Hantera dokument, mallar och objekt i innehållsbiblioteket

Avatar
Eugenia Brown
  • Uppdaterad

Hoppa till:

Filter för dokumentlista

Tillgänglighet: alla planer

Obs:

Användare med en medlemsroll kommer endast att se datum- och statusfilter.

Du kan använda följande filter var för sig eller samtidigt:

    • Datum (ändrings-, skapande- och utgångsdatum)
    • Status
    • Ägare
    • Mottagare
    • Företag

För att använda företagsfiltret måste du först lägga till ett värde i företagsfältet i dokumentinfon. Öppna info-panelen i dokumentlistan eller i ett dokument genom att klicka på knappen info och skriva in ett namn i företagsfältet i fliken "detaljer".

Obs:

Företagsvärden kommer automatiskt att identifieras från dokumentinnehållet för uppladdade digitala PDF-filer och redigerbara dokument som skapats av konton med PandaDoc Business- och Enterprise-planer.

Obs:

Filter är endast tillgängliga för dokument. Mallar och innehållsbiblioteksobjekt kan sorteras efter titel och datum de skapats.

Om du söker efter ett specifikt dokument med hjälp av ett nyckelord kan du också använda dokumentfilter för att begränsa sökresultaten.

Sök efter ett dokument

Tillgänglighet: alla planer

Om du vill söka efter ett dokument öppnar du dokument-fliken och börjar skriva in ett ord eller en fras från dokumentets innehåll (både uppladdade PDF/Word-filer och redigerbara dokument är sökbara), dokumentets namn eller mottagarens namn i sökfältet. Ord med skiljetecken (t.ex. O'Brien) eller med tecken från olika språk (t.ex. Amália Gonçalves) är också sökbara.

Du kan visa alla matchningar eller titta igenom matchningar som hittats i fliken "endast titlar".

Du öppnar ett dokument genom att klicka på det eller använda pilarna och enter (retur) på tangentbordet. För att se listan över alla matchningar välj visa # matchningar.

Under fliken "alla träffar" i sökresultaten kommer dokumenten att placeras i följande ordning:
- Titelmatchningar från nyast till äldst efter senast ändrad
- Matchning av mottagarens e-post och fullständiga namn från nyast till äldst efter senast ändrad
- Innehållsmatchningar från nyast till äldst efter senast ändrad.

Om du använder automatisk numrering av dokument kan du söka efter de sekvensnummer som genererats av PandaDoc.

Kopiera, flytta, byta namn på och radera dokument och mallar

Tillgänglighet: alla planer

Obs:

Det finns ingen möjlighet att flytta dokument mellanworkspaces. Kontakta vårt supportteam för att få hjälp med att flytta en kopia av ett dokument till en annan workspace. Alla kopierade dokument kommer att ha utkaststatus.

För att kopiera, flytta, byta namn på eller radera ett enskilt dokument/en enskild mall, håll muspekaren över dokumentet längst till höger, klicka på de vertikala ellipserna och välj en åtgärd från rullgardinsmenyn. Se mer om snabb flytt av dokument i mappar nedan.

Obs:

Mallens/dokumentets titel bör inte överstiga 250 tecken.

Du kan kopiera, flytta och radera flera dokument/mallar samtidigt. Markera alla dokument som du vill hantera och välj en åtgärd längst upp till höger.

Återställ raderade dokument

Tillgänglighet: alla planer

Obs:

Du kan bara hitta och återställa raderade dokument i mappen papperskorgen. För att återställa en mall eller ett innehållsbiblioteksobjekt kontakta oss och ange namn, ungefärligt datum då mallen/innehållsbiblioteksobjektet skapades samt e-postadressen till dess ägare så att vi kan hjälpa dig att återställa det. Tyvärr finns det inget sätt att återställa ett raderat formulär, men du kan lägga en röst på denna funktionsförfrågan och använda lösningen som beskrivshär.

För att återställa ett raderat dokument, öppna först dokumentlistan, välj sedan papperskorgen, håll muspekaren längst till höger över dokumentet och välj tre vertikala ellipser > återställ.

Varning:

Mottagarlänkar fungerar inte för raderade dokument. När dokumentet har återställts kommer mottagarna att kunna se det.

För att återställa flera dokument, markera var och en av dem till vänster om deras namn och välj sedan återställ längst upp till höger.

Obs:

Dokument kommer att återställas till ursprungsmappen i dokumentlistan.

Om du vill radera dokument permanent håller du muspekaren över dokumentet och klickar på de tre vertikala ellipserna längst till höger > radera för alltid. Du kan också markera flera dokument och klicka på radera. Du kan också markera flera dokument och klicka på raderaför alltid för att radera dem permanent.

Varning:

När du raderar en mapp med dokument raderas den permanent och du hittar den inte i mappen papperskorgen. Kontakta supportteamet och ange namn, ungefärligt datum för när dokumenten i en mapp skapades och e-postadresser till dokumentens ägare så att vi kan hjälpa dig att återställa dem.

