Nota:
Este guia abrange a funcionalidade da versão mais recente da integração do PandaDoc com o Salesforce.
Disponibilidade:
PandaDoc: plano Business Anual* e plano Enterprise Anual*
Salesforce: “Professional”, “Enterprise”, “Unlimited”, “Developer edition” e “Performance”.
A integração é compatível com oportunidades, potenciais clientes, contactos, contas e objetos personalizados.
*Esta integração está disponível como um suplemento pago.
Avançar para:
Saiba como instalar e configurar o módulo PandaDoc aqui.
Passar dados do SFDC para o PandaDoc
Nota:
Ao criar documentos no Salesforce, a partir das suas Oportunidades, a moeda atribuída ao documento será a moeda utilizada na oportunidade.
Para passar dados do Salesforce para o documento do PandaDoc deve, em primeiro lugar, criar o seu modelo e configurá-lo com variáveis (à semelhança dos campos de intercalação).
Passar campos do Salesforce para o PandaDoc
Antes de configurar o seu modelo com variáveis, crie uma lista de variáveis para cada objeto com que vai utilizar o PandaDoc.
Nota:
As variáveis têm de ser configuradas para cada objeto individualmente. Apenas as variáveis listadas nesse objeto específico estarão disponíveis ao criar um documento a partir do mesmo (sem preenchimento entre objetos).
Para isso, aceda à Configuração PandaDoc no Iniciador de aplicações
Desloque-se para baixo até Fluxo de dados do Salesforce para o PandaDoc e clique em Configurar tokens
De seguida, selecione um objeto para o qual deseja modificar a lista de tokens. Se tiver o PandaDoc instalado noutro objeto, clique em Adicionar objeto. Verá uma lista predefinida de variáveis/tokens à direita. Para adicionar mais, marque os campos que pretende adicionar à lista de variáveis/tokens e clique em Guardar
Abra um registo do Salesforce, desloque-se para baixo até ao PandaDoc, clique no ícone de engrenagem, no canto superior direito do módulo, e escolha Variáveis. Aqui verá o que pode passar.
Abra o modelo do PandaDoc numa janela separada do browser, copie e cole os nomes das variáveis com os parênteses retos no modelo.
Quando cria um documento a partir do Salesforce utilizando este modelo, as variáveis serão preenchidas com as informações do CRM.
Nota:
No caso de o campo no Salesforce estar vazio, a variável no documento não será preenchida; terá de a preencher manualmente.
Nota:
A formatação das variáveis de data depende do formato de data predefinido nas definições do seu espaço de trabalho.
A formatação da variável de moeda é baseada no local de visualização do destinatário. As variáveis personalizadas da moeda passam para o documento sem um símbolo da moeda e formatação.
Aviso:
Os campos de texto encriptados não podem ser passados através de uma variável.
Passar destinatários do Salesforce para o PandaDoc
Nota:
A passagem de informações dos destinatários funciona melhor com as Funções do PandaDoc. Saiba como configurar funções num modelo aqui.
Dependendo de um objeto onde o módulo PandaDoc está localizado, o Salesforce envia, por predefinição, as seguintes informações do destinatário:
a partir de Oportunidade: info da Função do Contacto
a partir de Conta: info do Contacto + possibilidade de enviar info da Conta
a partir de Potencial cliente: info do Potencial cliente
a partir de Contacto: info do Contacto
a partir de Orçamentos: info do Contacto
Se pré-atribuir um destinatário no nível do modelo, este será automaticamente atribuído à função quando o documento for criado no Salesforce.
Pode configurar qual o campo do Salesforce que será mapeado para uma função no PandaDoc, e definir quais os campos que serão enviados como os seguintes parâmetros:
Nome próprio
Apelido
E-mail
Campo da empresa
Campo do telefone
Campo da função
Aceda ao Iniciador de aplicações e localize a Configuração PandaDoc
Desloque-se para baixo até Fluxo de dados do Salesforce para o PandaDoc e selecione Configurar destinatários.
Nota:
Verá o mapeamento predefinido para objetos predefinidos. Pode alterá-los ou adicionar novos mapeamentos para objetos personalizados.
Para que o PandaDoc mapeie automaticamente o destinatário para uma função específica, são necessários 2 elementos:
Campo de função configurado no Mapeamento de destinatários.
Ter nomes de função idênticos no Salesforce e no modelo do PandaDoc.
Se esta configuração estiver correta, o PandaDoc inserirá o respetivo destinatário na respetiva função quando estiver a criar documentos.
Nota:
O PandaDoc puxa todos os contactos relacionados do Salesforce para o documento. Para remover um contacto, elimine-o na janela de pop-up da função ou na secção de destinatários no documento.
Se gerar documentos a partir de um orçamento ou de um caso, pode estar a utilizar um campo de pesquisa para um registo de contacto específico. Para especificar quais os campos de pesquisa a utilizar como destinatários, aceda a Configuração PandaDoc. Para o efeito, desloque-se para baixo até Definições de personalização de objetos. Localize o objeto para o qual pretende configurar esta opção e clique em Configurar, no lado direito.
