Hubspot CRM

Use os atributos de personalização do HubSpot como variáveis

Da mesma forma, pode ir buscar propriedades de personalização criados no HubSpot para documentos da PandaDoc. Uma propriedade personalizada criada no HubSpot para um objeto específico (Transação, Contacto ou Empresa) será apresentado na lista de tokens/variáveis correspondente.

1. Abra a sua Transação. vá a Ações selecione Ver todas as propriedades;
2. Em seguida, clique em Definir propriedades padrão no painel à esquerda e configure esta propriedade para ser visualizada na secção Sobre esta transação  Guardar;
3. Abra a Transação encontre a sua propriedade à esquerda preencha o valor;
4. Depois disso, desloque para baixo até ao módulo PandaDoc à direita e clique em Ações Mostrar tokens PandaDoc para encontrar a sua variável. Para que seja preenchida nos documentos, basta copiar e colar a variável num bloco de texto no seu modelo.  

Passar informações do HubSpot para PandaDoc (através de campos)

Pode passar dados para campos da PandaDoc de forma similar às das variáveis. No entanto, ao contrário das variáveis, não deve incluir parêntesis retos.

Na lista de tokens, copie o token sem os parêntesis retos para o campo Unir.

Assim que o documento seja enviado, o destinatário vê os dados pré-preenchidos e poderá atualizar este campo, desde que o campo tenha sido atribuído ao destinatário.

Use as Funções e Variáveis da função para preencher os dados de contacto

Os dados de contacto não estão a ser preenchidos quando cria documentos a partir de uma transação ou objeto da empresa? Infelizmente, as variáveis de contacto não estão disponíveis na transação ou empresa, mas existe uma solução alternativa. As Funções do modelo e Variáveis da função são uma ótima maneira de passar alguns dados de contacto enquanto cria documentos dentro de uma transação/empresa. Poderá passar o primeiro nome, sobrenome, endereço de e-mail, telefone, nome da empresa, cargo, morada, cidade, código postal, país e estado/região de um contacto associado a uma transação ou empresa. Atenção que as variáveis não estão disponíveis para os utilizadores de um plano de assinatura eletrónica.

No caso de se tratar de um destinatário pré-atribuído ao nível do modelo, o destinatário será automaticamente atribuído à função quando o documento for criado.

1. No seu modelo, clique em + Adicionar funções na parte superior e adicione uma função
2. Clique em Variáveis e encontre o seu Nome de função específico
3. Clique no ícone de duplicação ao lado de uma variável para copiar e cole no seu modelo. Exemplo: [Client.Name]
4. Ao criar um documento a partir de uma transação/empresa, atribua o contacto associado ao mesmo com Função criada

Perguntas frequentes 

Inserir informações do produto na PandaDoc

Enviar informações do produto para uma tabela de preços na PandaDoc 

Que informações serão transferidas:

1. Preço
2. Quantidade
3. Desconto ao nível do Artigo individual
4. Nome do Artigo individual
5. Descrição do Artigo individual

O que não é suportado:

1. Impostos (uma vez que os impostos não são suportados no HubSpot);
2. Os pagamentos recorrentes criados no HubSpot serão transferidos como uma opção de pagamento único à PandaDoc, uma vez que PandaDoc não suporta tarifas recorrentes
3. Ordem da lista de produtos. Numa tabela de preços da PandaDoc, os produtos podem ser apresentados numa ordem diferente da existente no HubSpot.

Como enviar produtos do HubSpot

1. No seu modelo, selecione a tabela de preços que pretende preencher. Em seguida, clique em Propriedades no topo da tabela, nas propriedades da tabela à direita, certifique-se de que Unir dados está ativado. Quando estiver ativado vê os marcadores de união de dados a azul na tabela de preços.
2. Certifique-se de que os seus produtos estão ligados ao seu registo da Transação no HubSpot.
3. Crie o seu documento a partir do seu registo da Transação no HubSpot. Verifique a sua tabela de preços para garantir que os seus produtos estão preenchidos.
4. Para que o desconto seja apresentado na tabela de preços, clique no sinal de adição à direita da tabela de preços e selecione Desconto a partir das colunas ocultas. Pode adicionar a coluna Desconto antecipadamente no seu modelo.

Enviar informações do produto para um bloco de preparação de propostas na PandaDoc

Para enviar informações do produto a partir do seu HubSpot ao bloco de elaboração de propostas, primeiro, adicione o bloco de preparação de propostas ao seu modelo. Em seguida, crie um documento a partir de uma transação no HubSpot.

Assim que criar um documento utilizando este modelo, as seguintes informações do produto serão enviadas ao bloco de preparação de propostas:

• Preço
• Quantidade
• Desconto ao nível do Artigo individual
• Nome do Artigo individual
• Descrição do Artigo individual
• Frequência da faturação (apenas anual e mensal)

Para exibir campos personalizados no documento criado clique no bloco de preparação de propostas selecione Editar proposta no painel flutuante, selecione Adicionar coluna no canto superior direito de uma secção e selecione a sua coluna personalizada a partir do menu suspenso em “Mostrar oculto”.

Criar e acompanhar documentos

1. Vá ao HubSpot e abra um registo de Contacto, Empresa ou Transação. Em seguida, clique em “Criar Documento”;
2. Escolha o modelo que pretende utilizar e atribua os seus destinatários. Em seguida, reveja o seu documento e faça quaisquer alterações necessárias para personalizá-lo para o seu destinatário;
3. Clique em Enviar e siga as instruções para personalizar o título do seu documento e a mensagem do e-mail;
4. Vá ao módulo PandaDoc no seu registo HubSpot para acompanhar o estado do seu documento.

Associar um documento a uma transação no HubSpot

Se criou um documento na PandaDoc e gostaria de associá-lo a uma transação no HubSpot, está tudo pensado!

