Criar formulários

Disponibilidade: Planos Comerciais* e Empresariais*

* 250 respostas (documentos gerados) por ano por conta incluídas. Pode comprar um volume adicional a 2 $ por documento.

Neste artigo, falaremos sobre o que é necessário para a criação de um formulário, incluindo atribuição de funções e a criação do próprio formulário.

Assista a um breve vídeo sobre os Formulários.

Ativar formulários

Antes de criar um formulário, certifique-se de que esta funcionalidade está ativada no Armazenamento de suplementos. Tenha em atenção que apenas o proprietário da conta pode ativar os complementos no Armazenamento de suplementos.

Para ativar o suplemento Formulários, primeiro certifique-se de que tem sessão iniciada na sua conta do PandaDoc. Em seguida, siga este link https://app.pandadoc.com/a/#/addon-store/eforms e clique em Adicionar ao PandaDoc no pop-up. É tão simples!

Se quiser disponibilizar os Formulários em várias áreas de trabalho, comece por ir a Definições. Uma vez lá, pode ativar o suplemento em qualquer área de trabalho marcando a caixa ao lado de cada nome da área de trabalho e, em seguida, clicando em Guardar alterações.

Atualize a página e deverá ser capaz de ver a secção Formulários no painel esquerdo.

Inicie o seu formulário

Primeiro, navegue até a secção Formulários ao longo do painel esquerdo; em seguida, clique no botão verde Criar formulário perto do canto superior direito do ecrã. Agora pode selecionar um modelo a partir dos seus modelos existentes. Se quiser criar um formulário a partir do zero, precisará de criar um modelo ou carregar o seu ficheiro como um modelo. Assim que tiver feito isso, pode criar um formulário a partir deste modelo.

Adicionar destinatários/funções ao seu formulário

A primeira coisa a fazer assim que abrir o seu novo formulário é especificar o destinatário principal e (se necessário) o segundo destinatário.

• Um destinatário principal é a pessoa que deve iniciar o processo de assinatura. Um formulário pode ter apenas um destinatário principal. Deve incluir a função de destinatário principal no seu formulário.
• Um segundo destinatário é um cossignatário do formulário. Não inicia o processo de assinatura e é geralmente nomeado pelo destinatário principal. O segundo destinatário é uma função opcional.

Por exemplo, digamos que criou um formulário para pedidos de folga. O destinatário principal aqui será o funcionário que solicitar um período de folga, enquanto o segundo destinatário será o gestor que precisa de assinar o pedido para que possa ser processado por um representante de recursos humanos (RH). O destinatário principal (funcionário) introduzirá o nome e o endereço de e-mail do segundo destinatário (gestor) antes de assinar o formulário para garantir que o gestor recebe o formulário para assinatura.

Se o modelo a partir do qual criou o formulário contiver funções, estas serão importadas para o seu formulário. A primeira função listada no modelo tornar-se-á o destinatário principal no formulário.

Siga este link para saber como criar uma folha de ponto de funcionários utilizando os Formulários.  

Pedido de assinatura

Se tiver vários destinatários secundários, pode definir um pedido de assinatura para os mesmos. Esta funcionalidade garante que, assim que o formulário for assinado pelo destinatário principal, será enviado para o primeiro segundo destinatário na lista de pedidos de assinatura. E assim que esta pessoa assinar, o formulário será enviado para o próximo destinatário em linha.

Vamos voltar ao nosso exemplo utilizando pedidos de folga. O representante de RH só deve receber o formulário quando este for assinado pelo funcionário e pelo gestor do funcionário. Neste caso, definiu o funcionário como o destinatário principal, enquanto o gestor e o representante de RH são destinatários secundários.

Em seguida, pode ativar o pedido de assinatura para garantir que a função de gestor fica listada primeiro. Quando o funcionário preencher o formulário e assiná-lo, o documento será enviado para o gestor. Assim que o gestor assinar o documento, só então será enviado para o representante de RH.

Atribuir previamente uma pessoa a uma função

Se uma pessoa específica precisar de assinar todos os documentos gerados a partir do seu formulário, pode atribuí-los previamente a uma função de formulário específica. Basta clicar no nome da função e introduzir o endereço de e-mail do signatário em Atribuição prévia a uma pessoa.

Eis um exemplo útil que, mais uma vez, utiliza pedidos de folga. É provável que o mesmo representante de RH processe todos os pedidos de folga, para que possa atribuir previamente esta pessoa à função de RH. Quando o funcionário preencher o formulário de pedido de folga, só precisa de especificar o seu gestor. A pessoa de RH receberá automaticamente o formulário porque foi previamente atribuída a uma função específica.

Utilize as variáveis de função para adicionar as informações de contacto de um signatário

As variáveis de função são uma forma fácil de preencher automaticamente as informações de contacto de um signatário no seu formulário. Uma variável de função incluirá sempre o nome da função no início e será listada sob a função na secção de variáveis.

Clique numa variável para a copiar e adicioná-la ao seu formulário. Para adicionar uma variável a uma peça de conteúdo carregado, primeiro adicione um bloco de texto e, em seguida, a variável.

