Grupowanie dokumentów
Uwaga:
Niektóre obrazy i łącza w tym artykule mogą być dostępne tylko w języku angielskim.Dostępność: plany Essentials, Business i Enterprise
Ograniczenia: można zgrupować razem do 10 dokumentów, przy czym wielkość poszczególnych dokumentów nie może przekraczać 50 MB.
Przejdź do:
Chcesz wysłać kilka dokumentów w jednym e-mailu, które mają być podpisane i przechowywane oddzielnie? Funkcja grupowania dokumentów pozwala wysłać dokumenty w formie jednego uporządkowanego pakietu.
Obejrzyj film z prezentacją:
Jak grupować dokumenty?
Warto grupować dokumenty na poziomie szablonu, ponieważ wtedy można uwzględnić wszystkie dokumenty (np. umowę o zachowaniu poufności, kontrakty, faktury), które mają być podpisane i przechowywane oddzielnie.
Uwaga:
Czynność grupowania dokumentów spowoduje wyłączenie skonfigurowanych wcześniej procesów zatwierdzania i kolejności podpisywania. Po pogrupowaniu dokumentów należy skonfigurować nowy proces zatwierdzania lub kolejności podpisywania szablonu.Dokumenty można pogrupować na poziomie szablonu/dokumentu na kilka sposobów.
- Najpierw utwórz szablon/dokument, a następnie dodaj do niego dokumenty. Możesz skorzystać z istniejących już szablonów, dodać szablony z galerii lub przesłać dokumenty.
- Prześlij kilka dokumentów, aby utworzyć partię, a następnie ustalić kolejność. W tym celu wybierz opcję Create (Utwórz) z listy szablonów/dokumentów, a potem Upload file (Prześlij plik), aby móc wybrać pliki lub przeciągnąć je i upuścić do obszaru przesłania.
- Wybierz kilka szablonów, aby utworzyć partię. W tym celu wybierz opcję Create (Utwórz) z listy szablonów/dokumentów. Następnie wybierz szablony do uwzględnienia i kliknij opcję Add items(Dodaj elementy).
Uwaga:
Aby zmienić kolejność dokumentów, przeciągnij dokument/szablon do wybranego miejsca, klikając jego nazwę.Aby pogrupować dokumenty w jednym szablonie lub dokumencie, wybierz ikonę dokumentu w lewym górnym rogu, ustaw kursor nad lub pod nazwą dokumentu w panelu Documents (Dokumenty) i zaczekaj, aż pojawi się niebieska linia wskaźnika. Następnie kliknij ikonę plusa (+) i wybierz Add document (Dodaj dokument).
Możesz również wybrać +Document (+Dokument), aby dodać dokument na koniec partii dokumentów.
Po zgrupowaniu dokumentów można dodać niezbędne pola i sprawdzić, czy są przypisane do odpowiednich osób podpisujących. Teraz można wysłać partię dokumentów do odbiorców za pośrednictwem e-maila lub łącza bezpośredniego.
Praca z pogrupowanymi dokumentami
Panel Documents (Dokumenty) pozwala uzyskać szybki dostęp do pogrupowanych dokumentów. Aby otworzyć panel, wybierz ikonę dokumentu pod nazwą pogrupowanych dokumentów.
W panelu Dokumenty można:
- Dodać nowy dokument/treści.
- Zwinąć lub rozwinąć dokument za pomocą strzałki obok nazwy dokumentu.
- Zmienić nazwę dokumentu.
- Usunąć dokument.
- Zastąpić plik źródłowy przesłanego dokumentu.
Podpisywanie pogrupowanych dokumentów
Uwaga:
Jeżeli pogrupowany już dokument wymaga edycji, wówczas trzeba edytować i wysłać ponownie całą partię.Każda osoba podpisująca będzie musiała wypełnić przypisane im pola, a następnie wybrać opcję Finish (Zakończ), aby ukończyć pracę nad wszystkimi pogrupowanymi dokumentami. Osoby podpisujące mogą użyć panelu Documents (Dokumenty) po lewej stronie, aby szybko odszukać dokumenty.
Gdy wszystkie osoby podpisujące ukończą pracę nad każdym dokumentem, stan partii zmieni się na Completed (Ukończone). Teraz będzie można pobrać dokumenty jako jeden plik PDF lub oddzielne pliki PDF z certyfikatem podpisu dla każdego dokumentu z polem podpisu.
Pobieranie pogrupowanych dokumentów
Dokumenty w partii można pobrać w dwóch postaciach jako:
- Wiele plików w pojedynczych dokumentach PDF
- Jeden plik PDF z poszczególnymi certyfikatami podpisu dla każdego ukończonego dokumentu. (Pamiętaj, że certyfikat podpisu jest dodawany do każdego dokumentu zawierającego co najmniej jedno pole podpisu i sfinalizowanego przez wszystkie osoby podpisujące).
Uwaga:
W przypadku pobierania dokumentów jako oddzielnych plików pliki PDF odziedziczą swoje nazwy z partii. W przypadku pobrania pogrupowanych dokumentów jako jednego pliku plik odziedziczy nazwę pogrupowanych dokumentów.
Rozwiązywanie problemów
Podczas próby pobrania pogrupowanych dokumentów nic się nie dzieje.
Powodem może być przeglądarka, która blokuje pobieranie wielu plików. Włączanie pobrania wielu plików:
W przeglądarce Chrome:
- Otwórz Google Chrome, a następnie wybierz opcje Dostosuj/Kontroluj Google Chrome Ustawienia.
- Wybierz kolejno Prywatność i bezpieczeństwo Ustawienia witryny.
- W obszarze Dodatkowe uprawnienia wybierz Automatyczne pobieranie, a następnie „Zezwalaj na automatyczne pobieranie wielu plików ze wszystkich stron”.
W przeglądarce Safari:
- Wybierz opcję „Safari” na pasku menu w lewym górnym rogu, a następnie Preferencje.
- W górnej części okna wybierz opcję Strony internetowe.
- W panelu po lewej stronie wybierz opcję Pobrane.
- Wybierz menu rozwijane Zezwalaj po prawej stronie.
- Wybierz opcję Zezwalaj obok „Podczas odwiedzania innych witryn”, aby zmienić ustawienia pobierania dla wszystkich stron.
W przeglądarce Edge:
- Kliknij pasek menu w prawym górnym rogu, a następnie Ustawienia.
- W prawym panelu wybierz opcję Pliki cookie i Uprawnienia witryn.
- Przewiń w dół i wybierz Automatyczne pobieranie.
- Włącz przełącznik, aby umożliwić automatyczne pobieranie wielu plików.