Zarządzaj swoimi dokumentami, szablonami i elementami biblioteki treści

Avatar
Eugenia Brown
  • Zaktualizowano

Uwaga:

Niektóre obrazy i łącza w tym artykule mogą być dostępne tylko w języku angielskim.

Przejdź do:

Filtry listy dokumentów

Dostępność: wszystkie plany

Uwaga:

Użytkownicy z rolą członka zespołu zobaczą tylko filtry daty i statusu.

Możesz używać następujących filtrów osobno lub jednocześnie:

    • Data (data modyfikacji, utworzenia i wygaśnięcia)
    • Status
    • Właściciel
    • Odbiorcy
    • Firma

Aby skorzystać z filtra Firma, musisz najpierw dodać wartość do pola Firma w szczegółach informacyjnych dokumentu. Aby to zrobić, otwórz panel Informacje na liście dokumentów lub wewnątrz dokumentu, klikając przycisk Informacje i wpisując nazwę w polu firmy w zakładce „Szczegóły”.

Uwaga:

Wartości firmowe zostaną automatycznie rozpoznane z treści dokumentu dla przesłanych cyfrowych plików PDF i edytowalnych dokumentów utworzonych na kontach planów PandaDoc dla Business i Enterprise.

Uwaga:

Filtry są dostępne tylko dla dokumentów. Szablony i elementy biblioteki treści można sortować według tytułów i dat utworzenia.

Jeśli szukasz określonego dokumentu według słowa kluczowego, możesz także użyć filtrów dokumentów, aby zawęzić wyniki.

Wyszukaj dokument

Dostępność: wszystkie plany

Aby wyszukać dokument, przejdź do zakładki Dokumenty i zacznij wpisywać słowo lub frazę z treści dokumentu (można przeszukiwać zarówno dokumenty przesłane z plików PDF/Word, jak i dokumenty edytowalne), nazwę dokumentulub nazwę jego odbiorcy w pasek wyszukiwania. Można również wyszukiwać słowa ze znakami interpunkcyjnymi (np. O'Brien) lub znakami z różnych języków (np. Amália Gonçalves).

Możesz przeglądać wszystkie dopasowania lub przeglądać dopasowania znajdujące się w zakładce „Tylko tytuły”.

Aby otworzyć dokument, po prostu kliknij na niego lub użyj strzałek i Enter (Return) na klawiaturze. Aby wyświetlić listę wszystkich dopasowań, wybierz opcję Wyświetl # dopasowania.

W zakładce „Wszystkie dopasowania” w wynikach wyszukiwania dokumenty zostaną umieszczone w następującej kolejności:
- Tytuł pasuje, od nowego do starego według ostatniej modyfikacji
- Adresy e-mail odbiorców i imiona i nazwiska pasują, od nowych do starych według ostatniej modyfikacji
- Dopasowanie treści od nowego do starego według ostatniej modyfikacji.

Jeśli korzystasz z automatycznego numerowania dokumentów, możesz wyszukiwać według kolejności numerów wygenerowanych przez PandaDoc.

Kopiuj, przenoś, zmieniaj nazwę i usuwaj dokumenty i szablony

Dostępność: wszystkie plany

Uwaga:

Nie ma możliwości przenoszenia dokumentów pomiędzyobszarami roboczymi. Skontaktuj się z naszym Zespołem wsparcia, aby pomóc Ci przenieść kopię dokumentu do innego obszaru roboczego. Wszystkie skopiowane dokumenty będą miały status wersji roboczej.

Aby skopiować, przenieść, zmienić nazwę lub usunąć pojedynczy dokument/szablon, najedź kursorem nad prawą stroną dokumentu, kliknij pionowy wielokropek i wybierz akcję z menu rozwijanego. Poniżej znajdziesz więcej informacji na temat szybkiego przenoszenia dokumentów w folderach.

Uwaga:

Tytuł szablonu/dokumentu nie powinien przekraczać 250 znaków.

