningar.)
2. Skriv "tillåt" i den lilla sökrutan till vänster och klicka sedan nedanför på Tillåt inloggningsåtkomst för konto

Ställ in “Åtkomstid" för "PandaDoc Support" i 3 dagar.

Mejla sedan vårt supportteam ditt SalesForce organisations-ID som finns på sidan med företagsinformation. Klicka på Ställ in och leta upp ID:t bredvid Salesforce organisations-ID.

Felsökning

Klicka på ett problem för att visa lösningen.

PandaDoc-modulen är tom eller visar följande felmeddelande: “Försök att avreferera ett nollobjekt. Ett oväntat fel har uppstått.

Detta händer när det objekt som du har ställt in variabler för, en pristabell eller mottagarmappning har raderats eller bytt namn.

Du kan åtgärda detta genom att följa dessa steg:

1. Kontrollera att du har den senaste versionen av integrationen
2. Gå till Ställ in PandaDoc, klicka på Konfigurera tokens, öppna sedan objektet som visar felmeddelandet eller en tom skärm.
3. Lägg till ett nytt fält från den vänstra kolumnen som en token/variabel och klicka sedan på Spara.
4. Om problemet kvarstår går du till Anpassa inställningar för objekt på inställningssidan för PandaDoc och klickar sedan på Ställ in bredvid objektet där felet visas.
5. Om en tom sida öppnas tar du bort objektet från listan och lägger sedan till det igen.