Pipedrive

Disponibilidade: Planos Comerciais e Empresariais

Integre o Pipedrive com o PandaDoc para a gestão de ciclo de vendas de ponta a ponta, esta integração funciona na Organização, nas Pessoas e Objeto de Transação no Pipedrive.

Assista a um vídeo de visão geral:

Funcionalidades

Variáveis: pode transferir informações do Pipedrive para documentos do PandaDoc de forma automática com a ajuda de variáveis.

Produtos: transferir informações do produto de transações no Pipedrive para tabelas de preços do PandaDoc.

Criar documentos: pode criar documentos do PandaDoc a partir de registos de transações, organizações e pessoas do Pipedrive. 

Acompanhamento do estado: pode acompanhar o estado de documentos no Pipedrive.

Sincronização de 2 vias: assim que o documento for assinado, um PDF assinado será anexado aos ficheiros do Pipedrive na transação.

Instalar a Integração

1. Inicie sessão nas suas contas do PandaDoc e do Pipedrive.
2. No PandaDoc, vá a Definições API e Integrações Clique no botão para o Pipedrive Instalar no Pipedrive. Ou vá a Marketplace do Pipedrive, encontre o PandaDoc e instale a aplicação a partir daí;
3. Abra qualquer registo de Contacto/Pessoas, Organização ou Transação em seguida, clique no ícone de Extensões de Aplicações no canto superior direito; deve ver duas opções do PandaDoc: “Criar novo documento” e “Visualizar tokens”.

Configurar Modelos para extrair informações do Pipedrive

Defina previamente um modelo do PandaDoc com variáveis que extrairão informações do Pipedrive assim que criar um novo documento a partir do Pipedrive utilizando este modelo.

1. Abra o seu modelo (clique aqui para saber como criar um novo) no PandaDoc;
2. Abra o Pipedrive num separador à parte. No registo de Organização, Contacto/Pessoas ou Transação, clique no ícone de Extensões de Aplicações no canto superior direito Visualizar Tokens. Verá uma lista das variáveis disponíveis que mostra os campos de Transações e os seus valores associados no Pipedrive. Alternar de separadores para ver mais variáveis disponíveis;
3. Copie e cole estas variáveis com os parêntesis retos no seu modelo;
4. Crie um novo documento a partir do Pipedrive utilizando este modelo e as variáveis serão preenchidas com informações do Pipedrive.

Transferir informações do Pipedrive para o PandaDoc (através de campos)

Pode transferir dados para campos do PandaDoc de forma similar às das variáveis. No entanto, ao contrário das variáveis, não precisa de incluir parêntesis retos.

Na lista de tokens, copie o token sem os parêntesis retos para o campo Unir.

Uma vez enviado o documento, o destinatário verá os dados pré-preenchidos e poderá atualizar este campo, desde que o campo tenha sido atribuído ao destinatário.

Utilizar Funções de Modelo e Variáveis de Função

As funções ajudam a pré-definir campos para os seus destinatários assinarem. Também pode utilizar as Variáveis de função para preencher automaticamente as informações de contacto (nome próprio, apelido, endereço de e-mail) no seu documento. Tenha em atenção que as variáveis não estão disponíveis para os utilizadores do plano de Assinatura eletrónica. 

1. No seu modelo, clique em Adicionar função/ Gerir funções no topo e adicione uma. Atribuir campos à função;
2. Clique no separador Variáveis,  encontre o seu Nome de função específico;
3. Clique num ícone de duplicação para copiar uma variável, e adicione-a ao modelo. Exemplo: [Client.Name];
4. Quando criar um documento a partir do Pipedrive, ser-lhe-á pedido que atribua os participantes de transações às funções de modelo. Todos os campos serão automaticamente atribuídos aos destinatários de documentos e às variáveis de função preenchidas com as informações de contacto.

No caso de se tratar de um destinatário pré-atribuído ao nível do modelo, o destinatário será automaticamente atribuído à função quando o documento for criado.

Enviar informações de produtos do Pipedrive para o PandaDoc

Importar informações de produtos para a tabela de preços do PandaDoc

Que informações de produto pode extrair:

• Nome do produto
• SKU
• Comentários de produtos
• Preço
• QTD
• Desconto
• Imposto (o PandaDoc suporta apenas a taxa de exclusão de impostos ao transferir produtos do PipeDrive para o documento)
• Campos de produtos personalizados

Tal como acontece com as variáveis/tokens, precisa de pré-definir um modelo para aceitar informações de produtos do Pipedrive.

1. No seu modelo, selecione a tabela de preços que pretende preencher. Em seguida, vá a Propriedades da tabela no lado direito e ative o botão que diz Unir dados está ligado.
2. Certifique-se de que os seus produtos estão ligados ao seu registo da Transação no Pipedrive;
3. Crie o seu documento a partir do seu registo de Transações no Pipedrive (não se esqueça de selecionar o seu modelo!)
4. Verifique a sua tabela de preços para garantir que os seus produtos preencheram
5. Para apresentar o seu desconto, imposto ou campos de produtos personalizados, clique no sinal de mais no lado direito da tabela de preços e selecione Desconto/Imposto/Campos de produtos personalizados em Adicionar Oculto.

Notas sobre descontos e impostos

1. Com a integração, pode transferir impostos e descontos de itens de linha. Tenha em atenção que o imposto especificado no registo do produto substituirá o imposto especificado na transação e será transferido para o PandaDoc. 
2. No PandaDoc, os descontos e impostos são apresentados como uma percentagem no modo de edição da tabela de preços, enquanto o modo de visualização mostrará os descontos e impostos no valor da moeda.  