Możesz kopiować, przenosić i usuwać wiele dokumentów/szablonów jednocześnie. Zaznacz wszystkie dokumenty, którymi chcesz zarządzać, w prawym górnym rogu wybierz akcję.

Przywróć usunięte dokumenty

Dostępność: wszystkie plany

Uwaga:

Usunięte dokumenty możesz znajdować i odzyskiwać wyłącznie w folderze Kosz. Aby odzyskać szablon lub element biblioteki treści proszę skontaktuj się z nami i podaj nazwę, przybliżoną datę utworzenia szablonu/elementu biblioteki treści oraz adres e-mail jego właściciela, abyśmy mogli pomóc Ci go przywrócić. Niestety, nie ma możliwości odzyskania usuniętego formularza, ale możesz zagłosować na prośbę o dodanie tej funkcji i skorzystać z obejścia opisanego tutaj.

Aby odzyskać usunięty dokument, najpierw otwórz listę dokumentów, następnie wybierz folder Kosz, najedź kursorem nad prawą stronę dokumentu i wybierz pionowy wielokropek > Przywróć.

Ostrzeżenie:

Linki odbiorców nie będą działać w przypadku usuniętych dokumentów. Po przywróceniu, odbiorcy będą mogli wyświetlić dokument.

Aby odzyskać wiele dokumentów, wybierz każdy z nich po lewej stronie obok ich nazwy, a następnie wybierz Przywróć w prawym górnym rogu.

Uwaga:

Dokumenty zostaną przywrócone w folderze głównym na liście dokumentów.

Aby trwale usunąć dokumenty, najedź kursorem na dokument i wybierz pionowy wielokropek po prawej stronie > Usuń na zawsze. Możesz także wybrać wiele dokumentów i kliknąć Usuń nazawsze, aby je trwale usunąć.

Ostrzeżenie:

Gdy usuniesz folder z dokumentami, zostanie on trwale usunięty i nie znajdziesz go w folderze Kosz. Skontaktuj się z zespołem pomocy technicznej i podaj nazwiska, przybliżone daty utworzenia dokumentów umieszczonych w folderze oraz adresy e-mail właścicieli dokumentów, abyśmy mogli pomóc Ci je odzyskać.

Masowe pobieranie dokumentów

Dostępność: wszystkie plany

Opcja ta jest dostępna wyłącznie w przypadku dokumentów. Aby pobrać wiele dokumentów jednocześnie, wykonaj następujące kroki:

  1. Wybierz wszystkie dokumenty, które chcesz pobrać. Przewiń w dół, aby móc wybrać więcej niż 30 dokumentów na raz.
  2. Następnie kliknij przycisk Pobierz w prawym górnym rogu.
  3. Zobaczysz powiadomienie o rozpoczęciu pobierania, a po jego przetworzeniu otrzymasz wiadomość e-mail z powiadomieniem od PandaDoc, która będzie zawierała plik .zip z Twoimi dokumentami + załączone pliki i dokumenty przesłane za pomocą pola Prześlij.
  4. Link do pliku .zip wygaśnie w ciągu tygodnia.

Wskazówka:

Zalecamy pobieranie dokumentów partiami (200-300 dokumentów jednocześnie), aby szybciej otrzymać pliki ZIP.

Podobnie możesz pobrać folder dokumentów.

bulk_download_3.jpg

Pobierz dokumenty w formacie .pdf

Istnieją trzy sposoby pobierania dokumentów w formacie .pdf:

  1. Wybierz dokument, który chcesz pobrać, i wybierz opcję Pobierz w prawym górnym rogu.
  2. Najedź kursorem na dokument po prawej stronie, kliknij pionowy wielokropek i wybierz Pobierz z menu rozwijanego.
  3. Otwórz szablon/dokument, następnie wybierz pionowy wielokropek w prawym górnym rogu i wybierz Pobierz z menu rozwijanego > Pobierz jako .pdf.

