PandaDoc — podstawy

Profil

Zanim zaczniesz konfigurować szablony i wysyłać dokumenty, poświęć chwilę na przejrzenie swoich danych profilowych. Sprawdź, czy imię i nazwisko są prawidłowe, dodaj podpis i przejrzyj powiadomienia. Dodaj zdjęcie profilowe — będzie widoczne w e-mailach PandaDoc, gdy wyślesz komuś dokument!

Branding konta

Dostępność: Business, Enterprise

Można spersonalizować e-maile PandaDoc wysyłane z konta, dodając logo firmy, dostosowując kolor przycisku i kolor tekstu przycisku oraz dostosowując stopkę e-maila.

Konfiguracja treści

Szablony

Po co tworzyć szablony? — można by zapytać. Tworzenie i wysyłanie dokumentów staje się o wiele łatwiejsze, gdy nie trzeba zaczynać od zera. Twórz szablony wielokrotnego użytku za pomocą PandaDoc, aby zwiększyć produktywność i zapewnić spójność wszystkich dokumentów.

Pomyśl o szablonie tekstu, projektu i brandingu, który można wykorzystać jako punkt wyjścia przy generowaniu nowego dokumentu.

Można utworzyć szablon od podstaw, przesłać statyczny plik PDF lub połączyć obie opcje.

Szablon utworzony od podstaw daje pełną kontrolę nad jego formatowaniem i projektowaniem, chociaż jego utworzenie zajmuje więcej czasu. Aby przyspieszyć pracę, można w kilka sekund przekonwertować plik w formacie docx na edytowalny plik PandaDoc.

Przesłany szablon nie będzie edytowalny, ale można dodać do niego tekst oraz pola metodą „przeciągnij i upuść”. Jest to szybki i łatwy sposób pobierania plików PDF i przekazywania ich do podpisania.

Role

Po uruchomieniu szablonu następnym krokiem jest utworzenie ról szablonu. Role są symbolami zastępczymi przyszłych odbiorców, np. klient, osoba decyzyjna, pracownik księgowości, nadawca.

Wstępnie przypisz pola do roli w szablonie. Będą one pełnić funkcję symboli zastępczych przyszłych odbiorców. Podczas tworzenia dokumentu z tego szablonu odbiorcy będą przypisywani do poszczególnych ról w szablonie. Wszystkie wstępnie przypisane pola zostaną automatycznie przypisane do wyznaczonych odbiorców.

Każda rola generuje 11 zmiennych roli dla informacji dynamicznych o odbiorcach. Podczas tworzenia dokumentu na podstawie szablonu zmienne będą automatycznie wypełniane na podstawie informacji w kontaktach.

Zmienne

Wspomnieliśmy tylko o zmiennych w kontekście roli, ale można korzystać z nich także poza rolą! Pomyśl o informacjach, które są zawsze unikatowe dla każdego konkretnego dokumentu, a następnie zastąp je zmienną.

Tworząc dokument za pomocą tego szablonu, wypełnij zmienne tylko raz, a dane zostaną wypełnione w całym dokumencie. To takie proste!

Współpraca w czasie rzeczywistym

Praca zespołowa sprawia, że marzenia się spełniają. Wielu członków zespołu może teraz jednocześnie edytować dokument. Awatary będą pojawiać się w dokumencie, aby pokazać, kto wprowadza zmiany.

Biblioteka treści

Dostępność: Business, Enterprise

W bibliotece treści można przechowywać informacje, które będą wykorzystywane wielokrotnie, takie jak referencje czy regulamin. Jest to świetny sposób na wysyłanie spersonalizowanych dokumentów z zachowaniem spójnych sformułowań.

Projekt

W porządku, masz już skonfigurowany szablon z dodanymi rolami, treściami i polami. Czas dodać trochę stylu! Aby zaprojektować szablon, kliknij pozycje Design (Projekt) Customize theme (Dostosuj motyw). Jest dostępnych wiele opcji stylizacji tekstu, nagłówków, tabel, tła strony, nagłówka i stopki. Wszelkie zmiany zostaną zastosowane do całego szablonu.

Aby dostosować styl fragmentu tekstu, zaznacz go i zastosuj stylizację, korzystając z górnego paska narzędzi, a następnie z poziomu właściwości dodaj tło oraz dostosuj wypełnienia i marginesy.

Ustawienia

Kliknij wielokropek w prawym górnym narożniku, aby zmienić ustawienia szablonu, takie jak automatyczne przypomnienia, automatyczne wygaśnięcie, odnowienia. Te ustawienia zostaną zastosowane do wszystkich dokumentów utworzonych za pomocą tego szablonu.

Automatyczne wysyłanie pliku PDF ukończonego dokumentu

Kliknij wielokropek w prawym górnym narożniku „Template Info” (Informacje o szablonie) przewiń do pozycji „Email attachment” (Załącznik e-mail). Włącz tę opcję, aby wysyłać plik PDF ukończonego dokumentu do wszystkich odbiorców, gdy zostanie podpisany przez wszystkich:

Ustawienia przestrzeni roboczej

Większość ustawień można dostosować na poziomie przestrzeni roboczej. Ustawienia te będą stosowane do wszystkich nowych szablonów i dokumentów. Zawsze można zmienić ustawienia w poszczególnych szablonach i dokumentach, co spowoduje zastąpienie ustawień przestrzeni roboczej.

Cennik i katalog

Co z produktami i cennikiem? W PandaDoc można utworzyć katalog produktów, aby zautomatyzować tworzenie wycen. Można utworzyć go od podstaw lub zaimportować produkty za pośrednictwem pliku CSV:

Dodawanie cennika do szablonu

Najpierw dodaj tabelę z cennikiem. Następnie kliknij ją, aby przejść do trybu edycji. W tym obszarze można dodać pozycje ze skonfigurowanego lub zaimportowanego katalogu.

Korzystając z tabeli z cennikiem PandaDoc, można dodać nieograniczoną liczbę kolumn niestandardowych z opłatami, rabatami na pozycje i podatkami, a także dodatkowy mnożnik:

Ustaw pozycje tak, aby można je było traktować jako opcjonalne lub edytować pod względem ilości, dodaj sekcje wielokrotnego wyboru, co pozwoli klientowi wybrać odpowiednią dla niego opcję:

Oto więcej wskazówek i porad, które pozwolą Ci w pełni wykorzystać możliwości tabeli z cennikiem PandaDoc.

Wysyłanie i podpisywanie

Dobra robota — udało Ci się skonfigurować szablon! Teraz możesz wygenerować dokument i wysłać go. W szablonie kliknij pozycję „Create document” (Utwórz dokument) przypisz odbiorców do ról i kliknij przycisk „Start editing” (Rozpocznij edycję):

Ewentualnie na liście dokumentów lub pulpicie nawigacyjnym kliknij przycisk „Create” (Utwórz) lub „New document” (Nowy dokument) „+Document” (+Dokument) i wybierz szablon z listy:

Wypełnij niewypełnione zmienne — będą to zmienne niestandardowe skonfigurowane w szablonie.

Przejrzyj dokument i wyślij go! Tutaj znajdziesz szczegółową instrukcję wysyłania i podpisywania dokumentów w PandaDoc.