Transferir a descrição do produto para a Tabela de preços

Pode transferir comentários de produtos para a descrição do produto na tabela de preços: 

1. Introduzir a descrição do produto nos comentários
2. Criar um documento: os comentários de produtos são transferidos para a secção de descrição do produto na tabela de preços

Importar informações de produtos para o criador de orçamentos do PandaDoc

Pode enviar informações de produtos para um bloco de criador de orçamentos a partir de transações no Pipedrive. Comece por adicionar um bloco de criador de orçamentos ao seu modelo e, em seguida, crie um documento a partir de uma transação no Pipedrive.

Assim que tiver criado um documento utilizando este modelo, as seguintes informações do produto serão enviadas ao bloco de preparação de cotações:

• Nome do produto
• Descrição (adicionada aos comentários)
• Preço 
• Quantidade
• Desconto 
• Imposto (o PandaDoc suporta apenas a taxa de exclusão de impostos ao transferir produtos do PipeDrive para o documento)

Para exibir campos personalizados no seu documento recém-criado, clique no bloco do criador de orçamentos, selecione Editar orçamento no painel flutuante, selecione Adicionar coluna no canto superior direito da secção e, em seguida, selecione a sua coluna personalizada no menu pendente em Exibir ocultado.

Criar e monitorizar documentos a partir do Pipedrive

Assim que tiver configurado o seu modelo, vá em frente e crie documentos a partir do Pipedrive:

1. Abra um registo de Organização, Contacto/Pessoas ou Transação, clique no ícone de Extensões de Aplicações, clique em Criar documento;
2. Escolha o seu modelo da lista de modelos;
3. Atribua destinatários a Funções e clique em Iniciar edição;
4. Reveja o seu documento e envie-o;
5. Monitorize o estado do documento no registo do Pipedrive em Notas;
6. Quando um documento é assinado e concluído por todos os destinatários, um PDF é anexado em Ficheiros ao registo de transações no Pipedrive.

Ligar um documento a uma transação no Pipedrive

Se criou um documento no PandaDoc e gostaria de associá-lo a uma transação no Pipedrive, está tudo pensado!

1. Certifique-se de que tem sessão iniciada tanto no Pipedrive como no PandaDoc.
2. No seu separador PandaDoc, abra o documento e, em seguida, clique no ícone Pipedrive à direita. 
3. Clique em Associar documento e será pedido para selecionar uma transação a partir da sua conta do Pipedrive. Escolha uma transação e clique em Associar. A lista apresentará todas as transações às quais tem acesso e as dez transações que atualizou mais recentemente serão indicadas em cima. 
4. À direita, em “Informações da Transação”, pode visualizar a data de criação da transação, o estado e o montante total. Atenção, pode ser necessário atualizar as informações da transação apresentadas no PandaDoc para garantir que está a visualizar a atualização mais recente. Se o montante da transação ou a data de criação indicar “Desconhecido”, significa que este campo está vazio no Pipedrive.
5. Agora vá ao registo de transações do Pipedrive. O documento será apresentado no módulo PandaDoc como se tivesse sido criado através do Pipedrive!

Para desassociar um documento de uma transação ou associá-los entre si, selecione os três pontos junto ao nome da transação e selecione Desassociar a transação a partir do menu suspenso. Se criou o documento a partir de outro objeto (Organização, Contacto/Registo de pessoas), não poderá desassociá-lo desse objeto e também não poderá associá-lo a uma transação ou visualizar informações relacionadas.

Se a integração com o Pipedrive não estiver ligada à sua conta, verá um erro apresentado na captura de ecrã abaixo. Entre em contacto com o seu Administrador do Espaço de Trabalho PandaDoc para fazer a associação da integração ou, se for o Administrador, faça a associação em Definições Integrações.

Atualizar um documento com valores a partir do Pipedrive

Se atualizar as informações na sua transação depois do documento ter sido criado ou associado à transação, pode atualizar o seu documento com novos valores a partir da transação associada. Veja como:

1. Dentro do documento PandaDoc, vá ao painel Integrações clicando no ícone Pipedrive à direita.
2. Em Dados de documentos, clique em “Importar de CRM”.
3. As variáveis e informações de produtos na sua tabela de preços (quantidade, preço, % de imposto, % de desconto) serão atualizadas com as informações corretas do Pipedrive. Não poderá atualizar os campos do PandaDoc ou as variáveis da função. Tenha em atenção que, se um produto for removido ou adicionado à transação, o documento não será atualizado.

Perguntas frequentes

Posso alterar o estado da transação após a assinatura automática do documento?

Pode utilizar o Zapier para atualizar o estado da transação assim que um documento tenha sido assinado. Primeiro, ligue a integração do Zapier com o PandaDoc. Assim que o tiver feito, clique em Utilizar este modelo em “Atualizar transações do Pipedrive quando os documentos do PandaDoc estiverem concluídos” e, em seguida, siga os passos.

Resolução de problemas  

Estou a receber o erro de integração

Se vir o erro na captura de ecrã abaixo à medida que cria um documento a partir do Pipedrive, é provável que precise de religar a nossa integração. Não se preocupe — não perderá nenhum dos documentos que criou!

Abra a sua conta do PandaDoc, vá a Definições Integrações, encontre o Pipedrive, clique nele para desligar e, em seguida, clique em Ligar. Agora tente criar um documento novamente.