Salesforce Lightning

Dostępność:

PandaDoc: plan Enterprise.

Salesforce: „Professional”, „Enterprise”, „Unlimited” lub „Developer Edition”.

Integracja będzie działać dla obiektów szans, potencjalnych klientów, kontaktów i obiektów niestandardowych.

Funkcje

• Zmienne: istnieje możliwość automatycznego przekazywania informacji z Salesforce do dokumentów PandaDoc za pomocą zmiennych.
• Produkty: przenieś informacje o produktach z transakcji Salesforce do tabel z cennikami PandaDoc.
• Tworzenie dokumentów: można tworzyć dokumenty PandaDoc z obiektów szans, kont, kontaktów, potencjalnych klientów i obiektów niestandardowych Salesforce.
• Śledzenie statusu: istnieje możliwość śledzenia statusu dokumentu w Salesforce.
• Synchronizacja danych między Salesforce i PandaDoc (niedostępne w wersjach Group i Professional)

Łączenie PandaDoc z Salesforce

1. W PandaDoc przejdź do menu „Settings” (Ustawienia) „Integrations” (Integracje) kliknij „Salesforce” wybierz miejsce, w którym chcesz włączyć integrację: środowisko piaskownicy lub produkcji.
2. Na tym etapie może być konieczne zalogowanie się do Salesforce. Kliknij „Allow” (Zezwól), aby autoryzować dostęp PandaDoc do Salesforce.
3. Konto PandaDoc jest teraz połączone z Salesforce. Przejdź do instalacji pakietu PandaDoc w AppExchange, jak opisano w następnym rozdziale.

Instalowanie pakietu PandaDoc w AppExchange

1. Zaloguj się na konto Salesforce: https://login.salesforce.com/
2. Naszą aplikację można znaleźć w witrynie SFDC AppExchange.
3. Kliknij „Get It Now” (Pobierz teraz).
4. Kliknij „Install for All Users” (Zainstaluj dla wszystkich użytkowników), a następnie kliknij „Upgrade/Install” (Uaktualnij/zainstaluj).
5. Wybierz „Yes, grant access to these third-party web sites” (Tak, przyznaj dostęp do tych witryn internetowych innych firm) i kliknij „Continue” (Kontynuuj).
6. Proces instalacji rozpocznie się i może trochę potrwać. Kliknij „Done” (Gotowe) po zakończeniu.

Konfigurowanie modułu PandaDoc dla obiektu Salesforce

1. Otwórz rekord szansy.
2. W prawym górnym narożniku kliknij ikonę koła zębatego Edit Page (Edytuj stronę).
3. Nastąpi przeniesienie do trybu edycji, w którym można dodać moduł PandaDoc do układu strony.
4. Na lewym panelu przewiń w dół i znajdź składnik PandaDoc Documents Lightning.
5. Przeciągnij i upuść go na układ strony w dowolnym miejscu.
6. Można dodać dowolną liczbę składników PandaDoc.
7. Po dodaniu składnika należy ustawić jego wysokość oraz tryb wyświetlania: w sekcji dokumentów powiązanych będą wyświetlane wszystkie dokumenty utworzone z obiektu szans, a w sekcji szablonów będą wyświetlane szablony, za pomocą których można tworzyć dokumenty.
8. Zapisz i aktywuj składnik, klikając „Save” (Zapisz) i „Activation” (Aktywacja) w prawym górnym narożniku.

Przekazywanie danych z SFDC do PandaDoc

Aby przekazać dane z Salesforce do dokumentu PandaDoc, najpierw należy utworzyć szablon i skonfigurować go za pomocą zmiennych (podobnie jak pola scalania).

Przekazywanie pól Salesforce do PandaDoc

Przed skonfigurowaniem szablonu za pomocą zmiennych utwórz listę zmiennych dla każdego obiektu, który będzie używany w PandaDoc.

