Automatizações

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Marya Maksimchuk
  • Atualizado

Nota:

Algumas das imagens e links deste artigo podem estar disponíveis apenas em inglês (EUA).

Nota:

Esta funcionalidade está em fase beta fechada.

Aviso:

Se participou numa versão beta desta funcionalidade previamente lançada, terá de redefinir as suas automatizações.

As automatizações permitem-lhe poupar tempo e automatizar tarefas sempre que o estado de um documento muda para "Enviado" ou "Concluído".

As automatizações são baseadas em modelos, por isso, assim que ativar uma automatização no seu modelo, todos os novos documentos criados a partir deste modelo herdarão a configuração.

Nota:

Se duplicar um modelo, a sua configuração de automatização não se aplicará à versão duplicada.

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Configurar uma automatização

Nota:

As automatizações não funcionam em formulários criados a partir de um modelo no qual a automatização já tenha sido configurada.

Para começar, abra um modelo em que gostaria de configurar uma automatização e depois selecione Automatizações no topo da página.

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Nota:

Utilizadores com privilégios de Membro não podem criar automatizações.

De seguida, selecione + Criar automatização.

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Ações atualmente disponíveis:

  • Mover um documento para o armazenamento em nuvem (Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox e Box)
  • Mover um documento para uma pasta PandaDoc
  • Enviar outro documento PandaDoc sempre que o estado de um documento for atualizado
  • Alterar cotação/oportunidade/fase da oferta no Microsoft Dynamics, no HubSpot, no Salesforce, no Zoho ou no Zendesk Sell sempre que o estado de um documento for atualizado
  • Atualizar rubricas no Microsoft Dynamics, no HubSpot, no Salesforce, no Zoho ou no Zendesk Sell sempre que o estado de um documento for atualizado
  • Anexar um PDF no Salesforce, Microsoft Dynamics, HubSpot, Zoho, Pipedrive, BambooHR, Greenhouse, SharePoint e NetSuite
  • Criar uma nota no Microsoft Dynamics

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As automatizações não afetarão nenhuma das suas configurações de integração nativas.

Aviso:

Poderá ter de desativar a definição "Bloquear cookies de terceiros" no seu navegador para que as automatizações funcionem.

Automatizações de fluxo de trabalho

Guardar Ficheiros PDF Concluídos no Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox ou Box

Pode facilmente guardar PDFs concluídos no seu Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox ou na sua conta Box com documentos anexados, ao utilizar o campo de recolha de ficheiros.

  1. Selecione "Enviado" ou "Concluído" no menu pendente "Estado do documento" (sugerimos que selecione o estado "Concluído" para garantir que apenas serão anexados documentos concluídos que possuam um certificado de assinatura
  2. Selecione "Autorizar > Ligar " para associar a sua conta Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox ou Box à sua conta PandaDoc
  3. Selecione uma pasta na qual os documentos serão carregados
  4. Selecione a caixa de verificação "Carregar ficheiros selecionados" para anexar também esses documentos
  5. Selecione "Guardar automatização"

Nota:

Sugerimos que altere o nome do documento antes de o enviar, para que a versão criada na sua pasta de armazenamento em nuvem tenha um nome único. O nome do documento não deve conter parênteses retos "[ ]”, barras "/, \" ou os sinais "Maior do que"/"Menor do que" "<>”.
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Cada vez que um documento gerado a partir deste modelo for enviado ou concluído (mesmo que o estado seja alterado manualmente), será criada uma nova pasta com um PDF e ficheiros carregados (se existirem) no seu Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox ou uma conta Box se não selecionar nenhuma pasta ao configurar a automatização. A pasta assumirá o nome do documento.

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Mover documentos enviados ou concluídos para uma pasta PandaDoc específica

  1. Selecione "Mover um documento para uma pasta PandaDoc"
  2. Selecione "Enviado" ou "Concluído" no menu pendente "Estado do documento""
  3. Escolha "Selecionar pasta", depois escolha uma das pastas existentes ou crie uma nova pasta
  4. Selecione "Guardar"
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Cada vez que um documento gerado a partir deste modelo é concluído, passará automaticamente para a pasta selecionada.

Enviar outro documento quando o estado do documento PandaDoc é alterado

  1. Selecione "Quando o estado do documento PandaDoc for alterado, enviar outro documento PandaDoc"
  2. Selecione "Enviado" ou "Concluído" no menu suspenso "Estado do documento"
  3. Escolha Selecionar modelo
  4. Escolha um dos modelos existentes e clique em selecionar
  5. Selecione Guardar
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Cada vez que um documento gerado a partir deste modelo for enviado ou concluído (dependendo da configuração da sua automatização), outro documento será automaticamente criado a partir do modelo que selecionou e enviado para os mesmos destinatários (os destinatários pré-atribuídos neste modelo serão ignorados).

Automatizações CRM

Abra um dos links abaixo para saber mais sobre as automatizações com um CRM que use:

Desativar automatizações

Pode desativar ou eliminar as suas automatizações a qualquer momento. Para fazer isto, selecione "Automatizações" no topo da página, depois desative a opção por baixo de quaisquer automatizações.

Em alternativa, pode selecionar as reticências (três pontos verticais) no canto direito e, em seguida, selecionar "Eliminar".

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