HubSpot CRM
Uwaga:
Niektóre obrazy i łącza w tym artykule mogą być dostępne tylko w języku angielskim.Dostępność: plany Business i Enterprise.
Plany HubSpot: zobacz rynek HubSpot
Ta integracja będzie obsługiwała kontakty, firmy i transakcje w programie HubSpot
Obejrzyj film z prezentacją:
Przejdź do:
- Funkcje
- Instalacja integracji
- Konfigurowanie szablonów do HubSpot
- Przekazywanie informacji z HubSpot do PandaDoc (za pośrednictwem pól)
- Korzystanie z ról i zmiennych ról
- Przekazywanie informacji o produktach w PandaDoc
- Tworzenie i śledzenie dokumentów
- Łączenie dokumentu z transakcją w HubSpot
- Aktualizowanie dokumentu wartościami pól z HubSpot
- Często zadawane pytania
- Rozwiązywanie problemów
Funkcje
Zmienne: istnieje możliwość automatycznego przekazywania informacji z HubSpot do dokumentów PandaDoc za pomocą zmiennych.
Produkty: przenieś informacje o produktach z transakcji HubSpot do tabel z cennikami w PandaDoc.
Tworzenie dokumentów: można tworzyć dokumenty PandaDoc z transakcji, kontaktów i firm w HubSpot.
Śledzenie statusu: można śledzić status dokumentu w HubSpot.
Jak zainstalować integrację PandaDoc < HubSpot?
Kto może zainstalować? Właściciel konta, administratorzy
- Należy zalogować się na konto HubSpot. W PandaDoc przejdź do menu Settings (Ustawienia) (API&Integrations) API i integracje HubSpot, a następnie kliknij przycisk Connect HubSpot (Połącz HubSpot). Zostanie otwarte nowe okno. Kliknij „GrantAccess” (Przyznaj dostęp).
- Przejdź do HubSpot i otwórz dowolny rekord transakcji, kontaktu lub firmy. Po prawej stronie ekranu pojawi się moduł PandaDoc!
Uwaga:
Ta integracja działa z wieloma przestrzeniami roboczymi. Dlatego należy włączyć integrację w każdej przestrzeni roboczej. W sekcji powiązanych dokumentów są widoczne tylko dokumenty utworzone w ramach integracji i zlokalizowane w przestrzeni roboczej, do której użytkownik jest zalogowany.
Przekazywanie informacji z HubSpot do PandaDoc
Ostrzeżenie:
Ta funkcjonalność nie jest dostępna dla użytkowników planu eSignature.Aby przenieść informacje z HubSpot do dokumentów PandaDoc, użytkownik musi najpierw skonfigurować szablon, aby określić, co i gdzie należy przekazać. W poniższych sekcjach dowiesz się, jak przekazać informacje z pól HubSpot do bloku tekstowego PandaDoc oraz informacje o produktach do tabeli z cennikami. Najpierw dowiedz się, jak przekazywać informacje za pomocą zmiennych.
- Otwórz szablon (kliknij tutaj, aby dowiedzieć się, jak utworzyć nowy).
- Użyj zmiennych HubSpot: w HubSpot przewiń do modułu PandaDoc. Kliknij Actions (Akcje) Show PandaDoc tokens (Pokaż tokeny PandaDoc).
- Skopiuj i wklej te tokeny/zmienne z nawiasami kwadratowymi do szablonu.
- Podczas tworzenia dokumentu przy użyciu tego szablonu informacje z HubSpot zostaną uzupełnione za pomocą zmiennych.
Korzystanie z właściwości niestandardowych HubSpot jako zmiennych
W podobny sposób można przeciągnąć właściwości niestandardowe utworzone w HubSpot do dokumentów PandaDoc. Właściwość niestandardowa utworzona w HubSpot dla konkretnego obiektu (transakcji, kontaktu lub firmy) pojawi się na odpowiedniej liście tokenów/zmiennych.
Otwórz rekord, przewiń do modułu PandaDoc, kliknij Actions (Akcje) Show PandaDoc tokens (Pokaż tokeny PandaDoc), aby go tam znaleźć. Jeżeli zmienna ma być umieszczona w dokumentach, wystarczy skopiować ją do szablonu, jak opisano w poprzednim punkcie.
Przekazywanie informacji z HubSpot do PandaDoc (za pośrednictwem pól)
Dane do pól PandaDoc można przekazywać podobnie jak zmienne. Jednak w przeciwieństwie do zmiennych nie trzeba stosować nawiasów kwadratowych.
Z listy tokenów skopiuj token bez nawiasów kwadratowych do pola scalania.
Po wysłaniu dokumentu odbiorca zobaczy wstępnie wypełnione dane i będzie mógł zaktualizować to pole, o ile zostało ono do niego przypisane.