De seguida, selecione o campo a utilizar como destinatário e clique em Guardar. Pode escolher até cinco campos.
Depois, configure o mapeamento de destinatários. E já está!
Filtrar destinatários
Pode filtrar os contactos que são transferidos para os documentos PandaDoc como destinatários com base nos campos sim/não de um registo (também conhecidos como campos booleanos).
Aceda ao Iniciador de aplicações, localize Configuração PandaDoc e selecione Configurar destinatários
Desloque-se para baixo até Filtragem de destinatários
Clique em Ativar filtragem
Escolha um campo com base no qual os destinatários de valores serão filtrados
Escolha o valor do campo com base no qual os destinatários serão filtrados: verdadeiro - sim, falso - não.
Se tiver configurado o Mapeamento de destinatários para as Contas, pode configurá-lo para passar esta informação da Conta (e-mail, número de telefone, etc.) como destinatário para o PandaDoc.
Para tal, aceda a Configuração PandaDoc e, em seguida, desloque-se para baixo até Definições de personalização de objetos. Ao lado do nome do Objeto da conta, clique em Configurar e assinale a caixa junto a Enviar conta como destinatário, e clique em Guardar.
Nota:
As Funções de contacto do Salesforce e as funções de modelo do PandaDoc não podem ter 2 contactos atribuídos a uma função.
Se tiver alguma sugestão sobre as funcionalidades do PandaDoc, envie uma ideia para o portal de ideias ou contacte a nossa equipa de Assistência.
Passar informações do Salesforce para o PandaDoc (através de campos)
Pode passar dados para os campos do PandaDoc de forma semelhante ao funcionamento das variáveis. No entanto, ao contrário do que acontece com as variáveis, não é necessário incluir parênteses retos.
Na lista de tokens, copie o token sem parênteses retos para o campo Intercalar.
Depois de o documento ter sido enviado, o destinatário verá os dados pré-preenchidos e poderá atualizar este campo, desde que o campo lhe tenha sido atribuído.
Passar os dados do produto para a tabela de preços
Nota:
A ordem atual dos itens de linha na oportunidade é mantida na tabela de preços e no bloco do criador de orçamentos quando cria um documento a partir da sua oportunidade ou atualiza informações no documento utilizando o botão “Importar do CRM”.
O PandaDoc pode enviar produtos a partir de oportunidade, potenciais clientes, contactos ou conta para uma tabela de preços num documento. Neste guia, analisaremos como passar produtos da Oportunidade para o PandaDoc, mas a configuração é igual para outros objetos.
Primeiro, mapeie os campos de produto da Oportunidade para os campos da tabela de preços.
Aceda a Configuração PandaDoc e, em seguida, clique em Configurar itens de preço PandaDoc.
Os produtos da Oportunidade serão apresentados por predefinição, mas pode selecionar outro objeto para configurar o mapeamento.
Em seguida, mapeie os campos de produto da Oportunidade para os campos da tabela de preços e clique em Guardar.
Abaixo, em Ordenação de itens de preço, pode configurar a ordem pela qual pretende que os produtos sejam listados na tabela de preços do PandaDoc.
Agora, configure a tabela de preços para aceitar produtos do Salesforce.
Abra o seu modelo PandaDoc e adicione uma tabela de preços
A Intercalação de dados estará ativada por predefinição.
É tudo para a configuração! Quando inicia um novo documento a partir de uma Oportunidade (assumindo que foram adicionados produtos à mesma), certifique-se de que seleciona o seu modelo. Os produtos serão adicionados à tabela de preços. Se determinados campos não forem apresentados, clique no sinal de adição do lado direito da tabela de preços e selecione os campos em Adicionar oculto.
Passar campos de produtos personalizados para a tabela de preços
Por vezes, é necessário passar mais do que o conjunto padrão de campos de produto.
Primeiro, adicione os campos de produto da Oportunidade à lista de tokens/variáveis acedendo a Configuração PandaDoc > Configurar tokens. Selecione Produto da oportunidade e marque os campos que precisa de passar à direita, e estes aparecerão na lista de tokens à esquerda
Clique em Guardar. É tudo para a configuração
Certifique-se de que a opção Intercalação de dados no modelo da tabela de preços está ativada
Ao criar um documento a partir do modelo, clique no sinal de adição no lado direito da tabela de preços
Selecione os campos de produto personalizados em Adicionar oculto.
Se acha que o processo de adição de campos personalizados, sempre que cria um documento, a partir de colunas ocultas, implica demasiados cliques, existe uma forma de o contornar.
Criar um documento e desocultar campos de produto personalizados
Em seguida, clique nos três pontos verticais no canto superior direito e selecione Converter para modelo. O seu novo modelo será aberto num novo separador do navegador
No modelo, pode eliminar os produtos da tabela de preços, mas certifique-se de que mantém as colunas do campo personalizado
Da próxima vez que iniciar um documento a partir do Salesforce, utilize este modelo. As colunas serão preenchidas com valores de campos de produtos personalizados.
