Automatiska utgångsdatum

Tillgänglighet: Gratis eSign*, Essentials*, Business, Enterprise 

* Endast Business- och Enterprise-kunder kan ändra utgångstiden. För PandaDoc-abonnemangen Essentials och Gratis eSign är utgångsdatumet inställt på 60 dagar och kan inte ändras.

Automatiskt utgångsdatum är ett alternativ som gör att dina dokument automatiskt upphör att gälla om dokumentet inte slutförts efter en viss tid. Statusen för dessa dokument kommer att bli “Utgånget”.

Du kan aktivera valet att ändra dokumentets automatiska utgångstid i Add-on Store. 

Vad du behöver veta om automatiska utgångsdatum:

1. Ställ in och ändra det automatiska utgångsdatumet med X dagar före och efter att dokumentet skickats
2. Slå på/stäng av varningsmeddelanden 1 dag före dokumentets utgångsdatum före och efter att dokumentet har skickats
3. Varningsmeddelandet är endast tillgängligt för undertecknare och registreras under Aktivitet Åtgärder
4. Nedräkningen till utgångsdatumet visas i "Dokument" om det är mindre än 5 dagar
5. När dokumentet “utgår” är det inte längre tillgängligt för mottagare
6. Ändringar av utgångsinställningar spåras i sammanhangsmenyn Dokumentinformation Inställningar av utgångsdatum
7. Nedräkningen till utgångsdatumet börjar om när ett dokument redigeras eller skickas på nytt
8. Dokumentet kommer att upphöra att gälla X dagar efter att det har skickats, det vill säga om du skickar det kl. 14.30 så upphör det att gälla X dagar senare kl. 14.30

Ställa in automatiskt utgångsdatum för alla mallar och dokument

Gå till Inställningar i det nedre vänstra hörnet Inställningar Inställningar av utgångsdatum. Dina alternativ är:

1. Ställ in "# dagar" och
2. "Varna undertecknare 1 dag före utgångsdatumet".

Klicka på “Spara ändringar” när du är klar.

Ställa in automatiskt utgångsdatum för mallar och dokument

Du kan ställa in automatiskt utgångsdatum i specifika mallar så att alla nya dokument som skapas från mallarna ärver inställningarna.

Öppna en mall, klicka på sammanhangsmenyn högst upp till höger  Utgångsdatum Inställningar (eller Dokument-/Mallinformation Utgångsdatum.) Dina alternativ är:

1. "# dagar" och
2. "Varningsmeddelande" till en undertecknare 1 dag innan dokumentet upphör.

Variabel för automatiskt utgångsdatum

Du kan automatiskt fylla i utgångsdatumet i dokumentet med utgångsdatumsvariabeln.

1. Öppna variabeldelen i den högra panelen och skrolla för att hitta Dokumentets.Utgångsdatum. I ett dokument kommer det att listas under Används inte.  I en mall listas det under System. 
2. Klicka på variabeln för att kopiera och lägga till den i dokumentet.
3. Variabeln med utgångsdatumet fylls automatiskt i när du skickar dokumentet.

Kontrollera inställningarna för automatiskt utgångsdatum innan du skickar ett dokument

När du klickar på "Skicka" och ändrar namnet på dokumentet kommer du att se popup-fönstret "Skicka dokument". Du kommer att se inställningarna för utgångsdatum längst ner. Klicka på den för att kontrollera eller ändra inställningen.

Ändra utgångsdatum i ett skickat dokument

Klicka på sammanhangsmenyn högst upp till höger  Inställningar Utgångsdatum (eller Dokument-/Mallinformation Utgångsdatum.)

Avisering om automatiskt utgångsdatum

Nedan kan du se ett exempel på e-postmeddelandet som dina mottagare kommer att få när dokumentet håller på att upphöra.

Granska dokument som upphört 

4 dagar före dokumentets utgångsdatum kommer dokumentstatusen att markeras med en röd ring. När dokumentet har upphört visas det i din dokumentlista under statusen "Utgånget".

Din mottagare kommer inte att kunna komma åt dokumentet. Istället kommer hen att se följande meddelande:

Dokument som upphör att gälla inom en vecka kommer att listas under Utgår snart.

Det finns två saker du kan göra för att ta bort statusen “Utgånget”:

1. Ändra dokumentets status till utkast. Du gör detta genom att öppna dokumentet och klicka på “Redigera.” Ändra ditt innehåll (om du vill) och skicka det till dina mottagare på nytt.
2. Ändra dokumentets status till Slutfört med hjälp av funktionen Manuell statusändring.