Hubspot CRM
Nota:
Algumas das imagens e links deste artigo podem estar disponíveis apenas em inglês (EUA).Disponibilidade:
PandaDoc: Planos de assinatura eletrónica gratuita, business e enterprise.
HubSpot: consulte HubSpot Marketplace
Esta integração funciona para Contactos, Empresas e Transações no HubSpot.
Assista a um vídeo geral:
Clique aqui para se inscrever num curso de aprendizagem ao seu ritmo sobre a criação e utilização da integração do HubSpot.
Avançar para:
- Funcionalidades
- Instalar a integração
- Configurar modelos para o HubSpot
- Passar informações do HubSpot para PandaDoc (através de campos)
- Utilizar Funções e Variáveis da função
- Inserir informações do produto nz PandaDoc
- Criar e acompanhar documentos
- Associar um documento a uma transação no HubSpot
- Atualizar um documento com valores do HubSpot
- HubSpot + Plano gratuito de assinatura eletrónica
- Perguntas frequentes
- Resolução de problemas
Funcionalidades
Variáveis: Pode passar informações do HubSpot para documentos da PandaDoc de forma automática com a ajuda de variáveis.
Produtos: Transferir informações do produto de transações no HubSpot para tabelas de preços da PandaDoc.
Criar documentos: Pode criar documentos PandaDoc a partir de Transações do HubSpot, Contactos e Empresas.
Acompanhamento do estado: Pode acompanhar o estado do documento no HubSpot.
Como Instalar PandaDoc < Integração HubSpot
Quem pode fazer a instalação? Proprietário da Conta PandaDoc e Administradores com permissões de Administração no HubSpot.
- Certifique-se de que tem sessão iniciada na sua conta HubSpot. Na PandaDoc, vá a Definições Integrações HubSpot e clique em Ligar HubSpot. Isto abre uma nova janela, clique em ‘Conceder Acesso‘ Ligar
- Vá ao HubSpot e abra qualquer Transação, Contacto ou Registo da Empresa. Do lado direito do ecrã, aparece o módulo PandaDoc!

Passar informações do HubSpot para PandaDoc
Aviso:
Esta funcionalidade não está disponível para utilizadores do plano de assinatura electrónica.
Para enviar informações do HubSpot para documentos PandaDoc, deve configurar o seu modelo primeiro para determinar o que quer passar e para onde. Nas secções abaixo, explicamos a forma de como passar informações dos campos do HubSpot para o bloco de texto PandaDoc e as informações de produto para uma tabela de preços ou preparação de proposta. Primeiro, aprenda a passar informações com variáveis.
- Abra o seu modelo (clique aqui para saber como criar um novo)
- Utilize as Variáveis HubSpot: dentro do HubSpot, à direita, desloque para baixo até ao módulo PandaDoc. Clique em Ações Mostrar tokens PandaDoc
- Copie estes tokens/variáveis com os parêntesis retos e cole-os num bloco de texto no seu modelo
- Quando cria um documento usando este modelo a informação do HubSpot será preenchida através de variáveis.
Nota:
- A formatação das variáveis de data depende do formato de data padrão configurado nas duas definições da área de trabalho.
- A formatação da variável da moeda depende da localização da vista do destinatário. Variáveis monetárias personalizadas passam para o documento sem um símbolo da moeda e a formatação.



Use os atributos de personalização do HubSpot como variáveis
- Abra a sua Transação. vá a Ações selecione Ver todas as propriedades;
- Em seguida, clique em Definir propriedades padrão no painel à esquerda e configure esta propriedade para ser visualizada na secção Sobre esta transação Guardar;
- Abra a Transação encontre a sua propriedade à esquerda preencha o valor;
- Depois disso, desloque para baixo até ao módulo PandaDoc à direita e clique em Ações Mostrar tokens PandaDoc para encontrar a sua variável. Para que seja preenchida nos documentos, basta copiar e colar a variável num bloco de texto no seu modelo.






Passar informações do HubSpot para PandaDoc (através de campos)
Pode passar dados para campos da PandaDoc de forma similar às das variáveis. No entanto, ao contrário das variáveis, não deve incluir parêntesis retos.
Na lista de tokens, copie o token sem os parêntesis retos para o campo Unir.

