Tworzenie formularzy

Dostępność: Business*, Enterprise*

* Obejmuje 250 dokumentów na konto rocznie. Można zakupić dodatkowe formularze w cenie 2 USD za dokument.

W tym artykule omówimy proces tworzenia formularza, w tym przypisywanie ról i tworzenie samego formularza.

Obejrzyj krótki przewodnik wideo dotyczący formularzy.

Włączanie formularzy

Przed utworzeniem formularza należy włączyć tę funkcję w sklepie z dodatkami. Pamiętaj, że tylko właściciel konta może włączyć dodatki w sklepie z dodatkami.

Aby włączyć dodatek formularzy, najpierw zaloguj się na konto PandaDoc. Następnie wybierz to łącze https://app.pandadoc.com/a/#/addon-store/eforms i kliknij Add to PandaDoc (Dodaj do PandaDoc) w oknie podręcznym. To wszystko!

Aby udostępnić formularze w wielu przestrzeniach roboczych, przejdź do ustawień. W ustawieniach można włączyć dodatek w każdej przestrzeni roboczej, zaznaczając pola obok przestrzeni, a następnie klikając przycisk Save changes (Zapisz zmiany).

Odśwież stronę. Zobaczysz sekcję formularzy na panelu po lewej stronie.

Rozpoczynanie tworzenia formularza

Najpierw przejdź do sekcji formularzy na lewym panelu, a następnie kliknij zielony przycisk Create form (Utwórz formularz) w prawym górnym narożniku ekranu. Teraz można wybrać szablon spośród istniejących. Aby utworzyć formularz od podstaw, trzeba utworzyć szablon lub przesłać plik jako szablon. Po zakończeniu tego procesu można utworzyć formularz z tego szablonu.

Dodawanie odbiorców/ról do formularza

Po otwarciu formularza najpierw należy określić odbiorcę głównego i (jeśli to konieczne) odbiorcę dodatkowego.

• Głównym odbiorcą jest osoba, która musi zainicjować proces podpisywania. Do formularza można przypisać tylko jednego głównego odbiorcę. Należy włączyć rolę głównego odbiorcy w formularzu.
• Odbiorca dodatkowy jest współsygnatariuszem formularza. Nie inicjuje procesu podpisywania i jest zazwyczaj wyznaczany przez głównego odbiorcę. Odbiorca dodatkowy jest rolą opcjonalną.

Załóżmy na przykład, że utworzono formularz wniosków urlopowych. Głównym odbiorcą będzie pracownik, który wnioskuje o urlop, natomiast odbiorcą dodatkowym będzie menedżer, który musi podpisać wniosek, aby mógł on zostać rozpatrzony przez przedstawiciela działu kadr (HR). Główny odbiorca (pracownik) wprowadzi imię, nazwisko i adres e-mail odbiorcy dodatkowego (menedżera) przed podpisaniem formularza, aby menedżer otrzymał formularz do podpisu.

Jeśli szablon, na podstawie którego utworzono formularz, zawiera role, zostaną one zaimportowane do formularza. Pierwsza rola wymieniona w szablonie stanie się głównym odbiorcą w formularzu.

Wybierz to łącze, aby dowiedzieć się, jak utworzyć grafik pracownika za pomocą formularzy.

Kolejność podpisywania

Jeśli jest wielu odbiorców dodatkowych, można ustawić dla nich kolejność podpisywania. Ta funkcja zapewnia, że po podpisaniu formularza przez głównego odbiorcę zostanie on wysłany do pierwszego odbiorcy dodatkowego na liście kolejności podpisywania. Gdy ta osoba złoży podpis, formularz zostanie wysłany do następnego odbiorcy w kolejce.

Wróćmy do naszego przykładu z wnioskami urlopowymi. Przedstawiciel działu HR powinien otrzymać formularz dopiero po podpisaniu go przez pracownika i jego przełożonego. W tym przypadku ustawiono pracownika jako głównego odbiorcę, podczas gdy menedżer i przedstawiciel działu HR są odbiorcami dodatkowymi.

Aby role menedżera była wymieniona jako pierwsza, można włączyć kolejność podpisywania. Kiedy pracownik wypełni formularz i podpisze go, dokument zostanie wysłany do menedżera. Po podpisaniu dokumentu przez menedżera zostanie on przesłany do przedstawiciela działu HR.

Wstępne przypisywanie osoby do roli

Jeśli dana osoba musi podpisać wszystkie dokumenty wygenerowane z formularza, można wstępnie przypisać ją do określonej roli formularza. Wystarczy kliknąć nazwę roli i wprowadzić adres e-mail osoby podpisującej w obszarze Pre-assign a person (Wstępne przypisanie osoby).

Oto pomocny przykład ponownie związany z wnioskami urlopowymi. Prawdopodobnie ten sam przedstawiciel działu HR będzie przetwarzał wszystkie wnioski urlopowe, więc można przypisać mu rolę HR. Kiedy pracownik wypełnia formularz wniosku urlopowego, musi podać tylko swojego przełożonego. Osoba z działu HR otrzyma formularz, ponieważ została wstępnie przypisana do konkretnej roli.

Korzystanie ze zmiennych ról do dodawania informacji kontaktowych osoby podpisującej

Zmienne ról są prostym sposobem na automatyczne wypełnianie informacji kontaktowych osoby podpisującej w formularzu. Zmienna roli zawsze będzie zawierała nazwę roli na początku i będzie wyświetlana przy roli w sekcji zmiennych.

Kliknij zmienną, aby ją skopiować i dodać do formularza. Aby dodać zmienną do fragmentu przesłanej treści, najpierw dodaj blok tekstowy, a następnie zmienną.

