Fluxo de trabalho de aprovação
Nota:
Algumas das imagens e links deste artigo podem estar disponíveis apenas em inglês (EUA).Pode configurar um fluxo de trabalho interno automatizado para enviar documentos aos aprovadores designados antes de enviá-los aos seus destinatários.
Disponibilidade: Planos Comerciais e Empresariais
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Visão geral do vídeo:
Nota:
O proprietário, os Administradores ou os Gerentes de uma conta numa área de trabalho podem gerir o Fluxo de Trabalho e agir como Aprovadores de documentos (se selecionados como Aprovador.)Como utilizar o fluxo de trabalho de Aprovação
A funcionalidade de fluxo de trabalho de aprovação é ativada e gerida ao nível do modelo.
Abra um modelo, vá ao separador Gerir funções e clique no botão "Aprovação necessária".
Em alternativa, selecione o separador Fluxo de trabalho no painel à direita e clique no botão Aprovado para configurar as aprovações.
- Para adicionar um aprovador, comece a escrever o nome ou o endereço de e-mail no pop-up
- Para adicionar um grupo de aprovadores, clique em +Adicionar grupo de aprovadores, atribua-lhe um nome e adicione os seus aprovadores
- Clique em Guardar assim que terminar
Nota:
Um membro de um grupo de Aprovadores aprova o documento em nome do grupo.Pode configurar o pedido de Aprovação e adicionar o mesmo aprovador várias vezes se precisar que eles verifiquem o documento em vários estágios.
Nota:
Não pode reutilizar o mesmo Grupo de Aprovadores noutros modelos, terá de o recriar.Para rever a configuração do seu fluxo de trabalho, vá ao seu modelo/documento, depois vá ao separador Gerir funções e clique em Ver fluxo de trabalho de aprovação.
Editar/eliminar o fluxo de trabalho e os aprovadores
Nota:
Os utilizadores com uma função de Membro não podem editar os fluxos de trabalho de aprovação.Para editar o fluxo de trabalho de aprovação, vá ao seu modelo ou documento de esboço, depois vá ao separador Gerir funções e clique em Configurar o fluxo de trabalho de aprovação.
Clique no ícone de partilha para eliminar um aprovador individual ou um grupo inteiro.
Utilize o botão para desligar o fluxo de trabalho de aprovação no seu modelo/documento.
Nota:
Os utilizadores com um Administrador, Gestor ou função personalizada com a permissão "Pode criar e editar fluxos de trabalho de aprovação" podem editar as aprovações nos documentos de esboço.O que acontece se um Aprovador for eliminado de uma área de trabalho?
O Aprovador deve ser removido do Fluxo de Trabalho antes de ser removido da área de trabalho. Se não, um utilizador com uma função de Administrador ou de Gestor na conta deve editar o fluxo de trabalho de aprovação antes de o documento ser enviado para aprovação, caso contrário, o Aprovador permanecerá no Fluxo de Trabalho de Aprovação e os documentos permanecerão estagnados no processo de aprovação. Contacte-nos se o seu documento estiver estagnado.
Enviar documentos para Aprovação
Assim que um documento for criado, o criador do documento enviá-lo-á para aprovação antes de ser enviado ao destinatário:
O estado do documento será alterado para "A Aprovar" e o Aprovador receberá o e-mail de notificação. Podem abrir o documento a partir da notificação por e-mail ou da sua Caixa de Entrada no PandaDoc e verão duas opções: Aprovar ou Rejeitar. Os Aprovadores também podem fornecer um comentário de acompanhamento para o criador do documento.
Assim que o Aprovador rejeitar ou aprovar o documento, o criador do documento receberá uma notificação por e-mail juntamente com o comentário (se aplicável).
O estado do documento será Aprovado ou Rejeitado. Se Aprovado, o documento pode ser enviado.
Nota:
O Aprovador ou o autor do documento podem enviar o documento assim que for aprovado.Se rejeitado, o documento deve ser editado e reenviado para Aprovação.
A atividade mais recente na Informação do Documento demonstra os eventos de aprovação.
Aprovações condicionais
Disponibilidade: Plano Empresarial
A nossa funcionalidade de Aprovações condicionais permite-lhe automatizar o seu fluxo de trabalho de aprovação de documentos. Os Aprovadores receberão um documento apenas se as condições que foram definidas no modelo forem satisfeitas. Se uma condição não for satisfeita, o documento será automaticamente movido para o estado aprovado.
Pode definir uma condição para:
- Valor do documento
- Desconto de item de linha
- Desconto total
- Total de desconto do item de linha
Como configurar as Aprovações Condicionais
Para configurar as condições para o seu fluxo de trabalho de aprovação, comece por abrir o seu modelo e siga estes passos:
- Escolha o menu de elipses verticais na parte superior da página e, em seguida, escolha Fluxo de trabalho no menu pendente
- No bloco Aprovado, ative o botão para aceder às definições de aprovação
- Adicionar aprovadores individuais ou um grupo de aprovadores
- Clique no botão +Adicionar condição e, em seguida, adicione uma ou mais condições
- Clique em Guardar
Dica:
Pode configurar condições diferentes para aprovadores individuais separadamente, ou pode deixar determinados aprovadores sem condições caso seja necessário aprovarem cada documento.Dica:
Defina uma ordem de aprovação se quiser que o documento vá para apenas um aprovador de cada vez.Nota:
Uma vez que a moeda de aprovação condicional é controlada pela moeda do valor do documento, se alterar a moeda do valor do documento, a moeda de aprovação condicional será sincronizada com ela.Clique aqui para saber mais sobre as aprovações condicionais com um bloco criador de cotações.
Acompanhamento de aprovações
O registo de auditoria e o bloco Atividade mais recente registam o estado de aprovação de um documento, tal como quando a aprovação é automaticamente ignorada ou um documento foi aprovado.