Zbiorcze wysyłanie dokumentów
Uwaga:
Niektóre obrazy i łącza w tym artykule mogą być dostępne tylko w języku angielskim.Ostrzeżenie:
PandaDoc zastrzega sobie prawo do tymczasowego zawieszenia tej funkcji, jeśli wykryjemy nieuzasadnione korzystanie z niej, ponieważ będzie to miało wpływ na możliwość dostarczania dokumentów wszystkich użytkowników PandaDoc.Poniżej dowiedz się, jak wysłać jeden dokument do wielu odbiorców. Każdy odbiorca otrzyma unikalny egzemplarz do uzupełnienia lub przejrzenia.
Dostępność: Business, Enterprise + pakiet ilościowy za dodatkową opłatą
Ta funkcja nie jest domyślnie dostępna. Aby ją włączyć, skontaktuj się z naszym zespołem pomocy technicznej, wysyłając wiadomość na adres support@pandadoc.com.
Obejrzyj film z prezentacją:
Co będzie potrzebne:
- Szablon zawierający przynajmniej jedną rolę.
- Plik CSV z danymi odbiorców. Należy pamiętać, że można wysłać maksymalnie 1000 dokumentów na godzinę i nie można używać tego samego adresu e-mail dla różnych odbiorców.
- Włącz funkcję „Bulk Sens” (Wysyłanie zbiorcze) w sklepie z dodatkami. (Musi to zrobić właściciel konta).
Uwaga:
Ta funkcja ma limit 1000 e-maili na godzinę.Wybór szablonu
W pulpicie nawigacyjnym kliknij przycisk „Create New” (Utwórz nowy) i wybierz „Bulk send” (Wysyłanie zbiorcze).
Wybierz szablon z listy. Uwaga: wszystkie pola muszą być przypisane do ról.
Będziemy korzystać z szablonu z jedną rolą: pracownik.
Przeglądanie zmiennych szablonu, tworzenie pliku CSV do przesłania danych odbiorców
Najpierw przejrzyj zmienne, które mogą być wypełnione danymi odbiorców.
Wszystkie domyślne zmienne ról będą wyświetlane na liście rozwijanej każdej roli. Rozwiniemy listę rozwijaną pracowników, aby zobaczyć wszystkie domyślne zmienne.
Zmienne niestandardowe (jeśli są) pojawiają się na osobnej liście rozwijanej.
Utwórz plik CSV z danymi odbiorców.
PandaDoc generuje pusty plik CSV na podstawie używanego szablonu. Pobierz plik CSV i wypełnij go danymi odbiorców.
Oprócz zmiennych plik CSV będzie zawierał:
- Tytuł dokumentu — można dostosować nazwę dokumentu dla każdego odbiorcy.
- Wiadomość e-mail — można dostosować wiadomości e-mail dla poszczególnych odbiorców.
Jeśli masz już plik CSV, który chcesz dostosować i przesłać, rozwiń wymagania
- Plik musi być sformatowany jako plik wartości rozdzielanych przecinkami (CSV)
- Pierwszy wiersz w pliku musi określać, jakimi zmiennymi będą uzupełniane dokumenty. Zmienna e-mail jest wymagana i musi być wypełniona w pliku; pozostałe zmienne/kolumny są opcjonalne. Zmienne wkleja się bez nawiasów kwadratowych. Poniżej podano przykład:
- Plik CSV nie może zawierać więcej niż 1000 odbiorców.
Przesyłanie pliku CSV
Teraz można przesłać plik CSV. Można przeciągnąć i upuścić go lub wybrać z urządzenia. Dostępna jest również opcja importowania z Dysku Google, Dropbox, Box i OneDrive.
Ostrzeżenia i błędy
Po przetworzeniu pliku CSV PandaDoc wskaże błędy i puste miejsca.
Błędy(oznaczone kolorem czerwonym): brakujące lub nieprawidłowe adresy e-mail. Nie można kontynuować z błędami, dlatego należy dokonać niezbędnych zmian w pliku i przesłać go ponownie.
Ostrzeżenia (oznaczone kolorem żółtym): niewypełnione zmienne. Można przystąpić do wysyłania z ostrzeżeniami — niewypełnione zmienne będą wyświetlane jako puste pola w wysyłanych dokumentach.
Wysyłanie dokumentów
Aby wysłać dokumenty, kliknij przycisk „Continue” (Kontynuuj). Przejdziesz do ostatniego etapu procesu.
Tutaj można sprawdzić, ile dokumentów zostanie wysłanych i dodać wiadomość e-mail, jeśli nie została określona w pliku CSV.
Co dzieje się po wysłaniu?
Po kliknięciu przycisku wysyłania PandaDoc utworzy folder w sekcji dokumentów o nazwie „Nazwa szablonu — data”, wykorzystując nazwę wybranego szablonu i datę jego wysłania.
Folder będzie zawierał wszystkie dokumenty wysłane zbiorczo.
Po wysłaniu wszystkich dokumentów wyślemy potwierdzenie e-mail.