Assim que o documento seja enviado, o destinatário vê os dados pré-preenchidos e poderá atualizar este campo, desde que o campo tenha sido atribuído ao destinatário.
Use as Funções e Variáveis da função para preencher os dados de contacto
Os dados de contacto não estão a ser preenchidos quando cria documentos a partir de uma transação ou objeto da empresa? Infelizmente, as variáveis de contacto não estão disponíveis na transação ou empresa, mas existe uma solução alternativa. As Funções do modelo e Variáveis da função são uma ótima maneira de passar alguns dados de contacto enquanto cria documentos dentro de uma transação/empresa. Poderá passar o primeiro nome, sobrenome, endereço de e-mail, telefone, nome da empresa, cargo, morada, cidade, código postal, país e estado/região de um contacto associado a uma transação ou empresa. Atenção que as variáveis não estão disponíveis para os utilizadores de um plano de assinatura eletrónica.
No caso de se tratar de um destinatário pré-atribuído ao nível do modelo, o destinatário será automaticamente atribuído à função quando o documento for criado.
- No seu modelo, clique em + Adicionar funções na parte superior e adicione uma função
- Clique em Variáveis e encontre o seu Nome de função específico
- Clique no ícone de duplicação ao lado de uma variável para copiar e cole no seu modelo. Exemplo: [Client.Name]
- Ao criar um documento a partir de uma transação/empresa, atribua o contacto associado ao mesmo com Função criada



Nota:
Um contacto ligado a um registo do HubSpot será apresentado no menu suspenso ao atribuir destinatários a funções. Para atribuir um destinatário a partir dos seus contactos PandaDoc comece a introduzir o nome ou o endereço de e-mail.Perguntas frequentes
Expanda para informações importantes sobre variáveis
- Para utilizar variáveis mapeadas a outros campos na PandaDoc ou no seu CRM, as mesmas devem corresponder de forma exata. As variáveis são sensíveis a maiúsculas e minúsculas e um caractere errado impede o preenchimento do token. Exemplo: [Contact.Address] [contactaddress]
- As variáveis não funcionam em todos os objetos. Para consultar a lista de variáveis disponíveis para utilização no seu registo do HubSpot, vá a Ações Mostrar tokens PandaDoc. Se criar um documento a partir de um Contacto, pode utilizar variáveis da Empresa e do Contato. Se criar um documento a partir de uma Empresa, só pode utilizar variáveis da Empresa. Se criar um documento a partir de uma Transação, pode utilizar variáveis da Empresa e da Transação.
Inserir informações do produto na PandaDoc
Enviar informações do produto para uma tabela de preços na PandaDoc
Nota:
Os Produtos do HubSpot estão disponíveis nos Planos Professional e Enterprise do HubSpot.
Que informações serão transferidas:
- Preço
- Quantidade
- Desconto ao nível do Artigo individual
- Nome do Artigo individual
- Descrição do Artigo individual
O que não é suportado:
- Impostos (uma vez que os impostos não são suportados no HubSpot);
- Os pagamentos recorrentes criados no HubSpot serão transferidos como uma opção de pagamento único à PandaDoc, uma vez que PandaDoc não suporta tarifas recorrentes
- Ordem da lista de produtos. Numa tabela de preços da PandaDoc, os produtos podem ser apresentados numa ordem diferente da existente no HubSpot.
Como enviar produtos do HubSpot
- No seu modelo, selecione a tabela de preços que pretende preencher. Em seguida, clique em Propriedades no topo da tabela, nas propriedades da tabela à direita, certifique-se de que Unir dados está ativado. Quando estiver ativado vê os marcadores de união de dados a azul na tabela de preços.
- Certifique-se de que os seus produtos estão ligados ao seu registo da Transação no HubSpot.
- Crie o seu documento a partir do seu registo da Transação no HubSpot. Verifique a sua tabela de preços para garantir que os seus produtos estão preenchidos.
- Para que o desconto seja apresentado na tabela de preços, clique no sinal de adição à direita da tabela de preços e selecione Desconto a partir das colunas ocultas. Pode adicionar a coluna Desconto antecipadamente no seu modelo.


