Udostępnianie dokumentów współpracownikom

Dostępność: plany Essentials, Business i Enterprise

Udostępnianie dokumentu to idealny sposób na bezproblemową współpracę z członkami zespołu z innych obszarów roboczych lub z niższymi uprawnieniami – a nawet z kolegami, którzy nie mają licencji PandaDoc.

Zapraszanie współpracowników zewnętrznych

Ta funkcja jest szczególnie przydatna, gdy chcesz zaprosić osobę spoza Twojego konta PandaDoc do przeglądania Twojego dokumentu i proponowania ulepszeń – a wszystko to bez konieczności kupowania licencji lub przyznawania tej osobie dostępu do innych dokumentów w tym samym obszarze roboczym.

Użytkownicy-goście pełniący rolę współpracownika mogą:

• Uzyskać dostęp, przeglądać i komentować udostępnione im dokumenty.
• Uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej i dodać swoje dane osobowe do konta w sekcji: Ustawienia > Dane osobiste.
• Proponować zmiany w dokumentach roboczych.

Aby zaprosić osobę nienależącą do Twojego zespołu, wykonaj następujące czynności:

1. Otwórz dokument, potem wybierz opcję Zaproś i wybierz Współpracownika z listy rozwijanej.
2. Następnie, gdy pojawi się wyskakujące okienko, wprowadź adres e-mail tej osoby, po czym wybierz Tab lub Enter.
3. Na koniec wybierz opcję Wyślij zaproszenie.

Użytkownicy zewnętrzni mogą również poprosić o dostęp do dokumentu w przypadku wysłania im łącza. Administrator otrzyma powiadomienie e-mailem i będzie mógł przyznać dostęp.

Gdy tylko wybierzesz opcję Wyślij zaproszenie, użytkownik zostanie dodany do listy współpracowników, gdzie będzie można modyfikować jego uprawnienia.

Domyślnie Twój współpracownik zewnętrzny zostanie zaproszony do dokumentu z poziomem uprawnień „Wyświetlanie i komentowanie”. Będzie mieć nadaną rolę Współpracownika w obszarze roboczym oraz licencję Gościa.

Widok współpracownika:

Po wybraniu opcji Wyślij zaproszenie Twój współpracownik zewnętrzny otrzyma e-mailem powiadomienie zawierające link do dokumentu. Ten link umożliwi mu łatwe dołączenie do Twojego obszaru roboczego z licencją Gościa i przeglądanie dokumentu zaraz po utworzeniu własnego profilu gościa.

Zapraszanie współpracowników wewnętrznych

Możesz przyznać każdemu użytkownikowi na swoim koncie dostęp do określonego dokumentu – niezależnie od jego obszaru roboczego i roli.

Istnieją dwa typy uprawnień współpracowników w dokumencie:

1. Może przeglądać i komentować
2. Może edytować

Aby udostępnić dokument współpracownikom, wykonaj następujące czynności:

1. Otwórz dokument, wybierz Zaproś u góry strony, a następnie opcję Współpracownik z listy rozwijanej.
2. W wyskakującym okienku wybierz swoich współpracowników z listy rozwijanej lub zacznij wpisywać ich nazwiska, aby przefiltrować listę.
3. Po dodaniu wszystkich współpracowników wybierz opcję Wyślij zaproszenie.

Gdy wybierzesz opcję Wyślij zaproszenie możesz zmienić ich uprawnienia na „Może wyświetlać i komentować” lub „Może edytować”, a każdy z Twoich współpracowników otrzyma powiadomienie e-mail zawierające link do dokumentu.

Gdy zaprosisz współpracowników z innego obszaru roboczego, zostaną oni dodani do dokumentu z domyślnym uprawnieniem „Może wyświetlać i komentować” i będą mieli przypisaną rolę Współpracowników w nowym obszarze roboczym.

Jeśli zaprosisz użytkowników z obszaru roboczego, do którego należy dokument, ich poziom uprawnień będzie odpowiadał ich roli na koncie. Na przykład, jeśli jeden współpracownik ma rolę Administratora lub Menedżera, otrzyma domyślne uprawnienie „Może edytować”. Domyślnym uprawnieniem dla roli Członka zespołu będzie zaś „Może przeglądać i komentować”. (Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej o rolach na koncie.)

Po zaproszeniu współpracowników możesz zmienić uprawnienia w dowolnym momencie.

Współpracownicy mogą znaleźć dokumenty, do których zostali zaproszeni, w folderze „Udostępnione mi”, znajdującym się na karcie Dokumenty.

Jeśli chcesz zmienić rolę istniejącego użytkownika na Współpracownika, możesz to zrobić w ustawieniach zespołu lub w Panelu administracyjnym. Gdy rola użytkownika zostanie zmieniona w ten sposób, utraci on dostęp do Panelu, Kontaktów, Biblioteki treści, Szablonów, Formularzy i Dokumentów. Zachowa jednak dostęp do utworzonych przez siebie dokumentów, a także dokumentów, które mu udostępniono.

Tutaj dowiesz się, jak udostępniać foldery dokumentów współpracownikom.

Jak usunąć współpracownika

Aby usunąć współpracownika, wybierz swoje imię i nazwisko w lewym dolnym rogu i przejdź do obszaru Zespół i licencje. Najedź kursorem na użytkownika i wybierz trzy pionowe elipsy po prawej stronie, a następnie wybierz opcję Usuń użytkownika z menu rozwijanego. Jeśli ta osoba jest członkiem zespołu w wielu obszarach roboczych, możesz usunąć ją ze wszystkich obszarów roboczych jednocześnie. Aby to zrobić, zaznacz opcję „Usuń ze wszystkich obszarów roboczych”. Wówczas współpracownik zostanie automatycznie usunięty ze wszystkich udostępnionych mu dokumentów i nie będzie miał dostępu do konta.