1. W tym celu kliknij przycisk App Launcher i przejdź do menu PandaDoc Setup (Konfiguracja PandaDoc). Przewiń w dół do „Salesforce to PandaDoc data flow” (Przepływ danych z Salesforce do PandaDoc) i kliknij „Configure tokens” (Skonfiguruj tokeny).
2. Następnie wybierz obiekt, dla którego chcesz zmodyfikować listę tokenów. Jeśli PandaDoc jest zainstalowany w innym obiekcie, kliknij „Add object” (Dodaj obiekt).
3. Po prawej stronie zostanie wyświetlona domyślna lista zmiennych/tokenów. Aby dodać więcej, zaznacz pola, które chcesz dodać do listy zmiennych/tokenów i kliknij „Save” (Zapisz).
4. Otwórz szablon PandaDoc w osobnym oknie przeglądarki, a następnie skopiuj i wklej nazwy zmiennych wraz z nawiasami kwadratowymi do szablonu.
5. Podczas tworzenia dokumentu z Salesforce przy użyciu tego szablonu zmienne zostaną wypełnione informacjami z systemu CRM.

Przekazywanie odbiorców z Salesforce do PandaDoc

Salesforce domyślnie wypycha następujące informacje o odbiorcy w zależności od obiektu, w którym jest moduł PandaDoc:

• Z szansy: dane kontaktowe roli
• Z konta: dane kontaktowe + możliwe do wypchnięcia informacje o koncie
• Z potencjalnego klienta: informacje o potencjalnym kliencie
• Z kontaktu: dane kontaktowe
• Z ofert: dane kontaktowe

Można skonfigurować, które pole z Salesforce będzie mapowane do roli w PandaDoc, jak również ustawić, które pola będą wysyłane jako następujące parametry:

• Imię
• Nazwisko
• E-mail
• Pole firmy
• Pole numeru telefonu
• Pole roli

1. Przejdź do modułu uruchamiania aplikacji i wybierz opcję konfigurowania odbiorców w ramach Pandadoc.
2. Wyświetli się domyślne mapowanie dla domyślnych obiektów. Można je zmienić lub dodać nowe mapowania dla obiektów niestandardowych.

Aby system PandaDoc automatycznie mapował odbiorcę do określonej roli, są potrzebne 2 rzeczy:

• Pole roli skonfigurowane w mapowaniu odbiorców
• Identyczne nazwy ról w Salesforce i w szablonie PandaDoc

Gdy konfiguracja będzie prawidłowa, PandaDoc wstawi odpowiedniego odbiorcę do odpowiedniej roli podczas tworzenia dokumentów.

Jeśli generujesz dokumenty z oferty lub sprawy, być może korzystasz z pola wyszukiwania do konkretnego rekordu kontaktu. Możesz określić, które pola wyszukiwania mają być wykorzystywane jako odbiorcy, przechodząc do konfiguracji PandaDoc przewijając w dół do ustawień dostosowywania obiektów. Znajdź obiekt do skonfigurowania i kliknij przycisk konfiguracji po prawej stronie.

Następnie wybierz pole, które ma być wykorzystywane jako odbiorca i kliknij przycisk Save (Zapisz). Maksymalnie można wybrać pięć pól.

Następnie skonfiguruj mapowanie odbiorcy. I to wszystko!

Filtrowanie odbiorców

Można filtrować kontakty przekazywane do dokumentów PandaDoc jako odbiorcy na podstawie pól tak/nie w rekordzie (tzw. pól wartości logicznych).

1. Przejdź do modułu uruchamiania aplikacji PandaDoc Setup (Konfiguracja PandaDoc) Configure Recipients (Konfiguracja odbiorców).
2. Przewiń w dół do opcji „Recipients Filtering” (Filtrowanie odbiorców).
3. Kliknij „Enable Filtering” (Włącz filtrowanie).
4. Wybierz pole, na podstawie którego będą filtrowani odbiorcy wartości.
5. Wybierz wartość pola, na podstawie której będą filtrowani odbiorcy: prawda — tak, fałsz — nie.

Jeśli skonfigurowano mapowanie odbiorców dla kont, można skonfigurować je tak, aby przekazywało informacje o koncie (e-mail, telefon itp.) do PandaDoc jako odbiorca.

