Automatyczne wysyłanie PDF-a ukończonego dokumentu

Po włączeniu tej opcji wszystkie osoby pracujące nad dokumentem (odbiorcy i nadawca) otrzymają automatycznie wygenerowany e-mail z ukończonym, i sfinalizowanym przez wszystkich, dokumentem w formie pliku PDF.

Dostępność: wszystkie plany

Włączanie opcji w szablonie/dokumencie

Opcję tworzenia załącznika do e-maila można skonfigurować dla określonych szablonów, a wówczas każdy dokument utworzony z danego szablonu odziedziczy ustawienie. Co więcej, opcję tworzenia załącznika do e-maila można skonfigurować dla poszczególnych dokumentów, które nie zostały utworzone z szablonu.

Otwórz szablon/dokument, kliknij opcję Manage or Add roles/recipients (Zarządzaj lub dodaj role/odbiorców) i przestaw przełącznik „Attach a PDF to email” (Załącz PDF do e-maila) w prawo.

Sprawdź, czy zaznaczono powiadomienie „Document is completed by all recipients” (Dokument uzupełniony przez wszystkich odbiorców). Możesz sprawdzić to ustawienie, klikając kolejno opcje Settings (Ustawienia)  Profile (Profil).

Włączanie opcji dla wszystkich nowych szablonów i dokumentów

Załącznik do e-maila można też skonfigurować dla wszystkich nowych szablonów i dokumentów na poziomie obszaru roboczego. Kliknij kolejno opcje Settings (Ustawienia)  Settings (Ustawienia), wyszukaj Email attachment (Załącznik do e-maila), zaznacz pole wyboru obok tego ustawienia, a następnie wybierz opcję Save changes (Zapisz zmiany) w prawym górnym rogu. Ustawienie będzie dotyczyć wszystkich szablonów i dokumentów utworzonych po wprowadzeniu tych zmian.

Co dalej?

Po sfinalizowaniu dokumentu przez wszystkich każda osoba powiązana z dokumentem automatycznie otrzyma e-maila ze sfinalizowanym dokumentem w formacie PDF.

Jeżeli stan dokumentu zostanie zmieniony ręcznie na Completed (Ukończony), wówczas sfinalizowany dokument w formacie PDF nie zostanie automatycznie załączony do wygenerowanego e-maila. Po zmianie stanu dokumentu plik PDF trzeba załączyć ręcznie.

Odbiorcy dokumentu mogą również pobrać go, otwierając dokument z e-maila PandaDoc i klikając opcję Download (Pobierz). Funkcja jest dostępna przez 6 miesięcy od uzupełnienia dokumentu.