Wysyłaj dokumenty zbiorczo

Avatar
Eugenia Brown
  • Zaktualizowano

Uwaga:

Niektóre obrazy i łącza w tym artykule mogą być dostępne tylko w języku angielskim.

Ostrzeżenie:

PandaDoc zastrzega sobie prawo do tymczasowego zawieszenia tej funkcji, jeśli zauważymy nieracjonalne użycie, ponieważ będzie to miało wpływ na dostarczalność dla wszystkich naszych użytkowników PandaDoc.

Poniżej znajdziesz informacje, jak wysłać jeden dokument do wielu odbiorców. Każdy odbiorca otrzyma unikalną kopię do uzupełnienia lub obejrzenia.

Dostępność: Plany Business Annual* i Enterprise Annual* + pakiet ilościowy za dodatkową opłatą. Ta funkcja nie jest dostępna dla kont w okresie próbnym.

* Uwzględniono 250 dokumentów rocznie na konto.

Obejrzyj film poglądowy:

Zarejestruj się, aby wziąć udział w naszym samodzielnym kursie dotyczącym zbiorczego wysyłania dokumentów.

Czego potrzebujesz:

  • Szablon z co najmniej jedną rola
  • Plik CSV z danymi Twoich odbiorców. Zalecamy użycie Google Spreadsheets do utworzenia i pobrania pliku CSV.
  • Włącz opcję „wysyłanie zbiorcze” na rynku. (Musi to zrobić właściciel konta.)

Uwaga:

Możesz wysłać maksymalnie 1000 dokumentów na godzinę i nie możesz używać tego samego adresu e-mail dla różnych odbiorców.

Kliknij tutaj, aby przejść samodzielny kurs dotyczący wysyłania zbiorczego.

Wybór szablonu

Przejdź do aplikacji Dokumenty i wybierz strzałkę obok +Dokument, a następnie wybierz Wysyłanie zbiorcze z menu rozwijanego.

Wybierz szablon z listy. Uwaga, wszystkie pola muszą być przypisane do ról.

Będziemy używać szablonu z jedną rolą: Klient.

Przeglądanie zmiennych szablonu, tworzenie pliku CSV w celu przesłania danych odbiorców

Na początek przejrzyj zmienne, które można wypełnić danymi odbiorców.

Wszystkie domyślne zmienne roli są wyświetlane na liście rozwijanej każdej roli. Rozwiniemy listę Klient, aby odkryć wszystkie domyślne zmienne.

Zmienne niestandardowe (jeśli je masz) pojawiają się w osobnym menu rozwijanym.

Utwórz plik CSV zawierający dane odbiorców.

PandaDoc generuje pusty plik CSV na podstawie szablonu, którego używasz. Pobierz ten plik CSV i wypełnij go danymi odbiorców.

Oprócz zmiennych ten plik CSV będzie zawierał:

  1. Tytuł Dokumentu – możesz dostosować nazwę dokumentu dla każdego odbiorcy.
  2. Wiadomość e-mail – możesz dostosować wiadomości e-mail do indywidualnych odbiorców.
mceclip9.pngmceclip9.png 

Jeśli masz już plik CSV, który chcesz dostosować i przesłać, rozwiń, aby poznać wymagania

  1. Plik musi być sformatowany jako plik wartości rozdzielanych przecinkami (CSV).
  2. Pierwszy wiersz pliku musi określać, jakie zmienne zostaną wypełnione w dokumentach. Zmienna e-mail jest wymagana i należy ją wypełnić w pliku; a pozostałe zmienne/kolumny są opcjonalne. Zmienne wkleja się bez nawiasów kwadratowych. Proszę zapoznać się z poniższym przykładem:
    mceclip10.png
  3. Plik CSV nie może zawierać więcej niż 1000 odbiorców.

Przesyłanie pliku CSV

Teraz możesz przesłać plik CSV. Możesz przeciągać i upuszczać lub wybierać ze swojego urządzenia, dostępne są również importy z Google Drive, Dropbox, Box i OneDrive.

Przejrzyj ostrzeżenia i błędy

Po przetworzeniu pliku CSV PandaDoc wyświetli znalezione błędy i puste miejsca.

Błędy (zaznaczone na czerwono): brakujące lub nieprawidłowe adresy e-mail. Nie można kontynuować w przypadku błędów, dlatego należy wprowadzić niezbędne zmiany w pliku i przesłać go ponownie.

Ostrzeżenia (podświetlone na żółto): Zmienne niewypełnione. Możesz przystąpić do wysyłania z ostrzeżeniami, niewypełnione zmienne będą wyświetlane jako puste miejsca na wysyłanych dokumentach.

Wysyłanie dokumentów

Gdy dokument będzie gotowy do wysłania, kliknij „Kontynuuj mimo to”. Spowoduje to przejście do ostatniego etapu procesu.

Tutaj możesz sprawdzić, ile dokumentów zostanie wysłanych i dodać wiadomość e-mail, jeśli nie została określona w pliku CSV.

Co się stanie po wysłaniu

Po kliknięciu „Wyślij ”, PandaDoc utworzy w sekcji dokumentów folder o nazwie „Nazwa szablonu – Data” – używając nazwy wybranego szablonu i daty jego wysłania.

Folder będzie zawierał wszystkie dokumenty przesłane w ramach tej przesyłki zbiorczej.

Po przesłaniu wszystkich dokumentów wyślemy Ci potwierdzenie e-mailem.

Wymagania i ograniczenia funkcjonalne

  • Możesz wysłać maksymalnie 1000 dokumentów na godzinę.
  • Szablon używany przy wysyłaniu zbiorczym musi mieć przynajmniej jedną rolę.
  • Wszystkie pola muszą być przypisane do ról.
  • Plik musi być sformatowany jako plik wartości rozdzielanych przecinkami (CSV) i nie może zawierać więcej niż 1000 odbiorców.
  • Ten sam adres e-mail nie może być używany dla różnych odbiorców.
  • Do tworzenia i pobierania pliku CSV zalecamy korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych Google.
  • Pierwszy wiersz w pliku CSV musi określać, jakie zmienne zostaną wypełnione w dokumentach.
  • Zmienna e-mail jest wymagana i należy ją wypełnić; pozostałe zmienne/kolumny są opcjonalne.

Powiązane artykuły