PandaDocs grundläggande principer
Gå till:
Obs!
Vissa av bilderna och länkarna i denna artikel finns eventuellt endast tillgängliga på amerikansk engelska.Profil
Innan du börjar konfigurera dina mallar och skicka dokument bör du ägna en stund åt att granska din profilinformation. Kontrollera att ditt förnamn och efternamn är korrekta, lägg till din signatur och granska aviseringarna. Lägg till din profilbild – den kommer att visas i PandaDoc-e-postmeddelandena när du skickar ett dokument till någon!
Branding av konton
Tillgänglighet: Business- och Enterprise-planer
Du kan anpassa PandaDoc-e-postmeddelanden som kommer från ditt konto genom att lägga till din företagslogotyp, justera knappens färg och knapptextens färg och anpassa e-postens sidfot.
Innehållskonfigurering
Mallar
Varför ska jag skapa mallar? – kan man fråga sig. Att skapa och skicka dokument blir mycket enklare när du inte behöver börja från noll. Skapa återanvändbara mallar med PandaDoc för att öka din produktivitet och skapa enhetlighet i alla dina dokument.
Tänk dig en mall för text, design och varumärke som kan användas som utgångspunkt när du skapar ett nytt dokument.
Du kan skapa en mall från grunden, ladda upp en statisk PDF eller blanda båda alternativen.
Alternativt finns det möjlighet att välja en av de professionella mallarna från mallbiblioteket.
En mall som skapas från grunden ger dig full kontroll över formatering och design, men tar längre tid att skapa. För att påskynda processen kan du konvertera din .docx-fil till en redigerbar PandaDoc-fil , vilket bara tar några sekunder.
En uppladdad mall är inte redigerbar, men du kan lägga till text ovanpå den och dra och släppa fält. Det är ett snabbt och enkelt sätt om du vill dra in en PDF och låta någon signera den.
Roller
När du har startat en mall är nästa steg att skapa mallroller. Roller är platshållare för framtida mottagare, t.ex. Kund, beslutsfattare, redovisning eller avsändare.
Fördela fält till en roll i din mall och de kommer att fungera som platshållare för dina framtida mottagare. När du skapar ett dokument från denna mall kommer du att tilldela mottagare till varje roll i mallen. Alla förhandstilldelade fält kommer automatiskt att tilldelas utsedda mottagare.
Varje roll genererar 11 rollvariabler för dynamisk information om mottagarna. När du skapar ett dokument från mallen fylls variabler i automatiskt baserat på informationen i kontakterna.
Variabler
Vi har just nämnt variabler i rollsammanhang men du kan använda variabler utanför det! Tänk på den information som alltid är unik för varje specifikt dokument och ersätt den sedan med en variabel.
När du skapar ett dokument från denna mall behöver du bara fylla i variablerna en gång, så kommer uppgifterna att fyllas i i hela dokumentet. Så enkelt är det!
Samarbete i realtid
Lagarbete gör att drömmen fungerar. Nu kan flera teammedlemmar redigera ett dokument samtidigt. Avatarer kommer att visas i dokumentet för att visa vem som gör ändringar.
Innehållsbibliotek
Tillgänglighet: Business- och Enterprise-planer
I innehållsbiblioteket kan du lagra information som du kommer att använda om och om igen, t.ex. vittnesmål eller allmänna villkor. Detta är ett utmärkt sätt att skicka anpassade dokument med konsekventa formuleringar.
Registrera dig för vår självstudiekurs om hur du hanterar ditt innehållsbibliotek.
Design
Okej, du har konfigurerat din mall: lagt till roller, innehåll och fält. Dags att lägga till lite stil! För att designa din mall klickar du på Design i den högra panelen. Du har en mängd alternativ för att utforma text, rubriker, tabeller, sidbakgrund, sidhuvud eller sidfot och välja temafärg. Eventuella ändringar kommer att tillämpas på hela mallen.
För att utforma ett textstycke markerar du det och gör ändringar med hjälp av det övre verktygsfältet. Använd sedan Egenskaper för att lägga till en bakgrund och justera fyllning och marginaler.
Inställningar
Klicka på ellipserna längst upp till höger för att ändra inställningarna för din mall, t.ex. automatiska påminnelser, automatisk utgång, förnyelser. Alla dokument som skapas från denna mall kommer att ärva inställningarna.
Skicka en PDF av det ifyllda dokumentet automatiskt
Klicka på Hantera eller Lägg till roller/mottagare > växla till höger för Bifoga en PDF-fil till e-post.
Kontrollera att meddelandet "Dokumentet är ifyllt av alla mottagare" är markerat (du kan dubbelkontrollera i Inställningar > Profil).
Inställningar för arbetsyta
Du kan justera de flesta inställningar på arbetsytans nivå, och alla nya mallar och dokument kommer att ärva inställningarna. Du kan alltid ändra inställningarna för specifika mallar och dokument, vilket kommer att åsidosätta inställningarna för arbetsytan.
Priser och katalog
Men hur är det med produkter och prissättning? I PandaDoc kan du skapa en produktkatalog för att automatisera skapandet av offerter. Du kan antingen skapa den från grunden eller importera produkter via CSV:
Lägg till prissättning i din mall
Lägg först till en pristabell. Klicka sedan på den för att öppna redigeringsläget. Och här kan du lägga till artiklar från din katalog som du redan har konfigurerat eller importerat.
Med PandaDoc:s pristabell har du möjlighet att lägga till obegränsat antal anpassade kolumner för avgifter, rabatter och skatter på artikelrader samt ytterligare multiplikatorer:
Ställ in objekt som valfria eller QTY redigerbara, lägg till flervalssektioner så att dina kunder kan välja rätt alternativ för dem:
Här hittar du fler tips och tricks för att få ut mesta möjliga av prislistan i PandaDoc.
Skicka och underteckna
Bra jobbat – du har skapat din mall! Nu är du redo att skapa ett dokument och skicka ut det. I din mall väljer du Använd denna mall > tilldela mottagare till roller och sedan klickar du på Fortsätt:
Alternativt kan du välja Skapa nytt > Dokument och välja din mall från listan:
Granska dokumentet och skicka ut det! Här hittar du en detaljerad guide till hur du skickar och undertecknar en PandaDoc.