W tym celu przejdź do konfiguracji PandaDoc - przewiń w dół do ustawień konstruktora JSON, obok nazwy obiektu konta kliknij przycisk „Setup” (Konfiguracja) - zaznacz pole obok „Send Account as recipient” (Wyślij konto jako odbiorca) i kliknij przycisk „Save” (Zapisz).

Jeśli masz jakiekolwiek sugestie dotyczące funkcjonalności PandaDoc - podaj pomysł na portalu idei lub napisz na adres support@pandadoc.com.

Przekazywanie informacji z Salesforce do PandaDoc (za pośrednictwem pól)

Dane można przekazywać do pól PandaDoc podobnie jak w przypadku zmiennych. Jednak w przeciwieństwie do zmiennych nie trzeba wstawiać nawiasów kwadratowych.

Z listy tokenów skopiuj token bez nawiasów kwadratowych do pola scalania.

Po wysłaniu dokumentu odbiorca zobaczy wstępnie wypełnione dane i będzie mógł zaktualizować to pole, o ile zostało ono do niego przypisane.

Przekazywanie danych produktów do tabeli z cennikiem

PandaDoc może wysyłać produkty z obiektów szans, potencjalnych klientów, kontaktów lub kont do tabeli z cennikiem w dokumencie. W tym poradniku omówimy, jak przekazać produkty z obiektu szans do PandaDoc, jednak konfiguracja jest taka sama dla innych obiektów.

Najpierw zamapuj pola produktów z obiektu szans do pól tabeli z cennikiem.

1. Przejdź do konfiguracji PandaDoc Configure Pricing Items PandaDoc (Konfiguracja pozycji cen w PandaDoc).
2. Produkty z obiektu szans będą wyświetlane domyślnie, ale można wybrać inny obiekt, dla którego chcesz skonfigurować mapowanie.
3. Następnie zamapuj pola produktów z obiektu szans do pól tabeli z cennikiem i kliknij Save (Zapisz).
4. Poniżej w sekcji sortowania pozycji cen można ustawić kolejność, w jakiej produkty mają być wyświetlane w tabeli z cennikiem PandaDoc.

Teraz skonfiguruj tabelę z cennikiem, aby zaakceptować produkty z Salesforce.

1. Otwórz szablon PandaDoc, dodaj tabelę z cennikiem.
2. Kliknij Properties (Właściwości) na górze tabeli z cennikiem i w ustawieniach po prawej stronie włącz opcję Data merge (Scalanie danych).

To koniec konfiguracji! Po rozpoczęciu tworzenia nowego dokumentu z obiektu szans (zakładając, że zostały do niego dodane produkty) należy wybrać szablon. Produkty zostaną dodane do tabeli z cennikiem. Jeśli niektóre pola nie są wyświetlane, kliknij znak plusa po prawej stronie tabeli z cennikiem i zaznacz pola w obszarze Add hidden (Dodaj ukryte).

Przekazywanie pól niestandardowych produktów do tabeli z cennikiem

Czasami trzeba przekazać więcej niż standardowy zestaw pól produktów.

1. Najpierw dodaj pola produktów z obiektu szans do listy tokenów/zmiennych, przechodząc do konfiguracji PandaDoc konfiguracji tokenów. Wybierz produkt z obiektu szans i zaznacz po prawej stronie pola do przekazania. Pojawią się one na liście tokenów po lewej stronie.
2. Kliknij Save (Zapisz). To koniec konfiguracji!
3. Tabela z cennikiem w szablonie musi mieć włączoną opcję automatycznego importu.
4. Podczas tworzenia dokumentu z szablonu kliknij znak plusa po prawej stronie tabeli z cennikiem.
5. Wybierz niestandardowe pola produktów w obszarze Add hidden (Dodaj ukryte).

Jeśli dodawanie pól niestandardowych z ukrytych kolumn przy każdym tworzeniu dokumentu wydaje się zbyt skomplikowane, jest na to sposób.

1. Utwórz dokument i odkryj niestandardowe pola produktów.
2. Następnie kliknij pionowy wielokropek w prawym górnym narożniku i wybierz Convert to Template (Konwertuj do szablonu). Nowy szablon zostanie otwarty w nowej karcie przeglądarki.
3. W szablonie można usunąć produkty z tabeli z cennikiem, ale należy zachować kolumny pól niestandardowych.
4. Użyj tego szablonu, gdy następnym razem otworzysz dokument z Salesforce. Kolumny zostaną wypełnione wartościami pól niestandardowych produktów.

Tworzenie i wysyłanie dokumentów

Po utworzeniu i skonfigurowaniu szablonu można przystąpić do tworzenia i wysyłania dokumentów z Salesforce.

1. Przejdź do rekordów, znajdź moduł PandaDoc, kliknij „New Document” (Nowy dokument).
2. Wybierz szablon i przypisz odbiorców do ról, jeśli istnieją.
3. Kliknij „Start editing” (Rozpocznij edycję) i sprawdź dokument: zmienne, treść, listę odbiorców, przypomnienia, a następnie wyślij dokument.
4. Teraz można wrócić do rekordu w Salesforce i śledzić status dokumentu.
5. Po ukończeniu dokumentu jego plik w formacie pdf pojawi się na karcie plików w rekordzie. (Chociaż jest to część synchronizacji dwukierunkowej, jest ona domyślnie włączona podczas instalacji pakietu PandaDoc).

Dodawanie plików w widoku obiektu

Jeśli nie widzisz plików w obiekcie, być może trzeba je dodać do widoku obiektu.

Aby to zrobić, wróć do układów stron obiektu w ustawieniach:

1. Na ekranie głównym, w prawym górnym narożniku znajdź ikonę konfiguracji w postaci koła zębatego.
2. Po wejściu na stronę Settings (Ustawienia), przejdź do listy Object Manager (Menedżer obiektów) i wybierz opcję Opportunity (Szansa).
3. W obszarze szans przejdź do układu strony i wybierz układ szans.
4. Na stronie układu szansy za pomocą górnego paska narzędzi znajdź Related Lists (Powiązane listy), a następnie dodaj pliki do powiązanych list i zapisz.
5. Ponownie sprawdź w module szans, czy pliki są teraz widoczne z poziomu strony.

Łączenie dokumentu z szansą w Salesforce

Jeśli masz dokument utworzony w PandaDoc, który chcesz połączyć z szansą w Salesforce, mamy dla Ciebie rozwiązanie!

1. Na karcie PandaDoc otwórz dokument, a następnie kliknij ikonę Salesforce po prawej stronie. Dokument musi mieć status wersji roboczej.
2. Kliknij „Link” (Połącz). Pojawi się monit o zalogowanie się na konto Salesforce.
3. Wybierz szansę z listy, a następnie kliknij „Link” (Połącz).
4. Po prawej stronie w obszarze informacji o szansie można zobaczyć jej datę utworzenia, status oraz łączną kwotę. Uwaga: aby w PandaDoc były wyświetlane najbardziej aktualne informacje o szansach, należy je odświeżać.
5. Teraz przejdź do rekordu szans Salesforce. Dokument zostanie wyświetlony w module PandaDoc, tak jakby został utworzony za pośrednictwem Salesforce.

Aby odłączyć dokument od szansy lub połączyć go z inną szansą, kliknij żądaną akcję na panelu integracji. Jeśli dokument został utworzony z innego obiektu (konto, kontakt itp.), nie można go odłączyć od tego obiektu i połączyć z szansą lub wyświetlić powiązanych informacji.

Aktualizowanie dokumentu wartościami pól z Salesforce

Jeśli informacje w rekordzie Salesforce zostaną zaktualizowane po utworzeniu dokumentu na jego podstawie, można zaktualizować dokument prawidłowymi wartościami:

1. W dokumencie przejdź do panelu integracji, klikając ikonę Salesforce po lewej stronie w dokumencie PandaDoc.
2. W obszarze danych dokumentu wybierz opcję „Import from CRM” (Import z CRM).
3. Zmienne zostaną zaktualizowane najnowszymi informacjami z Salesforce.
4. Z funkcji importowania z CRM można korzystać w dowolnym obiekcie w Salesforce: szansy, konta, potencjalnego klienta, kontaktu, obiektów niestandardowych.

Jeśli pole w Salesforce jest puste, odpowiednia zmienna nie zostanie odświeżona.

Często zadawane pytania

Jak sprawdzić wersję integracji?

Otwórz Salesforce, kliknij znak plusa na górze, wpisz „zainstalowane pakiety” w polu szybkiego wyszukiwania i kliknij sekcję Installed packages (Zainstalowane pakiety), która pojawia się w wyszukiwaniu. Znajdź PandaDoc wśród zainstalowanych aplikacji i sprawdź wersję w kolumnie Version number (Numer wersji).

Jak zapewnić zespołowi pomocy technicznej PandaDoc dostęp do mojego konta w Salesforce?

Zespół pomocy technicznej może poprosić o dostęp do konta w Salesforce, aby pomóc rozwiązać problem lub odpowiedzieć na pytanie. Nie należy udzielać dostępu, jeśli nasz zespół pomocy technicznej nie poprosi o to.

W Salesforce Lightning:

1. Zaloguj się do Salesforce, kliknij obraz (lub awatar) w prawym górnym narożniku, a następnie kliknij pozycję Settings (Ustawienia).
2. Po lewej stronie w małym polu wyszukiwania wpisz „grant” (udziel), a następnie kliknij poniżej pozycję Grant Account Login Access (Udziel dostępu do konta).

W Salesforce Classic:

1. Zaloguj się do Salesforce, a następnie kliknij pozycję My Settings (Moje ustawienia) w prawym górnym narożniku. (Ewentualnie kliknij imię i nazwisko, a następnie My Settings (Moje ustawienia)).
2. Po lewej stronie w małym polu wyszukiwania wpisz „grant” (udziel), a następnie kliknij poniżej pozycję Grant Account Login Access (Udziel dostępu do konta).

W opcji „Access duration” (Czas dostępu) w obszarze „PandaDoc Support” (Pomoc techniczna PandaDoc” wybierz 3 dni.

Następnie wyślij na adres e-mail naszego zespołu pomocy technicznej identyfikator organizacji Salesforce ze strony informacji o firmie. Kliknij następujące pozycje: Setup (Konfiguracja) Company profile (Profil firmy) Company information (Informacje o firmie) i znajdź identyfikator obok pozycji Salesforce Organization ID (Identyfikator organizacji Salesforce).

Rozwiązywanie problemów

Kliknij problem, aby rozwinąć rozwiązanie.

Moduł PandaDoc jest pusty lub wyświetla następujący komunikat o błędzie: „Attempt to de-reference a null object” (Próba odwołania się do pustego obiektu). Wystąpił nieoczekiwany błąd.

Dzieje się tak, gdy obiekt, dla którego skonfigurowano zmienne, tabelę z cennikiem lub mapowanie odbiorców został usunięty lub jego nazwa została zmieniona.

Aby to naprawić, należy wykonać następujące czynności:

1. Sprawdź, czy zainstalowano najnowszą wersję integracji.
2. Przejdź do obszaru konfiguracji PandaDoc, kliknij Configure Tokens (Konfiguracja tokenów), a następnie otwórz obiekt, który wyświetla komunikat o błędzie lub pusty ekran.
3. Dodaj nowe pole z lewej kolumny jako token/zmienną, a następnie kliknij Save (Zapisz).
4. Jeśli problem nadal występuje, przejdź do ustawień dostosowywania obiektów na stronie konfiguracji PandaDoc, a następnie kliknij Setup (Konfiguracja) obok obiektu, w którym jest wyświetlany błąd.
5. Jeśli otworzy się pusta strona, usuń obiekt z listy, a następnie dodaj go ponownie.