Massnedladdning av dokument

Tillgänglighet: alla planer

Detta är endast tillgängligt för dokument. Följ dessa steg för att ladda ner flera dokument samtidigt:

  1. Markera alla dokument som du vill ladda ner. Scrolla nedåt för att kunna välja fler än 30 dokument samtidigt.
  2. Klicka sedan på knappen ladda ned längst upp till höger.
  3. Du kommer att se ett meddelande om att nedladdningen har startat och när den har behandlats kommer du att få ett e-postmeddelande från PandaDoc som innehåller en .zip-fil med dina dokument + bifogade filer och dokument som laddats upp via fältet ladda upp.
  4. Länken till zip-filen upphör att gälla inom en vecka.

Tips:

Vi rekommenderar att du laddar ner dokument i omgångar (200-300 dokument på en gång) för att få zip-filerna snabbare.

På samma sätt kan du ladda ner en mapp med dokument.

bulk_download_3.jpg

Ladda ner dokument som .pdf

Det finns tre sätt att ladda ner dina dokument som .pdf:

  1. Välj det dokument du vill ladda ner och klicka på ladda ned längst upp till höger.
  2. Håll muspekaren över dokumentet längst till höger, klicka på de vertikala ellipserna och välj ladda ned i rullgardinsmenyn.
  3. Öppna en mall/dokument, klicka sedan på de tre vertikala ellipserna längst upp till höger och välj ladda ned i rullgardinsmenyn > ladda ned som .pdf.

Ladda ner dokument som .docx

Tillgänglighet: Essentials-, Business-, och Enterprise-planer

Du kan endast ladda ner dina mallar eller dokument som .docx inom en mall/ett dokument.

Så här aktiverar/inaktiverar du: kontoägaren kan aktivera/inaktivera den här funktionen i Add-On Store med hjälp av den här länken.

Obs:

Du kan inte ladda ner innehållsbiblioteksobjekt och formulär som .docx-filer.

Öppna en mall/ett dokument, klicka sedan på de tre vertikala ellipserna längst upp till höger och välj ladda ned i rullgardinsmenyn > ladda ned som .docx.

2022-05-24_12-51-31.png

Inaktivera nedladdning av dokument för mottagare

Du kan inaktivera nedladdning av dokument för mottagare på mall- eller dokumentnivå. Om du vill inaktivera möjligheten för mottagare att ladda ner dokument väljer du "hantera" högst upp på sidan och växlar ladda ner-knappen under "mottagarbehörigheter" till inaktiv.

mceclip1.png

Sortera

Tillgänglighet: alla planer

Du kan sortera dokument efter: titel, status, datum det skapades. Du kan sortera mallar efter: titel, datum det skapades. Klicka på en kolumnrubrik och välj den ordning du vill sortera dokumenten i:

Du kan också sortera för att visa dokument före mappar (när du har flera mappar och inte vill scrolla för långt nedåt).

Klicka på sorteringsikonen i övre högra hörnet och dokument först:

Organisera dokument/mallar i mappar

Tillgänglighet: alla planer

För att skapa en ny mapp, välj "+" bredvid "mappar" i den vänstra panelen.

Alternativt kan du klicka på pilen bredvid +dokument och välja mapp för att skapa ett nytt dokument.

För att flytta dokument/mallar till en mapp kan du antingen dra och släppa dem (till en mapp i listan eller i mapp-trädet).

Alternativt kan du markera dokumenten och välja flytta längst upp till höger, välja målmapp och välja flytta hit.

Flytta dokument från en mapp till ursprungsmappen

Markera de dokument som du vill flytta till ursprungsmappen, dra dem till ALLA högst upp och släpp dem sedan.

Om du vill byta namn på eller radera en mapp markerar du den och klickar på ellipserna längst till höger > byt namn eller radera:

Alternativt kan du öppna mappen och fortsätta därifrån.

Tagg

Tillgänglighet: alla planer

Obs:

Taggar är skiftlägeskänsliga.

För att tagga ett objekt:

  1. Håll muspekaren över dokumentet/mallen och klicka på ellipserna längst till höger
  2. Välj lägg till taggar
  3. Välj en tagg från listan eller skapa en ny
  4. Tryck på spara

Du kommer att se alla dina befintliga taggar i den vänstra panelen. Klicka på dem för att filtrera ut alla dokument som har taggen/taggarna. Om du väljer mer än en tagg kommer PandaDoc att söka efter dokument med alla valda taggar.

Ta bort taggar från ett dokument:

  1. Håll muspekaren över dokumentet och klicka på ellipserna längst till höger
  2. Klicka på lägg till taggar
  3. Tryck på det röda "x" bredvid den tagg du vill ta bort
  4. Tryck på spara

Varning:

Vänligen kontaktavårt supportteam om du behöver ta bort taggar. Om du har rollen medlem kan vi komma att begära godkännande från en administratör för ditt konto.

Relaterade artiklar