Alterar manualmente o estado do documento

Quando completa documentos ou efetua pagamentos offline, é útil poder fazer com que os seus registos do PandaDoc reflitam esta alteração. Ser capaz de alterar o estado do documento é importante para manter todos os seus contratos assinados num só lugar.

Disponibilidade: Todos os planos  

Pode alterar manualmente o seu documento para estados Concluído, Expirado, Rejeitado ou Pago.

Matriz de alteração do estado manual:

Concluído

Para manter os seus documentos legalmente ligados, todos os nossos documentos assinados e concluídos pelo destinatário fornecerão um Certificado de Assinatura quando o documento for Finalizado. Se alterar manualmente um documento para o estado “Concluído”, não será gerado nenhum Certificado de Assinatura.

Exemplo de caso de uso: envia um documento do PandaDoc e o seu destinatário imprime, assina, digitaliza-o e envia-o de volta como um anexo de e-mail. A transação é fechada, mas o documento está retido no seu painel do PandaDoc como “Enviado” ou “Visualizado”. Altere manualmente o estado para mover o documento de “Visualizado” para “Concluído”.

Expirado

Se tiver um documento que já não seja válido e não precise de um Certificado de Assinatura, pode fazer o documento Expirar, manualmente.

Exemplo de caso de utilização: envia um documento do PandaDoc e os destinatários não o assinam. Já não quer que os destinatários tenham acesso ao documento (os termos da transação expiraram, etc.) pelo que deseja Expirar o documento imediatamente.

Pago

Se tiver um documento com uma aplicação de pagamento e o cliente concluir o documento (preenchido, assinado e finalizado), mas não concluiu o pagamento, o estado do documento será “Aguarda Pagamento”. No caso de o cliente pagar com um método de pagamento alternativo, pode alterar manualmente o documento para “Pago”.

Exemplo de caso de utilização: o destinatário completa um documento com um campo de pagamento, mas paga em dinheiro ou cheque por correio, pode utilizar a alteração do estado manual para mover o estado do documento de “Aguarda Pagamento” para “Pago”.

Como alterar manualmente o estado

Se não encontrar a funcionalidade, peça ao seu Proprietário da Conta para ativá-la na Loja de suplementos (encontrada no canto inferior esquerdo da sua conta do PandaDoc).

Vá a Documentos à esquerda e encontre o seu documento. Utilize o menu de contexto à direita e clique em  “Alterar Estado”.

Opções de alteração do estado

Quando clicar em “Alterar Estado”, verá as opções:

Estado De/Para: altere um estado de documento pela “matriz de estado” acima.

Notas Privadas: forneça “notas privadas” sobre a alteração manual do estado.

Anexar um ficheiro: anexe um ficheiro que seja acessível pelo Autor e pelos destinatários quando a alteração manual for concluída. Útil quando o documento foi assinado ou pago offline e foi enviado um recibo/cópia assinada através de e-mail.

Notificações: envie um e-mail de notificação sobre a alteração do estado a todos os destinatários.

Exemplo de um e-mail de notificação

Se configurou as alterações manuais para notificar os seus destinatários, veja aqui o exemplo deste e-mail abaixo.