Pobierz dokumenty w formacie .docx

Dostępność: plany Essentials, Business i Enterprise

Możesz pobrać swoje szablony lub dokumenty w formacie .docx tylko wewnątrz szablonu/dokumentu.

Jak włączyć/wyłączyć: właściciel konta może włączyć/wyłączyć tę funkcję w Sklepie z dodatkami korzystając z tego linku.

Uwaga:

Nie można pobierać elementów i formularzy biblioteki treści jako plików .docx.

Otwórz szablon/dokument, następnie wybierz pionowy wielokropek w prawym górnym rogu i wybierz Pobierz z menu rozwijanego > Pobierz jako .docx.

2022-05-24_12-51-31.png

Wyłącz pobieranie dokumentów dla odbiorców

Możesz wyłączyć pobieranie dokumentów dla odbiorców na poziomie szablonu lub dokumentu. Aby wyłączyć opcję pobierania dokumentu dla odbiorców, wybierz Zarządzaj u góry strony i wyłącz przełącznik Pobierz w sekcji „Uprawnienia odbiorcy”.

mceclip1.png

Sortowanie

Dostępność: wszystkie plany

Dokumenty możesz sortować według: tytułu, statusu, daty utworzenia. Szablony możesz sortować według: tytułu, daty utworzenia. Kliknij nagłówek kolumny i wybierz kolejność, w jakiej chcesz sortować dokument:

Możesz także sortować, aby wyświetlić dokumenty przed folderami (jeśli masz wiele folderów i nie chcesz zbytnio przewijać w dół).

Kliknij ikonę sortowania w prawym górnym rogu i wybierz najpierw Dokumenty:

Organizuj dokumenty/szablony w folderach

Dostępność: wszystkie plany

Aby utworzyć nowy folder, wybierz „+” obok „Foldery” na lewym panelu.

Alternatywnie wybierz strzałkę obok +dokument i wybierz Folder, aby utworzyć nowy.

Aby przenieść dokumenty/szablony do folderu, możesz je przeciągnąć i upuścić (do folderu na liście lub w drzewie folderów).

Alternatywnie wybierz dokumenty i wybierz Przenieś w prawym górnym rogu, wybierz folder docelowy i wybierz Przenieś tutaj.

Przenieś dokumenty z folderu do folderu głównego

Wybierz dokumenty, które chcesz przenieść do folderu głównego, przeciągnij je do opcji WSZYSTKIE na górze, a następnie upuść.

Aby zmienić nazwę folderu lub go usunąć, zaznacz go i kliknij wielokropek po prawej stronie > Zmień nazwę lub Usuń:

Alternatywnie możesz otworzyć folder i kontynuować stamtąd.

Tag

Dostępność: wszystkie plany

Uwaga:

W tagach rozróżniana jest wielkość liter.

Aby oznaczyć element:

  1. Najedź kursorem na dokument/szablon i kliknij wielokropek po prawej stronie
  2. Wybierz opcję Dodaj tagi
  3. Wybierz tag z listy lub utwórz nowy
  4. Naciśnij Zapisz

Wszystkie istniejące tagi zobaczysz na lewym panelu. Kliknij je, aby odfiltrować wszystkie dokumenty z zastosowanymi tagami. Jeśli wybierzesz więcej niż jeden tag, PandaDoc wyszuka dokumenty ze wszystkimi wybranymi tagami.

Aby odznaczyć dokument:

  1. Najedź kursorem na dokument i kliknij wielokropek po prawej stronie
  2. Kliknij Dodaj tagi
  3. Naciśnij czerwony „x” obok tagu, który chcesz usunąć
  4. Naciśnij Zapisz

Ostrzeżenie:

Skontaktuj się znaszym Zespołem wsparcia jeśli chcesz usunąć tagi. Jeśli posiadasz rolę Członka zespołu możemy poprosić o zatwierdzenie od administratora na Twoim koncie.

Powiązane artykuły