Passar dados de produtos de Salesforce para um bloco do criador de orçamentos
Disponibilidade: planos Business* e Enterprise*
*O criador de orçamentos integra o nosso suplemento CPQ
Nota:
A ordem atual dos itens de linha na oportunidade é mantida na tabela de preços e no bloco do criador de orçamentos quando cria um documento a partir da sua oportunidade ou atualiza informações no documento utilizando o botão “Importar do CRM”.
Pode enviar informações sobre o produto para um bloco do criador de orçamentos a partir de uma oportunidade no Salesforce. Comece por adicionar um bloco de criação de orçamentos ao seu modelo e, em seguida, crie um documento a partir de uma oportunidade no Salesforce.
Depois de criar um documento utilizando este modelo, as seguintes informações do produto serão enviadas para o bloco de orçamento:
Nome do produto
Preço
Quantidade
Desconto
Para desocultar os campos personalizados no seu documento criado recentemente, clique no bloco do criador de orçamentos, selecione Editar orçamento no painel flutuante, selecione Adicionar coluna no canto superior direito da secção e, em seguida, selecione a sua coluna personalizada no menu pendente em Mostrar oculto.
Nota:
Se o bloco do criador de orçamentos contiver várias secções, os produtos serão puxados para a última secção. Se o seu modelo contiver vários blocos de criação de orçamentos, os produtos da sua oportunidade serão puxados para cada bloco.
Criar e enviar documentos
Agora que criou e configurou o seu modelo, pode continuar a criar e enviar documentos a partir do Salesforce.
Aceda a um registo, localize o módulo PandaDoc e clique em Novo documento
Escolha um modelo ou selecione os modelos que gostaria de agrupar e, em seguida, selecione Adicionar itens e atribua destinatários a funções, se aplicável
Clique em Continuar e verifique o seu documento: variáveis, conteúdo, lista de destinatários, lembretes e envie o seu documento
Pode agora voltar ao registo no Salesforce e acompanhar o estado do documento
Quando um documento estiver concluído, o seu formato .pdf aparecerá em Ficheiros no registo. (Embora integre a funcionalidade de acionadores de sincronização, está ativada por predefinição quando instala o pacote PandaDoc).
Adicionar ficheiros na vista de objetos
Se não vir Ficheiros no seu objeto, poderá ter de os adicionar à vista de objetos.
Para isso, é necessário voltar aos Esquemas de página do objeto nas Definições do Salesforce:
Abra o Salesforce, clique no ícone de engrenagem que se encontra no canto superior direito e selecione Configurar
Aceda ao Gestor de objetos e selecione Oportunidade
Em Oportunidade, aceda ao Esquema da página e selecione Esquema da oportunidade
Na página do Esquema da oportunidade, utilize a barra de ferramentas superior para encontrar Listas relacionadas. De seguida, procure Ficheiros, arraste e largue onde for necessário e, em seguida, clique em Guardar
Verifique novamente as suas Oportunidades para garantir que os Ficheiros podem agora ser vistos a partir da página.
Associar um documento a uma Oportunidade no Salesforce
Nota:
Esta funcionalidade está disponível para utilizadores com uma função de Membro, Gestor e Administrador. Se utilizar funções personalizadas, certifique-se de que ativa a permissão “Pode visualizar e solicitar integrações” para a função, de modo a permitir aos utilizadores associar documentos ao Salesforce e importar dados.
Se tiver um documento criado no PandaDoc que gostaria de associar a uma Oportunidade no Salesforce, temos tudo o que precisa!
Clique aqui para saber mais.
Atualizar um documento com valores de campo de Salesforce
Nota:
Para esta funcionalidade, o documento tem de estar no estado Rascunho.
Nota:
Esta funcionalidade está disponível para utilizadores com uma função de Membro, Gestor e Administrador. Se utilizar funções personalizadas, certifique-se de que ativa a permissão “Pode visualizar e solicitar integrações” para a função, de modo a permitir aos utilizadores associar documentos ao Salesforce e importar dados.
Se as informações num registo do Salesforce forem atualizadas após o documento já ter sido criado a partir desse registo, é possível atualizar o documento com os valores corretos:
No documento, aceda ao painel Integrações clicando no ícone do Salesforce, à esquerda, dentro do documento PandaDoc
Em Dados do documento, selecione “Importar do CRM”
As variáveis e os produtos no criador de orçamentos/tabela de preços serão atualizados com as informações mais recentes do Salesforce, desde que o documento tenha sido criado a partir da Oportunidade. A lista de produtos no PandaDoc será alterada com base na adição ou remoção de produtos da oportunidade.
Nota:
A ordem atual dos itens de linha na oportunidade é mantida na tabela de preços e no bloco do criador de orçamentos quando cria um documento a partir da sua oportunidade ou atualiza informações no documento utilizando o botão “Importar do CRM”.
É possível utilizar a funcionalidade “Importar do CRM” em qualquer objeto do Salesforce: oportunidade, conta, potencial cliente, contacto ou objetos personalizados.
Se o campo no Salesforce estiver vazio, a variável correspondente não será atualizada.
Aviso:
Não é possível atualizar os campos do PandaDoc ou as variáveis de função.
Poderá encontrar os passos para a resolução de problemas aqui.