Manuellt ändra dokumentstatus

När du slutför dokument eller gör betalningar offline är det praktiskt att kunna göra så att dina dokument i PandaDoc speglar denna förändring. Att kunna ändra dokumentstatus är viktigt för att hålla alla dina undertecknade avtal på ett ställe.

Tillgänglighet i abonnemang: alla abonnemang  

Medan det finns åtta dokumentstatus finns det endast tre lägen som du manuellt kan ändra ditt dokument till: Slutfört, Utgått eller Betald.   

Matris för att ändra status manuellt:

Slutförd

För att hålla dina dokument juridiskt bindande kommer alla våra mottagares undertecknade och avslutade dokument att tillhandahålla ett Signaturcertifikat när dokumentet är avslutat. Om du manuellt ändrar ett dokument till status “Slutförd” finns det inget Signaturcertifikat som genereras.

Användarexempel: Du skickar ett PandaDoc-dokument och dina mottagare skriver ut det, undertecknar det, skannar det och skickar tillbaka det till dig som en e-postbilaga. Affären är avslutad, men dokumentet har fastnat i din PandaDoc instrumentpanel som “Skickat” eller “Visat.” Ändra manuellt status för att flytta dokumentet från “Visat” till “Slutförd.”

Utgått

Om du har ett dokument som inte längre är giltigt och inte behöver ett Signaturcertifikat kan du manuellt ändra dokumentet till Utgått.

Användarexempel: Du skickar ett PandaDoc-dokument och mottagarna skriver inte under det. Du vill inte längre att mottagarna ska ha tillgång till dokumentet (villkor i affären har gått ut etc.) så du vill markera dokumentet direkt till Utgått.

Betald

Om du har ett dokument med en betalningsapp och klienten slutför dokumentet (ifyllt, undertecknat och slutfört), men inte slutfört betalningen kommer dokumentstatus att vara “Väntar på Betalning”. I händelse av att klienten betalar med en alternativ betalningsmetod kan du manuellt ändra dokumentet till “Betald.”

Användarexempel: Om mottagaren slutför ett dokument med ett betalningsfält men betalar kontant eller via mail-in check kan du använda den manuella statusändringen för att flytta dokumentstatus från “Väntar på Betalning” till “Betald.”

Hur du manuellt ändrar status

Du kan ändra status från listvyn.

Om du inte hittar funktionen ber du din kontoägare att aktivera den i Add-on Store (längst ner till vänster om ditt PandaDoc-konto).

Gå till Dokument till vänster och leta reda på ditt dokument. Använd sammanhangsmenyn till höger och klicka på “Ändra status.”

Alternativ för statusändring

När du klickar på “Ändra status” ser du alternativen:

Status från/till: ändra ett dokumentstatus per "status-matris" ovan.

Privata anteckningar: Tillhandahålla “privata anteckningar” om den manuella statusändringen.

Bifoga en fil: Bifoga en fil som kommer att vara tillgänglig av författaren och mottagarna när den manuella ändringen är slutförd. Användbart när dokumentet undertecknades eller betalades offline och ett kvitto/undertecknad kopia skickades till dig via e-post.

Meddelanden: Skicka ett e-postmeddelande om statusändringen till alla mottagare.

Exempel på ett e-postmeddelande

Om du har ställt in de manuella ändringarna för att meddela dina mottagare så är detta exempel på detta e-postmeddelande nedan.