PandaDoc-grunderna

Profil

Innan du börjar ställa in dina mallar och skicka dokument ska du ägna en minut åt att granska din profilinformation. Kontrollera att ditt förnamn och efternamn är korrekt, lägg till din signatur och granska meddelandena. Lägg till din profilbild – den kommer att visas i PandaDocs e-postmeddelanden när du skickar ett dokument till någon!

Konto och varumärke

Tillgänglighet: Affärer, företag

Du kan anpassa PandaDocs e-postmeddelanden som skickas från ditt konto genom att lägga till ditt företags logotyp, justera knappfärg och knappens textfärg samt anpassa e-postmeddelandets sidfot.

Ställa in innehåll

Mallar

Varför ska jag skapa mallar? – kanske du frågar dig. Att skapa och skicka dokument blir mycket enklare när du inte börjar från grunden. Skapa återanvändbara mallar med PandaDoc för att öka din produktivitet och skapa mer konsekventa dokument.

Fundera ut ett standardformulär för text, design och varumärken som kan användas som startpunkt när du skapar ett nytt dokument.

Du kan skapa en mall från grunden, ladda upp en statisk PDF eller blanda båda alternativen.

När du skapar en mall från grunden har du mer kontroll över dess formatering och design, men den tar längre tid att skapa. För att påskynda processen kan du konvertera din .docx-fil till en redigerbar PandaDoc, vilket bara tar några sekunder.

En uppladdad mall är inte redigerbar, men du kan lägga till text på den och dra och släppa fält. Detta är ett snabbt och enkelt sätt om du vill använda en PDF-fil och få någon att underteckna den.

Roller

När du har påbörjat en mall är nästa steg att skapa roller för mallen. Roller är platshållare för framtida mottagare, t.ex. en kund, beslutsfattare, bokhållare eller avsändare.

Tilldela fält till en roll i din mall, så fungerar de som platshållare för dina framtida mottagare. När du skapar ett dokument från den här mallen tilldelar du mottagare till varje roll i mallen. Alla förutbestämda fält kommer automatiskt att tilldelas till utsedda mottagare.

Varje roll genererar 11 rollvariabler för dynamisk information om mottagare. När du skapar ett dokument från mallen kommer variablerna automatiskt att fyllas i baserat på informationen i kontakterna.

Variabler

Vi har just nämnt variabler för en roll i detta sammanhang, men du kan använda variabler utanför detta! Fundera över den information som alltid är unik för varje specifikt dokument och ersätt den sedan med en variabel.

När du skapar ett dokument med den här mallen fyller du i variablerna en gång och sedan kommer data att fyllas i hela dokumentet. Det är så enkelt!

Samarbete i realtid

Teamwork gör drömmen till verklighet. Flera teammedlemmar kan nu redigera ett dokument samtidigt. Avatars visas i dokumentet för att visa vem som gör ändringar.

Innehållsbibliotek

Tillgänglighet: Affärer, företag

I innehållsbiblioteket kan du lagra delar av information som du kommer att använda om och om igen, såsom omdömen eller regler och villkor. Detta är ett bra sätt att skicka anpassade dokument med konsekvent formulering.

Design

Okej, du har ställt in din mall och lagt till roller, innehåll och fält. Dags att lägga till lite stil! För att utforma din mall klickar du på Design Anpassa tema. Du har tillgång till flera olika alternativ för att utforma text, rubriker, tabeller, sidbakgrund, sidhuvud och sidfot. Alla ändringar kommer att tillämpas på hela mallen.

För att utforma en text ska du markera den och tillämpa utformning med hjälp av det övre verktygsfältet. Använd sedan Bakgrundsfärg för att lägga till en bakgrund och justera boxavstånd och marginaler.

Inställningar

Klicka på ellipserna längst upp till höger för att manipulera inställningarna för din mall, såsom automatiska påminnelser, automatiska utgångsdatum och förnyelser. Alla dokument som skapats från denna mall kommer att ärva inställningarna.

Skicka en PDF av det färdiga dokumentet automatiskt

Klicka på ellipserna högst upp till höger “Mallinformation” skrolla till “E-postbilaga.” Aktivera den för att skicka en PDF av det färdiga dokumentet till alla mottagare efter att det har undertecknats av samtliga:

Inställningar för arbetsplats

Du kan justera de flesta inställningarna på arbetsplatsnivån, så ärver alla nya mallar och dokument inställningarna. Du kan alltid ändra inställningarna för specifika mallar och dokument, vilket åsidosätter inställningarna för arbetsplatsen.

Prissättning och katalog

Men hur är det med produkter och prissättning? I PandaDoc kan du skapa en produktkatalog för att automatisera skapandet av offerter. Du kan antingen skapa den från grunden eller importera produkter via CSV:

Lägg till prissättning i din mall

Börja med att lägga till en pristabell. Klicka sedan på den för att komma åt redigeringsläget. Här kan du sedan lägga till objekt från din katalog som du redan har ställt in eller importerat.

Med PandaDocs pristabell har du flexibiliteten att lägga till obegränsade anpassade kolumner för avgifter, rabatter, skatter och ytterligare multiplikatorer:

Ställ in objekt till valfri eller justerbar kvantitet, lägg till flervalsavsnitt så att din kund kan välja rätt alternativ för hen:

Här följer fler tips och råd för att få ut mesta möjliga av PandaDocs pristabell.

Skicka och underteckna

Bra gjort – du har ställt in din mall! Nu är du redo att generera ett dokument och skicka ut det. Klicka på “Skapa dokument” i din mall tilldela mottagare till roller och klicka på “Starta redigering”:

Eller klicka på “Skapa”/”Nytt dokument” i dokumentlistan eller din verktygspanel “+Dokument” och välj din mall från listan:

Fyll i ej ifyllda variabler – dessa är de anpassade variabler som du har ställt in i mallen.

Granska dokumentet och skicka ut det! Här följer en detaljerad guide om att skicka och underteckna en PandaDoc.