Acionadores ("triggers") de sincronização Salesforce

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Eugenia Brown
  • Atualizado

Nota:

Algumas das imagens e links deste artigo podem estar disponíveis apenas em inglês (EUA).

Disponível nos planos:

PandaDoc: plano de Negócios* e Empresarial*

Salesforce: "Profissional", "Empresa", "Ilimitado", "Edição de Programador", "Desempenho" ou "Essencial".

*Esta integração está disponível como extensão paga.

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Aviso:

Para utilizar acionadores de sincronização, tem de ter acesso à API da Salesforce.

Nota:

Nas configurações do PandaDoc, em Configurações dos acionadores de documento, se não encontrar os quatro acionadores conforme descrito abaixo, confirme que está a utilizara versão mais recente da Salesforce..

Pode atualizar os campos na Salesforce com dados dos documentos PandaDoc utilizando o Zapier. Saiba mais aqui.

Se é programador, pode encontrar aqui documentação do GitHub que descreve como configurar classes personalizadas e acionadores na integração do PandaDoc com a Salesforce.

Para aceder às configurações do PandaDoc, clique em App Launcher, depois selecione Configurações do PandaDoc, no menu suspenso. As configurações do PandaDoc serão abertas num novo separador.

mceclip3.png mceclip4.png mceclip5.png

Atualização do estado de oportunidade quando o estado do PandaDoc é atualizado

Pode configurar atualizações automáticas do estado de oportunidade assim que o estado de um documento PandaDoc for alterado.

Para ativar esta funcionalidade na Salesforce, clique no "+" na parte superior do ecrã e depois em Configurações do PandaDoc. Desça até Definições de acionadores do documento. Ative Mudar o acionador do estado de oportunidade e clique em Configurar.

Change_opp_status_0.png

Depois, defina o estado do mapeamento do documento para o estado de Oportunidade. Pode efetuar esta configuração em qualquer documento, ou em documentos criados a partir de um modelo específico. O mapeamento de topo permite a definição do mapeamento em qualquer documento.

Set_up_mapping_for_all_documents.png

Vá para baixo e aí pode configurar o estado do mapeamento num modelo específico. Adicione o ID do modelo e clique em Adicionar. (Para encontrar um ID de modelo, abra o modelo e copie o ID da hiperligação na barra de endereços). Depois, configure o mapeamento abaixo e clique em Guardar. Pode criar um mapeamento específico para um número ilimitado de IDs de modelo.

Find_template_ID.pngAdd_template_ID.pngSet_up_mapping_and_Save.png

Por favor, tenha em atenção que quando ambos os tipos de mapeamento estão configurados, o mapeamento de modelos específicos irá substituir o mapeamento predefinido (ou seja, o mapeamento em todos os documentos).

Se precisar de mais mapeamentos de estado, por favor, partilhe as suas ideias no portal de ideias ou contacte-nos.

Guardar as modificações aos documentos em "Notas e anexos".

Pode guardar todas as atualizações aos documentos como notas em "Notas e anexos" na Salesforce.

  1. Para ativar esta funcionalidade na Salesforce, clique no "+" na parte superior do ecrã e depois em "Configurar PandaDoc". Desça até "Configuração dos acionadores de documentos", ative "Acionador de atividadede documentos" e clique em "Configurar".
  2. Para concluir a configuração do "Acionador de atividade de documentos", selecione o objeto onde está instalado o módulo PandaDoc e clique em "Guardar".
Document_activity_0__1___1_.pngDocument_activity_1__1_.png

A seguinte informação fica guardada em Notas:

  • {Utilizador PandaDoc} criou um documento {Nome do documento}.
  • {Utilizador PandaDoc} enviou um documento {Nome do documento} para {Destinatários}.
  • O documento {Nome do documento} foi visualizado.
  • O documento {Nome do documento} foi concluído.
  • O documento {Nome do documento} foi assinado por {Nome do signatário}.
  • O documento {Nome do documento} aguarda pagamento.
  • Foi criada uma revisão do documento {Nome do documento}. (aparece quando o documento é enviado e editado posteriormente)
  • O documento {Nome do documento} caducou.
  • O documento {Nome do documento} foi pago.
  • O documento {Nome do documento} foi rejeitado.
  • O documento {Nome do documento} foi apagado.

Se quiser enviar mais alterações para as Notas, por favor, partilhe as suas ideias no portal de ideias ou contacte a Equipa de apoio do PandaDoc.

Guardar a versão PDF do PandaDoc em "Anexos".

Pode guardar os documentos PDF do PandaDoc como anexos em "Notas e anexos" na Salesforce.

Para ativar esta funcionalidade na Salesforce, clique no "+" na parte superior e depois em "Configurar PandaDoc". Desça até "Definições de acionadores do documento", ative "Guardar versão PDF do PandaDoc em Ficheiros (novo)" e clique em "Configurar".

Save_PDF_versions_Files.png

Nota:

pode consultarhttps://help.salesforce.com/articleView?id=collab_files_differences.htm&type=5 para saber qual a diferença entre ficheiros e anexos.

Configurar estados que irão acionar o carregamento de um PDF.

Também pode configurar o formato do nome do Anexo. Para isso, copie os campos/códigos de fusão (por exemplo, [documentName]) sugeridos na ferramenta de dicas à direita e cole-os no campo "Formato do nome do anexo".

Nota:

[today] significa a data de hoje, [now] significa a data e a hora de hoje.

Depois de concluir, clique em "Guardar" a configuração.

Atualização dos Produtos de oportunidade quando a tabela de preços do PandaDoc é atualizada

Os Produtos de oportunidade podem ser atualizados automaticamente quando a Tabela de preços do PandaDoc é alterada no documento.

Para ativar esta funcionalidade na Salesforce, clique no "+" na parte superior e depois em "Configurar PandaDoc". Desça até "Definiçõesde acionadores do documento" e ative "Atualizar produtosde oportunidade".

mceclip0.png

Como funciona o acionador:

Update_opp_products_1.png

Nota:

Este acionador funciona também com Quantidades editáveis, ou seja, quando o destinatário tem permissão para atualizar a quantidade do produto (saiba maisaqui, Passo 6).

Se tiver alguma sugestão, por favor, partilhe-a no nosso portal de ideias ou contacte-nos.

Também pode configurar um acionador personalizado, mas isso requer conhecimentos avançados de programação. Para consultar exemplos do código que terá de adicionar, consulte o Guia de acionadores personalizados da Salesforce, aqui.

Resolução de problemas:

Os PDF não são anexados aos Ficheiros, embora outros acionadores funcionem

Razão conhecida: a PD_API nas Configurações do site remoto não está ativada.

Solução:

  1. Vá a Configurações da SalesForce
  2. Insira "Configurações do site remoto" na barra de pesquisa rápida e clique no resultado
  3. Confirme se o valor na coluna "Ativo" está marcado para a PD API
  4. Clique em Editar e depois na caixa de verificação para ativar, se estiver desmarcada.
  5. Clique em "Guardar". Neste GIF pode ver os passos descritos:

PDF_are_not_attached.gif