Documentos que expiram de forma automática

Disponibilidade: eSign gratuito*, Essentials*, Planos Business e Enterprise

* Apenas clientes com os planos Business e Enterprise podem alterar a data de caducidade. Nos planos Essentials e eSign gratuito do PandaDoc, a data de caducidade está definida para 60 dias e não pode ser alterada.

Expirar de forma automática é uma opção que irá fazer com que um documento expire automaticamente se não for concluído após um certo período de tempo. O estado destes documentos será identificado como "Expirado".

Se desejar ter acesso à funcionalidade que lhe permite alterar quando um documento expira automaticamente, aceda à loja de complementos.

O que precisa de saber sobre documentos que expiram de forma automática:

1. Definir e alterar o número de dias até expirar (antes e depois do envio)
2. Ativar/desativar a notificação que o avisa 1 dia antes da data de caducidade (antes e depois do envio do documento)
3. A notificação de aviso só está disponível para assinantes e encontra-se registada em Informação do documento > Atividade mais recente
4. A contagem decrescente referente à data de caducidade aparece em "Documentos" se for inferior a 5 dias
5. Quando o documento "Expirar", deixará de estar disponível para os destinatários
6. As alterações às definições da data de caducidade podem ser visualizadas em Informação do documento > Atividade mais recente
7. A contagem decrescente reinicia quando um documento é editado e reenviado
8. O documento expirará X dias após o seu envio, ou seja, se o enviar às 14:30, expirará X dias depois às 14:30

Configurar a data de caducidade automática para todos os novos modelos e documentos

Vá a Definições no canto inferior esquerdo > aceda a Definições > Definições de Caducidade. As opções são:

1. Defina "número de dias" e
2. "Avisar os signatários 1 dia antes do documento expirar".

Quando o tiver feito, clique em "Guardar alterações".

Configurar a data de caducidade num modelo/documento específico

Pode configurar a data de caducidade num modelo específico para que todos os novos documentos criados a partir desse modelo herdem as mesmas definições de caducidade.

Abra qualquer modelo, clique no menu de contexto, no canto superior direito, > Definições > Caducidade (ou Detalhes do Documento/Modelo > Caducidade). As opções são:

1. "número de dias" e
2. "Notificação de aviso" para um signatário 1 dia antes do documento expirar.

Variável de caducidade

Pode preencher automaticamente a data de caducidade com a variável "data de caducidade".

1. Abra a secção de variáveis no painel direito e desça até encontrar Document.ExpirationDate. Num documento, aparecerá em "Não utilizado". Num modelo, aparecerá em "Sistema".
2. Clique na variável para a copiar e adicionar ao documento.
3. A variável será automaticamente preenchida com a data de caducidade após o envio.

Verificar as definições de caducidade antes de enviar um documento

Após clicar em "Enviar" e alterar o nome do documento, aparecerá o pop-up "Enviar Documento". Verá as definições da data de caducidade no canto inferior esquerdo, clique aí para verificar ou modificar as definições.

Modificar o período de caducidade de um documento enviado

Para prolongar a validade dos seus documentos, vá à lista de documentos. Passe o cursor sobre um documento na extremidade direita, clique nas três elipses verticais. No menu suspenso, selecione "Aumentar a data de caducidade".

Em alternativa, pode prolongar o período de caducidade dentro de um documento. Clique no ícone de informação do documento, que vai encontrar no canto superior direito, > Definições > Caducidade. Edite a data de caducidade e selecione Aplicar.

Notificação referente a um documento que vai expirar de forma automática

Consulte abaixo um exemplo do e-mail de notificação que os seus destinatários irão receber quando o documento estiver prestes a expirar.

Rever documentos expirados

4 dias antes do documento expirar, o estado do documento terá um círculo vermelho em seu redor. Quando o documento tiver expirado, irá aparecer na sua lista de documentos com o estado "Expirado".

O seu destinatário não poderá aceder ao documento, sendo disponibilizada esta mensagem:

Em "A expirar brevemente" encontrará os documentos que expiram no prazo de uma semana.

Para remover o estado "Expirado", tem duas opções:

1. Reverter o documento para rascunho. Para o fazer, abra o documento, e clique em Ações > Editar. Altere as definições de caducidade e o conteúdo do documento (se necessário) e reenvie-o aos seus destinatários.
2. Altere o estado do documento para "Concluído" através da função de Alteração Manual do Estado.