Enviar informações do produto para um bloco de preparação de propostas na PandaDoc
Para enviar informações do produto a partir do seu HubSpot ao bloco de elaboração de propostas, primeiro, adicione o bloco de preparação de propostas ao seu modelo. Em seguida, crie um documento a partir de uma transação no HubSpot.
Assim que criar um documento utilizando este modelo, as seguintes informações do produto serão enviadas ao bloco de preparação de propostas:
- Preço
- Quantidade
- Desconto ao nível do Artigo individual
- Nome do Artigo individual
- Descrição do Artigo individual
- Frequência da faturação (apenas anual e mensal)
Para exibir campos personalizados no documento criado clique no bloco de preparação de propostas selecione Editar proposta no painel flutuante, selecione Adicionar coluna no canto superior direito de uma secção e selecione a sua coluna personalizada a partir do menu suspenso em “Mostrar oculto”.
Nota:
Se tiver várias secções nos produtos do bloco de preparação de propostas será encaminhado para a última secção. Se tiver vários blocos de preparação de propostas no seu modelo, os produtos da sua proposta/oportunidade serão encaminhados para cada bloco.Criar e acompanhar documentos
- Vá ao HubSpot e abra um registo de Contacto, Empresa ou Transação. Em seguida, clique em “Criar Documento”;
- Escolha o modelo que pretende utilizar e atribua os seus destinatários. Em seguida, reveja o seu documento e faça quaisquer alterações necessárias para personalizá-lo para o seu destinatário;
- Clique em Enviar e siga as instruções para personalizar o título do seu documento e a mensagem do e-mail;
- Vá ao módulo PandaDoc no seu registo HubSpot para acompanhar o estado do seu documento.





Associar um documento a uma transação no HubSpot
Se criou um documento na PandaDoc e gostaria de associá-lo a uma transação no HubSpot, está tudo pensado!
- Certifique-se de que tem sessão iniciada tanto no HubSpot como na PandaDoc.
- No seu separador PandaDoc, abra o documento e, em seguida, clique no ícone HubSpot à direita.
- Clique em Associar documento e será pedido para selecionar uma transação a partir da sua conta do HubSpot. Escolha uma transação e clique em Associar. A lista apresenta todas as transações às quais tem acesso e as dez transações que atualizou mais recentemente serão indicadas em cima.
- À direita, em “Informações da Transação”, pode visualizar a data de criação da transação, o estado e o montante total. Atenção, pode ser necessário atualizar as informações da transação apresentadas na PandaDoc para garantir que está a visualizar a atualização mais recente. Se o montante da transação ou a data de criação indicar “Desconhecido”, significa que este campo está vazio no HubSpot.
- Agora vá ao registo da transação no HubSpot. O documento será apresentado no módulo PandaDoc como se tivesse sido criado através do HubSpot!



Para desassociar um documento de uma transação ou associá-los entre si, selecione os três pontos junto ao nome da transação e selecione Desassociar a transação a partir do menu suspenso. Se criou o documento a partir de outro objeto (Empresa, Contacto), não poderá desassociá-lo desse objeto e também não poderá associá-lo a uma transação ou visualizar informações relacionadas.
Se a integração com o HubSpot não estiver ligada à sua conta, será apresentado um dos erros nas captações de ecrã abaixo. Entre em contacto com o seu Administrador do Espaço de Trabalho PandaDoc para fazer a associação da integração ou, se for o Administrador, faça a associação em Definições Integrações.


Atualizar um documento com valores do HubSpot
Nota:
Para utilizar esta funcionalidade, o estado do documento deve ser “Rascunho”.Se atualizar as informações na sua transação depois do documento ter sido criado ou associado à transação, pode facilmente atualizar o seu documento com os novos valores a partir da transação associada. Veja como:
- Dentro do documento PandaDoc, vá ao painel Integrações clicando no ícone HubSpot à direita.
- Em Dados do documento, clique em Importar a partir de CRM.
- As variáveis e as informações do produto na sua tabela de preços (quantidade, preço unitário e desconto unitário) serão atualizadas com as informações corretas do HubSpot. Não poderá atualizar os campos da PandaDoc ou as variáveis da função.
Nota:
O seu documento deve ser criado através do HubSpot para atualizar as informações do produto a partir da sua transação na tabela de preços.