Korzystanie z ról i zmiennych ról do wypełniania danych kontaktowych
Dane kontaktowe nie są wypełniane podczas tworzenia dokumentów z obiektu transakcji lub firmy? Niestety zmienne kontaktów nie są dostępne w ramach transakcji lub firmy, ale jest na to sposób. Role szablonów i zmienne ról to świetny sposób na przekazywanie niektórych danych kontaktowych podczas tworzenia dokumentów w ramach transakcji/firmy. Umożliwiają przekazywanie imienia, nazwiska, adresu e-mail, telefonu, nazwy firmy, stanowiska, adresu, miasta, kodu pocztowego, kraju, stanu/regionu kontaktu powiązanego z transakcją lub firmą. Uwaga: zmienne nie są dostępne dla użytkowników planu eSignature.
- W szablonie kliknij + Add roles (+ Dodaj role) na górze i dodaj rolę.
- Kliknij zmienne i znajdź konkretną nazwę roli.
- Kliknij ikonę duplikowania obok zmiennej, aby ją skopiować i wkleić do szablonu. Przykład: [Klient.Imię.Nazwisko]
- Tworząc dokument z transakcji/firmy, przypisz powiązany z nim kontakt do utworzonej roli.
Często zadawane pytania
Rozwiń, aby uzyskać ważne informacje o zmiennych
- Aby korzystać ze zmiennych mapowanych do innych pól w PandaDoc lub CRM, muszą one być idealnie dopasowane. W zmiennych jest uwzględniana wielkość liter i jeden niewłaściwy znak spowoduje, że token nie zostanie wypełniony. Przykład: [Kontakt.Adres] [adreskontaktowy]
- Zmienne nie będą działać w przypadku wszystkich obiektów. Aby znaleźć listę zmiennych dostępnych do wykorzystania w rekordzie HubSpot, przejdź do Actions (Akcje) Show PandaDoc tokens (Pokaż tokeny PandaDoc). W przypadku tworzenia dokumentu z kontaktu można zastosować zmienne firmy i kontaktu. W przypadku tworzenia dokumentu z firmy można zastosować tylko zmienne firmy. W przypadku tworzenia dokumentu z transakcji można zastosować zmienne firmy i transakcji.
Przekazywanie informacji o produktach w PandaDoc
Uwaga:
Produkty HubSpot są dostępne w planach HubSpot Professional i Enterprise.Jakie informacje zostaną przeniesione:
- Cena
- Ilość
- Rabat na poziomie pozycji
- Nazwa pozycji
- Opis pozycji
Co nie jest obsługiwane:
- Podatki (ponieważ podatki nie są obsługiwane w HubSpot)
- Płatności cykliczne skonfigurowane w HubSpot zostaną przeniesione jako opcja płatności jednorazowej do PandaDoc, ponieważ PandaDoc nie obsługuje opłat cyklicznych
- Kolejność na liście produktów. W tabeli z cennikiem PandaDoc produkty mogą być wyszczególnione w innej kolejności niż w HubSpot.
Jak wysyłać produkty z HubSpot?
Krótki przewodnik wideo:
- W szablonie wybierz tabelę z cennikiem do wypełnienia. Następnie kliknij Properties (Właściwości na górze tabeli. We właściwościach tabeli po prawej stronie włącz przełącznik opisany jako Data merge (Scalanie danych).
- Produkty muszą być dołączone do rekordu transakcji w HubSpot.
- Utwórz dokument z rekordu transakcji w HubSpot. Sprawdź, czy tabela z cennikiem została wypełniona produktami.
- Aby rabat był widoczny w tabeli z cennikiem, należy kliknąć znak plusa po prawej stronie tabeli i z ukrytych kolumn wybrać opcję Discount (Rabat).
Uwaga:
Rabaty na pozycje będą zawsze wyświetlane w PandaDoc jako kwota zryczałtowana, więc łączna kwota w PandaDoc może się nieznacznie różnić od łącznej kwoty w HubSpot, jeśli rabat jest ustawiony w formie procentowej.
Tworzenie i śledzenie dokumentów
- Przejdź do HubSpot i otwórz dowolny rekord kontaktu, firmy lub transakcji. Następnie kliknij „Create Document” (Utwórz dokument).
- Wybierz odpowiedni szablon i przypisz odbiorców. Następnie przejrzyj dokument i wprowadź wszelkie niezbędne zmiany, aby dostosować go do potrzeb odbiorcy.
- Kliknij przycisk Send (Wyślij) i postępuj zgodnie z wyświetlanymi komunikatami, aby dostosować tytuł dokumentu i wiadomość e-mail.
- Przejdź do modułu PandaDoc w rekordzie HubSpot, aby śledzić status dokumentu.
Łączenie dokumentu z transakcją w HubSpot
Jeśli chcesz połączyć dokument utworzony w PandaDoc z transakcją w HubSpot, mamy rozwiązanie!
- Zaloguj się do HubSpot i PandaDoc.
- Na karcie PandaDoc otwórz dokument, a następnie kliknij ikonę HubSpot po prawej stronie. Można połączyć tylko dokument w wersji roboczej.