Quando o signatário abrir o formulário, introduzirá as suas informações de contacto necessárias — que serão preenchidas automaticamente nas variáveis no formulário.

Configurar a numeração automática no seu formulário

A numeração automática permite-lhe definir uma sequência e um número para cada novo documento criado a partir do seu formulário.

Aplicar a numeração automática em modelos e formulários

Para aplicar a numeração automática ao seu formulário, comece por adicionar uma sequência. Selecione Definições, em seguida, desloque até Numeração automática do documento. Selecione Adicionar sequência para adicionar uma nova sequência e um número inicial. Quando concluído, selecione Adicionar.

Assim que tiver configurado a sua sequência, pode aplicá-la no modelo que irá utilizar ou diretamente no seu formulário. Os formulários criados a partir de um modelo com uma sequência herdarão essa sequência.

Para aplicar uma sequência ao seu modelo, selecione o menu de contexto no canto superior direito e, em seguida, Detalhes do modelo a partir do menu suspenso. Role para baixo até Sequência de modelo e, em seguida, selecione o ícone de engrenagem. Selecione a sequência que acabou de criar ou crie uma nova aqui. Finalmente, selecione Aplicar.

Para aplicar uma sequência ao seu formulário, selecione o menu de contexto no canto superior direito e, em seguida, Sequência de documento.

Utilize a variável de sequência para preencher o número de sequência

Assim que tiver configurado o acima descrito, pode adicionar uma variável de sequência ao seu modelo ou formulário. Isto preencherá automaticamente o número em cada documento criado a partir do modelo ou formulário.

Para aplicar uma variável de sequência, abra um modelo ou formulário e, em seguida, vá para o separador Variáveis. Role até à parte inferior. Em Sistema, copie [Document.SeqNumber] e cole-o num bloco no seu modelo ou formulário.

A variável de sequência será preenchida automaticamente assim que o seu formulário for publicado e os destinatários o visualizarem.

Crie o seu formulário

Quando criar um formulário a partir de um modelo existente, o conteúdo do modelo é convenientemente importado para o seu novo formulário. Melhor ainda, pode personalizar o seu formulário adicionando blocos de conteúdo e campos, como normalmente faz com modelos.

Também pode definir uma tabela de preços interativa ou um criador de cotações, da mesma forma que o faz nos seus documentos e modelos regulares.

Adicione um campo Recolher ficheiros para permitir que os seus destinatários carreguem facilmente ficheiros no seu Formulário.

Também pode adicionar conteúdo da sua Biblioteca de conteúdos. Mas não pode guardar as páginas de formulário e os blocos de conteúdo na sua Biblioteca de conteúdos.

E, finalmente, pode até modificar o design do seu formulário.

Adicionar um título ao ID de Campo

Para encontrar e trabalhar facilmente com os dados que os seus destinatários incluem, pode adicionar um título ao ID de Campo a qualquer campo no seu formulário.

O valor adicionado ao ID de Campo pode ser encontrado no cabeçalho da coluna do ficheiro CSV transferido com as respostas do formulário. No cabeçalho da coluna, o valor é adicionado após o tipo de função e de campo neste formato: Role_Name.Field_Type.Field_ID_value.

Para adicionar um valor a um ID de Campo, selecione um campo no seu modelo ou formulário e, em seguida, selecione Propriedades no painel flutuante do campo. Finalmente, introduza um título no ID do Campo à direita.

Publicar/cancelar a publicação do seu formulário

Assim que estiver pronto para recolher assinaturas com o seu novo formulário, clique em Obter código. Em seguida, pode copiar o código para adicionar o formulário ao seu website ou obter um link direto para o formulário.

Em seguida, assim que estiver pronto para aceitar assinaturas através do seu formulário, clique em Publicar. Isto tornará o formulário disponível para que outros o preencham. Se adicionar o formulário ao seu website sem o publicar, outros não poderão preenchê-lo.

Para fazer edições no seu formulário, precisará de primeiro cancelar a sua publicação. Quando um formulário estiver desativado/ não publicado, isto é o que o seu cliente verá (desde que não tenha removido o código do seu website).

Assim que tiver concluído a edição, basta clicar em Publicar. Não há necessidade de gerar um novo código — este permanecerá o mesmo.

Visualizar e gerir os seus formulários

Pode visualizar os seus formulários indo para a secção Formulários da aplicação.

Existem três níveis de estado nos quais os seus formulários podem estar: Projeto, Ativo, Desativado.

Projeto: O formulário foi criado, mas ainda não foi publicado.

Ativo: O formulário foi criado e publicado. (Note que isto não significa que foi adicionado ao seu website — mas pode ser preenchido.)

Desativado: O formulário foi não publicado e já não pode ser preenchido.

Para eliminar, duplicar, renomear ou transferir um CSV com as respostas de um formulário, clique nas elipses verticais à direita do nome do formulário e, em seguida, selecione uma ação no menu pendente.

Também pode eliminar ou duplicar vários formulários de uma só vez. Basta verificar quantas caixas quiser à esquerda de qualquer nome de formulário e, em seguida, selecione uma ação no canto superior direito.

O nosso próximo artigo analisa mais de perto a publicação e edição de formulários. Leia-o se quiser saber mais!