HubSpot + Plano gratuito de assinatura eletrónica
Use a nossa integração do HubSpot com a sua conta gratuita de assinatura eletrónica!
Funcionalidades
- Criar documentos: Crie documentos na PandaDoc a partir dos Contactos, da Empresa e da Transação no HubSpot.
- Associar documentos: Crie documentos na PandaDoc e em seguida, associe-os às suas transações do HubSpot
- Acompanhamento do estado: Acompanhe o estado do documento no HubSpot
Permitir a integração
Siga estes passos para instalar PandaDoc a partir do Mercado do HubSpot e faça a ligação da integração. Se ainda não tem uma conta PandaDoc, pode registar-se enquanto instala a aplicação PandaDoc no Mercado do HubSpot.
Criar um documento
Abra um Contacto, Empresa ou Transação e selecione Criar documento no módulo PandaDoc à direita. Assim que fizer o carregamento do seu ficheiro PDF ou .docx, pode adicionar campos ao documento, atribuir esses campos aos destinatários e enviar o documento aos seus clientes/potenciais clientes para serem assinados.




Ligar um rascunho de documento a uma transação no HubSpot
Comece por abrir um documento no estado de Rascunho. Selecione Aplicações à direita e clique em +Adicionar. Em seguida, selecione Associar e escolha uma das transações no HubSpot.




Ao criar documentos através do HubSpot, pode utilizar a integração com os nossos planos mais robustos que dispõem de funcionalidades de Edição. Basta escolher um modelo de demonstração na janela “Criar documento”.
Com um plano Business ou Enterprise, pode tirar informações do HubSpot, como valores do campo e produtos, diretamente para os documentos, utilizando variáveis e tabelas de preços do seu modelo.
Perguntas frequentes
Posso atualizar o estado da transação assim que um documento tenha sido assinado?
Não dentro da nossa integração. No entanto, pode utilizar o Zapier para atualizar o estado da transação assim que um documento tenha sido assinado. Também pode utilizar as nossas automatizações (em beta fechado) para atualizar a fase da transação assim que o estado do documento altere.
Resolução de problemas
Algumas das minhas variáveis do HubSpot não estão a ser preenchidas
Existem algumas razões para isso poder acontecer.
- Os caracteres da variável não têm uma correspondência exata à variável mapeada. Vá a Ações Ver Tokens PandaDoc para verificar a correspondência.
- Está a usar uma variável com um outro tipo de registo do HubSpot e que não é suportada pelo registo a partir do qual está a criar o seu documento. Por exemplo, os tokens/variáveis da Transação não funcionam quando cria documentos a partir de Contactos.
- Não foi indicado um valor na propriedade mapeada da sua variável HubSpot.
Os meus produtos não estão a ser transferidos para a tabela de preços
- Verifique se a tabela de preços no modelo a partir do qual está a criar documentos tem a opção de "Unir dados" ativada. Para isso, selecione a tabela de preços que quer seja preenchida. Em seguida, clique em Propriedades no painel flutuante, nas propriedades da tabela à direita, ative a alternância que indica Unir dados. Já pode começar a criar um documento.
Se a opção 1 não foi útil ou é irrelevante, peça a alguém da sua equipa com acesso às permissões de Super Admin no HubSpot para voltar a ligar a integração (recomendação do HubSpot). Para fazer isto na PandaDoc, vá a Definições Integrações HubSpot clique em Desativar. Em seguida, volte a ativar.
PandaDoc está a pedir constantemente para iniciar sessão
1. É provável que tenha a definição “Bloquear cookies de terceiros” ativada no seu navegador. Dependendo do navegador que está a utilizar, siga um destes links para desativar esta configuração:
No Safari, vá a Preferências Privacidade Gerir dados do site. Clique em Remover tudo ou selecione hubspot.com e pandadoc.com e clique em Remover.
2. Além disso, pode ser necessário desativar a configuração "Evitar seguimento entre sites" no Safari (deve estar desligado):

Siga este link dos links abaixo apresentados para saber como desativar esta configuração noutros navegadores.