- Kliknij przycisk „Link” (Połącz). Pojawi się monit o wybranie transakcji z konta HubSpot. Wybierz transakcję i kliknij „Link” (Połącz). (Uwaga: tutaj nie można wyszukiwać transakcji). Na liście zostaną wyświetlone wszystkie transakcje, do których masz dostęp, a na samej górze zostanie umieszczonych dziesięć ostatnio zaktualizowanych ofert.
- Po prawej stronie w części „Deal Info” (Informacje o transakcji) można zobaczyć datę utworzenia transakcji, jej status oraz łączną kwotę. Uwaga: informacje o transakcjach wyświetlane w PandaDoc mogą wymagać odświeżenia, aby była wyświetlana najnowsza aktualizacja. Jeśli kwota transakcji lub data utworzenia ma status „Unknown” (Nieznany), oznacza to, że to pole w HubSpot jest puste.
- Teraz przejdź do rekordu transakcji HubSpot. Dokument będzie wyświetlany w module PandaDoc tak, jakby został utworzony za pośrednictwem HubSpot!
Aby odłączyć dokument od transakcji lub połączyć go z inną transakcją, należy kliknąć wybraną akcję w panelu integracji. Jeśli dokument został utworzony z innego obiektu (firma, kontakt), nie będzie można go od niego odłączyć, a także połączyć z transakcją lub wyświetlić powiązanych z nim informacji.
Jeśli integracja z HubSpot nie jest połączona z kontem, zobaczysz jeden z błędów pokazanych na poniższych zrzutach ekranu. Skontaktuj się z administratorem przestrzeni roboczej PandaDoc, aby połączyć integrację, lub jeśli jesteś administratorem, połącz ją samodzielnie w menu Settings (Ustawienia) Integrations (Integracje).
Aktualizowanie dokumentu wartościami pól z HubSpot
Uwaga:
Aby włączyć tę funkcję, dokument musi mieć status wersji roboczej.W przypadku zaktualizowania informacji w transakcji po utworzeniu dokumentu lub połączeniu go z transakcją można zaktualizować dokument nowymi wartościami z połączonej transakcji. Oto jak to zrobić:
- W dokumencie PandaDoc przejdź do panelu integracji, klikając ikonę HubSpot po lewej stronie.
- W obszarze danych dokumentu kliknij przycisk „Import from CRM” (Import z CRM).
- Zmienne zostaną zaktualizowane prawidłowymi informacjami z HubSpot.
Uwaga:
Użytkownik nie będzie mógł aktualizować pól PandaDoc, zmiennych ról ani tabel z cennikami danymi produktów z HubSpot.
Często zadawane pytania
Czy mogę zaktualizować status transakcji po podpisaniu dokumentu?
Nie w ramach naszej integracji. Po podpisaniu dokumentu można jednak zaktualizować statusu transakcji za pomocą narzędzia Zapier.
Rozwiązywanie problemów
Niektóre z moich zmiennych HubSpot nie są wypełniane
Jest kilka powodów, dla których tak się może dziać.
- Znaki zmiennej nie zostały dokładnie dopasowane do mapowanej zmiennej. Przejdź do obszaru Actions (Akcje) View PandaDoc Tokens (Wyświetl tokeny PandaDoc), aby sprawdzić, czy są zgodne.
- Korzystasz ze zmiennej z innego typu rekordu HubSpot, która nie jest obsługiwana w rekordzie, na podstawie którego tworzysz dokument. Przykładowo tokeny/zmienne transakcji nie będą działać w przypadku tworzenia dokumentów z kontaktów.
- Nie podano wartości we właściwości zmapowanej do zmiennej HubSpot.
Moje produkty nie są przesyłane do tabeli z cennikiem
- Należy sprawdzić, czy w tabeli z cennikiem w szablonie, na podstawie którego są tworzone dokumenty, opcja „Automatically add products to this table” (Automatycznie dodawaj produkty do tej tabeli) jest włączona. Jeśli nie, należy włączyć przełącznik i rozpocząć tworzenie dokumentu.
Jeśli opcja 1 nie pomaga lub nie ma zastosowania, należy poprosić kogoś z zespołu, kto ma dostęp do uprawnień superadministratora w HubSpot o ponowne połączenie integracji (zalecane przez HubSpot). Aby zrobić to w PandaDoc, przejdź do menu Settings (Ustawienia) Integrations (Integracje) HubSpot kliknij przycisk Disable (Wyłącz). Następnie należy włączyć opcję z powrotem.
PandaDoc wymaga ciągłego logowania.
Prawdopodobnie masz włączone w przeglądarce ustawienie blokowania plików cookie innych firm. W zależności od używanej przeglądarki wybierz jedno z poniższych łączy, aby wyłączyć to ustawienie:
W Safari przejdź do menu Preferencje Prywatność Zarządzaj danymi witryn. Kliknij przycisk Usuń wszystko lub wybierz hubspot.com i pandadoc.com, a następnie kliknij przycisk Usuń.