1. Certifique-se de que tem sessão iniciada tanto no HubSpot como na PandaDoc.
2. No seu separador PandaDoc, abra o documento e, em seguida, clique no ícone HubSpot à direita. 
3. Clique em Associar documento e será pedido para selecionar uma transação a partir da sua conta do HubSpot. Escolha uma transação e clique em Associar. A lista apresenta todas as transações às quais tem acesso e as dez transações que atualizou mais recentemente serão indicadas em cima. 
4. À direita, em “Informações da Transação”, pode visualizar a data de criação da transação, o estado e o montante total. Atenção, pode ser necessário atualizar as informações da transação apresentadas na PandaDoc para garantir que está a visualizar a atualização mais recente. Se o montante da transação ou a data de criação indicar “Desconhecido”, significa que este campo está vazio no HubSpot.
5. Agora vá ao registo da transação no HubSpot. O documento será apresentado no módulo PandaDoc como se tivesse sido criado através do HubSpot!

Para desassociar um documento de uma transação ou associá-los entre si, selecione os três pontos junto ao nome da transação e selecione Desassociar a transação a partir do menu suspenso. Se criou o documento a partir de outro objeto (Empresa, Contacto), não poderá desassociá-lo desse objeto e também não poderá associá-lo a uma transação ou visualizar informações relacionadas.

Se a integração com o HubSpot não estiver ligada à sua conta, será apresentado um dos erros nas captações de ecrã abaixo. Entre em contacto com o seu Administrador do Espaço de Trabalho PandaDoc para fazer a associação da integração ou, se for o Administrador, faça a associação em Definições Integrações.

Atualizar um documento com valores do HubSpot

Se atualizar as informações na sua transação depois do documento ter sido criado ou associado à transação, pode facilmente atualizar o seu documento com os novos valores a partir da transação associada. Veja como:

1. Dentro do documento PandaDoc, vá ao painel Integrações clicando no ícone HubSpot à direita.
2. Em Dados do documento, clique em Importar a partir de CRM.
3. As variáveis e as informações do produto na sua tabela de preços (quantidade, preço unitário e desconto unitário) serão atualizadas com as informações corretas do HubSpot. Não poderá atualizar os campos da PandaDoc ou as variáveis da função. 

HubSpot + Plano gratuito de assinatura eletrónica 

Use a nossa integração do HubSpot com a sua conta gratuita de assinatura eletrónica!

Funcionalidades

• Criar documentos: Crie documentos na PandaDoc a partir dos Contactos, da Empresa e da Transação no HubSpot.
• Associar documentos: Crie documentos na PandaDoc e em seguida, associe-os às suas transações do HubSpot
• Acompanhamento do estado: Acompanhe o estado do documento no HubSpot 

Permitir a integração

Siga estes passos para instalar PandaDoc a partir do Mercado do HubSpot e faça a ligação da integração. Se ainda não tem uma conta PandaDoc, pode registar-se enquanto instala a aplicação PandaDoc no Mercado do HubSpot.

Criar um documento 

Abra um Contacto, Empresa ou Transação e selecione Criar documento no módulo PandaDoc à direita. Assim que fizer o carregamento do seu ficheiro PDF ou .docx, pode adicionar campos ao documento, atribuir esses campos aos destinatários e enviar o documento aos seus clientes/potenciais clientes para serem assinados.

Ligar um rascunho de documento a uma transação no HubSpot

Comece por abrir um documento no estado de Rascunho. Selecione Aplicações à direita e clique em +Adicionar. Em seguida, selecione Associar e escolha uma das transações no HubSpot.

Ao criar documentos através do HubSpot, pode utilizar a integração com os nossos planos mais robustos que dispõem de funcionalidades de Edição. Basta escolher um modelo de demonstração na janela “Criar documento”.

Com um plano Business ou Enterprise, pode tirar informações do HubSpot, como valores do campo e produtos, diretamente para os documentos, utilizando variáveis e tabelas de preços do seu modelo.

Perguntas frequentes

Posso atualizar o estado da transação assim que um documento tenha sido assinado?

Não dentro da nossa integração. No entanto, pode utilizar o Zapier para atualizar o estado da transação assim que um documento tenha sido assinado. Também pode utilizar as nossas automatizações (em beta fechado) para atualizar a fase da transação assim que o estado do documento altere.

Resolução de problemas

PandaDoc está a pedir constantemente para iniciar sessão

1. É provável que tenha a definição “Bloquear cookies de terceiros” ativada no seu navegador. Dependendo do navegador que está a utilizar, siga um destes links para desativar esta configuração:

• Firefox
• Chrome
• Microsoft Edge

No Safari, vá a Preferências Privacidade Gerir dados do site. Clique em Remover tudo ou selecione hubspot.com e pandadoc.com e clique em Remover.

2. Além disso, pode ser necessário desativar a configuração "Evitar seguimento entre sites" no Safari (deve estar desligado):

Siga este link dos links abaixo apresentados para saber como desativar esta configuração noutros navegadores.

 

Vejo um erro na aplicação HubSpot no meu documento PandaDoc “Suportamos detalhes dos registos e a capacidade de importar dados de Transações. Crie um novo ou abra um documento existente criado na PandaDoc.”

Os documentos PandaDoc só podem ser associados ou desassociados a partir do objeto Transações no HubSpot. Se este erro for exibido no seu documento PandaDoc, significa que este documento foi criado a partir de um objeto diferente (Empresa ou Contacto). Não poderá desassociá-lo desse objeto para associá-lo a uma transação ou visualizar informações relacionadas. Pode fazer uma duplicação deste documento e associá-lo a uma transação na PandaDoc ou criar um novo através da Transação no HubSpot.