Princípios básicos do PandaDoc

Perfil

Antes de começar a configurar os seus modelos e a enviar documentos, reserve um minuto para rever as suas informações do perfil. Certifique-se de que o seu nome e apelido estão corretos, adicione a sua assinatura e reveja as notificações. Adicione a sua foto de perfil - a mesma aparecerá nos e-mails do PandaDoc quando enviar um documento para alguém! 

Imagem de marca da conta

Disponibilidade: Planos Comerciais e Empresariais

Pode personalizar os e-mails do PandaDoc provenientes da sua conta adicionando o logótipo da sua empresa, ajustando a cor do botão e a cor do texto do botão e personalizando o rodapé do e-mail.

Configuração de conteúdos

Modelos

Por que deveria criar modelos? - pode perguntar. Criar e enviar documentos torna-se muito mais fácil quando não está a começar do zero. Crie modelos reutilizáveis com o PandaDoc para aumentar a sua produtividade e criar consistência em todos os seus documentos.

Pense num padrão para texto, design e marca que possa ser utilizado como o ponto de partida na criação de um novo documento.

Pode criar um modelo de raiz, carregar um PDF estático ou misturar as duas opções. 

Em alternativa, há uma opção para escolher um dos modelos profissionais da Biblioteca de modelos. 

Um modelo criado de raiz dá-lhe o controlo total sobre a sua formatação e design, mas levará mais tempo a criar. Para acelerar, pode converter o seu ficheiro .docx num PandaDoc editável que demora alguns segundos.

Um modelo carregado não será editável, mas pode adicionar-lhe texto e arrastar e soltar campos. É uma forma rápida e fácil se quiser puxar um PDF e pedir que alguém o assine.

Funções

Assim que tiver iniciado um modelo, o seu próximo passo é criar funções de modelo. As funções são espaços reservados para futuros destinatários, por exemplo, Cliente, Responsável pelas decisões, Contabilidade ou Remetente. 

Atribua previamente os campos a uma Função no seu modelo e eles atuarão como espaços reservados para os seus futuros destinatários.  Ao criar um documento a partir deste modelo, atribui os destinatários a cada função no modelo. Todos os campos atribuídos previamente serão automaticamente atribuídos aos destinatários designados.

Cada função gera 11 variáveis de função para informações dinâmicas sobre os destinatários. Ao criar um documento a partir do modelo, as variáveis são preenchidas automaticamente com base nas informações dos contactos.

Variáveis

Acabámos de mencionar variáveis no contexto da função, mas pode utilizar variáveis fora dele!  Pense nas informações que são sempre exclusivas a cada documento específico e, em seguida, substitua-as por uma variável. 

Ao criar um documento a partir deste modelo, preencha as variáveis apenas uma vez e os dados serão preenchidos em todo o documento. É assim tão simples!

Colaboração em tempo real

A união faz a força. Agora, vários membros da equipa podem editar um documento simultaneamente. Os avatares aparecerão no documento para mostrar quem está a efetuar as alterações.

Biblioteca de conteúdos

Disponibilidade: Planos Comerciais e Empresariais

Na Biblioteca de conteúdos, pode armazenar partes de informações que irá utilizar repetidamente, como Depoimentos ou Termos e Condições. Esta é uma excelente forma de enviar documentos personalizados com frases consistentes.

Design

Muito bem, configurou o seu modelo: adicionou funções, conteúdo e campos. Chegou o momento de adicionar estilo! Para criar o seu modelo, clique em Design no painel direito. Tem várias opções para estilizar o Texto, Títulos, Tabelas, Fundo da página, Cabeçalho ou Rodapé e escolher a cor do tema. Quaisquer alterações serão aplicadas a todo o modelo.

Para estilizar a parte de um texto, realce-a e aplique as alterações utilizando a barra de ferramentas superior. Em seguida, utilize Propriedades para adicionar um fundo e ajustar preenchimentos e margens.

DEFINIÇÕES

Clique nas elipses no canto superior direito para manipular as definições no seu modelo, como Lembretes automáticos, Expiração automática, Renovações. Todos os documentos criados a partir deste modelo herdarão as definições.

Envie um PDF do documento concluído automaticamente

Clique em Gerir ou Adicionar funções/destinatários alterne o botão para Anexar um PDF ao e-mail à direita.

Certifique-se de que a notificação "O documento foi concluído por todos os destinatários" está assinalada (pode verificar duas vezes em Definições Perfil).

Definições da área de trabalho

Pode ajustar a maioria das definições ao nível da área de trabalho e todos os novos modelos e documentos herdarão as definições. Pode sempre alterar as definições em modelos e documentos específicos que substituirão as definições da área de trabalho.

Preços e Catálogo

Mas e os produtos e preços? No PandaDoc, pode criar um catálogo de produtos para automatizar a criação de cotações. Pode criá-lo a partir do zero ou importar produtos através de CSV:

Adicionar preços ao seu modelo

Primeiro, adicione uma tabela de preços. Em seguida, clique na mesma para aceder ao modo de edição. E aqui pode adicionar itens do seu catálogo que já configurou ou importou.

Com a tabela de preços do PandaDoc, tem a flexibilidade para adicionar colunas personalizadas ilimitadas para taxas, descontos e impostos a itens de linha e multiplicador adicional:

Defina os itens para opcional ou QTD editável, adicione secções de múltipla escolha que permitem ao seu cliente escolher a opção certa para o mesmo:

Eis mais dicas e truques para tirar o máximo partido da tabela de preços do PandaDoc.

Enviar e assinar

Muito bem - configurou o seu modelo! Agora está pronto para gerar um documento e enviá-lo. No seu modelo, selecione Usar este modelo atribua os destinatários a Funções e clique em Continuar:

Em alternativa, na lista de documentos ou Página Inicial, clique em Criar/Novo documento +Documento e escolha o seu modelo da lista:

Preencha as variáveis não preenchidas - estas serão as variáveis personalizadas que configurou no modelo.

Revise o documento e envie-o! Eis um guia detalhado sobre o envio e assinatura de um PandaDoc.