Gdy osoba podpisująca otworzy formularz i wprowadzi wymagane informacje kontaktowe, zostaną one automatycznie wypełnione w zmiennych w formularzu.

Konfiguracja autonumeracji w formularzu

Autonumeracja pozwala na ustawienie sekwencji i numeru każdego nowego dokumentu tworzonego z formularza.

Stosowanie autonumeracji w szablonach i formularzach

Aby zastosować autonumerację w formularzu, najpierw dodaj sekwencję. Wybierz Settings (Ustawienia), a następnie przewiń do sekcji Document auto-numbering (Autonumeracja dokumentu). Wybierz opcję Add Sequence (Dodaj sekwencję), aby dodać nową sekwencję i numer początkowy. Po zakończeniu wybierz Add (Dodaj).

Po skonfigurowaniu sekwencji można ją zastosować w szablonie lub bezpośrednio w formularzu. Formularze utworzone z szablonu z sekwencją będą dziedziczyć tę sekwencję.

Aby zastosować sekwencję do szablonu, wybierz menu kontekstowe w prawym górnym narożniku, a następnie pozycję Template details (Szczegóły szablonu) z listy rozwijanej. Przewiń w dół do sekcji Template sequence (Sewkencja szablonu), a następnie wybierz ikonę koła zębatego. Wybierz utworzoną sekwencję lub utwórz nową. Na koniec wybierz opcję Apply (Zastosuj).

Aby zastosować sekwencję do formularza, wybierz menu kontekstowe w prawym górnym narożniku, a następnie sekwencję dokumentu.

Korzystanie ze zmiennej sekwencji do wypełniania numeru sekwencji

Po skonfigurowaniu powyższego można dodać zmienną sekwencji do szablonu lub formularza. Spowoduje to automatyczne uzupełnianie numeru w każdym dokumencie utworzonym z szablonu lub formularza.

Aby zastosować zmienną sekwencji, otwórz szablon lub formularz, a następnie przejdź do karty Variables (Zmienne). Przewiń do dołu. W obszarze System skopiuj zmienną [Document.SeqNumber] i wklej ją do bloku w szablonie lub formularzu.

Zmienna sekwencji zostanie automatycznie wypełniona, gdy formularz zostanie opublikowany i odbiorcy go wyświetlą.

Tworzenie formularza

Podczas tworzenia formularza z istniejącego szablonu zawartość szablonu jest wygodnie importowana do nowego formularza. Co więcej, można dalej dostosowywać formularz, dodając bloki treści i pola, tak jak w przypadku szablonów.

Można również ustawić interaktywną tabelę z cennikiem, jak w przypadku zwykłych dokumentów i szablonów.

Dodaj pole zbierania plików, aby umożliwić odbiorcom łatwe przesyłanie plików w formularzu.

Można również dodawać treści z biblioteki treści. Nie można jednak zapisywać stron formularza i bloków treści do biblioteki treści.

Ponadto można modyfikować projekt formularza.

Dodawanie tytułu do identyfikatora pola

Aby łatwo znaleźć dane dostarczone przez odbiorców i pracować z nimi, można dodać tytuł do identyfikatora pola dla dowolnego tekstu, pola wyboru lub pola rozwijanego.

Wartość dodaną do identyfikatora pola można znaleźć w nagłówku kolumny w pobranym pliku CSV z odpowiedziami formularza. W nagłówku kolumny wartość jest dodawana po roli i typie pola w formacie: Nazwa_roli.Typ_pola.ID_pola_wartość.

Aby dodać wartość do identyfikatora pola, zaznacz pole w szablonie lub formularzu, a następnie wybierz właściwości na panelu przestawnym pola. Na koniec wprowadź tytuł w pozycji identyfikatora pola po prawej stronie.

Publikowanie/cofanie publikowania formularza

Po przygotowaniu nowego formularza do zebrania podpisów kliknij przycisk Get code (Uzyskaj kod). Kod można skopiować i dodać go do formularza albo uzyskać bezpośrednie łącze do formularza.

Aby przyjąć podpisy za pośrednictwem formularza, kliknij przycisk Publish (Opublikuj). Formularz zostanie udostępniony innym osobom do wypełnienia. Jeśli dodasz formularz do swojej witryny internetowej, nie publikując go, inne osoby nie będą mogły go wypełnić.

Aby edytować formularz, należy najpierw wycofać go z publikacji. Po wyłączeniu/cofnięciu publikowania formularza będzie to widoczne dla klienta (pod warunkiem, że kod nie został usunięty z witryny).

Po zakończeniu edycji po prostu kliknij przycisk Opublikuj. Nie trzeba generować nowego kodu — będzie on taki sam.

Przeglądanie formularzy i zarządzanie nimi

Formularze można przeglądać w sekcji formularzy w aplikacji.

Istnieją trzy poziomy statusu formularzy: Draft (Roboczy), Active (Aktywny), Disabled (Wyłączony).

Roboczy: formularz został utworzony, ale nie został jeszcze opublikowany.

Aktywny: formularz został utworzony i opublikowany. (Uwaga: nie oznacza to, że został dodany do witryny internetowej, jednakmoże zostać wypełniony).

Wyłączony: formularz został wycofany z publikacji i nie można go już wypełnić.

Aby usunąć, zduplikować, zmienić nazwę lub pobrać plik CSV z odpowiedziami formularza, kliknij pionowy wielokropek po prawej stronie nazwy formularza, a następnie wybierz akcję z menu rozwijanego.

Można również usuwać lub duplikować wiele formularzy jednocześnie. Po prostu zaznacz wymaganą liczbę pól po lewej stronie nazwy formularza, a następnie wybierz akcję w prawym górnym narożniku.

W następnym artykule przyjrzymy się bliżej publikowaniu i edytowaniu formularzy. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej!