Ręczna zmiana statusu dokumentu

Po ukończeniu dokumentów lub dokonaniu płatności offline dobrze jest mieć możliwość odzwierciedlenia tej zmiany w rekordach PandaDoc. Możliwość zmiany statusu dokumentu jest ważna w przypadku przechowywania wszystkich podpisanych umów w jednym miejscu.

Dostępność: wszystkie plany  

Istnieje osiem statusów dokumentów, ale można wykorzystać tylko trzy statusy do zmiany ręcznej: ukończony, wygasły lub zapłacony.   

Tabela ręcznej zmiany statusu:

Ukończony

Aby dokumenty były prawnie wiążące, wszystkie podpisane i wypełnione przez odbiorcę dokumenty będą zawierały certyfikat podpisu po sfinalizowaniu dokumentu. W przypadku ręcznej zmiany statusu dokumentu na „Ukończony” nie zostanie wygenerowany certyfikat podpisu.

Przykładowy przypadek użycia: wysyłasz dokument PandaDoc, a odbiorca drukuje go, podpisuje, skanuje i odsyła jako załącznik do wiadomości e-mail. Transakcja zostaje zamknięta, ale dokument jest zatrzymany na pulpicie nawigacyjnym PandaDoc jako „Wysłany” lub „Przeglądany”. Ręcznie zmień status dokumentu z „Przeglądany” na „Ukończony”.

Pominięty

Jeśli masz dokument, który nie jest już ważny i nie wymaga certyfikatu podpisu, możesz ręcznie dodać do dokumentu status wygaśnięcia.

Przykładowy przypadek użycia: wysyłasz dokument PandaDoc niepodpisany przez odbiorców. Nie chcesz, aby odbiorcy mieli dostęp do dokumentu (terminy transakcji wygasły itp.) i chcesz, aby natychmiast dokument miał status wygaśnięcia.

Opłacony

Jeśli masz dokument z aplikacją płatniczą i klient uzupełni dokument (dokument zostanie wypełniony, podpisany i sfinalizowany), statusem dokumentu będzie „Oczekiwanie na płatność”. Jeśli klient płaci za pomocą alternatywnej metody płatności, można ręcznie zmienić status dokument na „Opłacony”.

Przykładowy przypadek użycia: odbiorca wypełnia dokument i pole płatności, ale płaci gotówką lub czekiem pocztowym. W takim przypadku można zmienić status ręcznie z „Oczekuje na płatność” na „Opłacony”.

Jak ręcznie zmienić status?

Status można zmienić z poziomu widoku listy.

Jeśli nie widzisz tej funkcji, poproś właściciela konta, aby włączył ją w  sklepie z dodatkami (w lewym dolnym narożniku konta PandaDoc).

Przejdź do dokumentów po lewej stronie i znajdź dokument. W menu kontekstowym po prawej stronie kliknij przycisk „Change status” (Zmień status).

Opcje zmiany statusu

Po kliknięciu przycisku „Change Status” (Zmień status) będą dostępne następujące opcje:

Status z/na: zmień status dokumentu zgodnie z tabelą statusów powyżej.

Notatki prywatne: dostarczaj „prywatne notatki” na temat ręcznej zmiany statusu.

Dołączanie pliku: dołącz plik, który będzie dostępny dla autora i odbiorców po wprowadzeniu ręcznej zmiany. Będzie to przydatne, gdy dokument został podpisany lub opłacony offline, a potwierdzenie/podpisana kopia została wysłana pocztą e-mail.

Powiadomienie: wyślij e-mail z powiadomieniem na temat zmiany statusu do wszystkich odbiorców.

Przykład e-maila z powiadomieniem

Jeśli skonfigurowano powiadamianie odbiorców o ręcznych zmianach, przykładowy e-mail będzie wyglądał tak jak poniżej.