Udostępnianie dokumentów współpracownikom
Uwaga:
Niektóre obrazy i łącza w tym artykule mogą być dostępne tylko w języku angielskim.Dostępność: plany Essentials, Business i Enterprise
Udostępnianie dokumentu to idealny sposób na bezproblemową współpracę z członkami zespołu z innych obszarów roboczych lub o niższych uprawnieniach, a także z tymi, którzy nie mają licencji PandaDoc.
Uwaga:
możesz zaprosić użytkowników do współpracy nad dokumentami o dowolnym statusie. Do konta można dodać do 20 współpracowników.Zapraszanie zewnętrznych współpracowników
Ta funkcja jest szczególnie przydatna, jeśli chcesz zaprosić osobę spoza PandaDoc do wyświetlenia dokumentu i zaproponowania ulepszeń, a wszystko to bez konieczności zakupu licencji lub przyznawania im dostępu do innych dokumentów w tym samym obszarze roboczym.
Uwaga:
Współpracowników może zaprosić dowolny użytkownik w roli członka zespołu, menedżera lub administratora z uprawnieniem do wyświetlania dokumentów utworzonych przez innych użytkowników.Goście w roli współpracownika mogą:
- Uzyskać dostęp, wyświetlać i komentować udostępniane im dokumenty
- Uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej i dodać swoje dane osobowe do konta w Ustawienia Dane osobowe
Aby zaprosić osobę, która nie jest członkiem Twojego zespołu, po prostu wybierz Invite (Zaproś), a następnie Collaborator (Współpracownik) z listy rozwijanej. Po pojawieniu się okna wyskakującego wprowadź adres e-mail, a następnie wybierz opcję Tab lub Enter. Na koniec wybierz Send invitation (Wyślij zaproszenie).
Użytkownicy zewnętrzni mogą również poprosić o dostęp do dokumentu jeśli wyślesz im link. Administrator otrzyma powiadomienie przez e-mail i będzie mógł zezwolić na dostęp.
Po wybraniu opcji Send invitation (Wyślij zaproszenie) użytkownik zostanie dodany do listy współpracowników, gdzie można zmienić ich uprawnienia.
Współpracownik zewnętrzny zostanie domyślnie zaproszony do dokumentu z uprawnieniami „View and comment” (Wyświetlanie i komentowanie). Będzie on pełnić rolę współpracownika w obszarze roboczym i będzie miał licencję gościa.
Widok współpracownika:
Uwaga:
jeśli chcesz, aby zewnętrzny współpracownik miał możliwości edycji, konieczna będzie licencja Standard. Jeśli jedynie zmienisz uprawnienia na „Can edit” (Może edytować) w dokumencie, ich rolą w dalszym ciągu będzie Współpracownik i nie będą mieli dostępu do szablonów ani dokumentów utworzonych przez innych użytkowników. Możesz łatwo zmienić rolę i licencję w ustawieniach zespołu.
Ostrzeżenie:
Jeśli na Twoim koncie nie ma nieużywanej licencji zostanie naliczona dodatkowa opłata.Po wybraniu opcji Send invitation (Wyślij zaproszenie) Twój zewnętrzny współpracownik otrzyma powiadomienie e-mail zawierające link do dokumentu. Ten link umożliwi im łatwe dołączenie do obszaru roboczego z licencją Gościa i wyświetlanie dokumentu natychmiast po utworzeniu swojego profilu gościa.
Zapraszanie wewnętrznych współpracowników
Możesz przyznać każdemu użytkownikowi na koncie dostęp do konkretnego dokumentu, niezależnie od roli ani obszaru roboczego.
Istnieją dwa rodzaje uprawnień współpracowników w dokumencie:
- Może wyświetlać i komentować
- Może edytować
Aby udostępnić dokument współpracownikom, wybierz opcję Invite (Zaproś) znajdującą się u góry strony, a następnie Collaborator (Współpracownik) z listy rozwijanej. W wyskakującym oknie wybierz współpracowników z listy rozwijanej lub zacznij wpisywać ich nazwy, aby włączyć filtr listy. Po dodaniu wszystkich współpracowników wybierz opcję Send invitation (Wyślij zaproszenie).
Po wybraniu opcji Send invitation (Wyślij zaproszenie) możesz zmienić uprawnienia na „Can view and comment” (Może wyświetlać i komentować) lub „Can edit” (Może edytować), a Twoi współpracownicy otrzymają powiadomienie e-mail zawierające link do dokumentu.
Jeśli zaprosisz współpracowników z innego obszaru roboczego, zostaną oni dodani do dokumentu z uprawnieniami domyślnymi „Can view and comment” (Może wyświetlać i komentować) i będą mieli rolę współpracownika w noym obszarze roboczym.
Uwaga:
zapraszanie współpracowników z innych obszarów roboczych nie wymaga dodatkowych opłat, ponieważ posiadają oni już licencję.Jeśli zaprosisz użytkowników z obszaru roboczego, do którego należy dany dokument, ich poziom uprawnień będzie odpowiadał ich roli na koncie. Przykładowo, jeśli jeden z współpracowników ma rolę administratora lub menedżera, ich domyślnym uprawnieniem będzie „Can edit” (Może edytować). Domyślnym uprawnieniem dla członka zespołu będzie natomiast „Can view and comment” (Może wyświetlać i komentować). (Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej o rolach konta.)
Możesz zmienić uprawnienia w dowolnym momencie po zaproszeniu współpracowników.
Ostrzeżenie:
żadna zmiana uprawnień nie zostanie zastosowana dopóki współpracownik nie odświeży strony.Współpracownicy mogą znaleźć dokumenty, do których zostali zaproszeni w folderze „Shared with me” (Udostępnione mi), znajdującym się w zakładce Documents (Dokumenty).
Jeśli chcesz zmienić rolę istniejącego użytkownika na współpracownika, możesz zrobić to w ustawieniach zespołu lub panelu administracyjnym. Po zmianie roli użytkownika nie będzie on już miał dostępu do panelu, kontaktów, biblioteki treści, szablonów ani dokumentów. Jednak w dalszym ciągu będzie miał dostęp do utworzonych przez siebie dokumentów oraz dokumentów, które zostały im udostępnione.
Dowiedz się, jak udostępnić foldery dokumentów współpracownikom tutaj.