Automatyczne wygasanie

Dostępność: plany bezpłatny eSign*, Essentials*, Business, Enterprise 

* Tylko klienci mający plany Business i Enterprise mogą zmienić okres wygaśnięcia. W przypadku planów PandaDoc Essentials i bezpłatnego eSign data wygaśnięcia wynosi 60 dni i nie można jej zmienić.

Funkcja automatycznego wygasania powoduje wygaśnięcie dokumentów, których nie uzupełniono w określonym czasie. Takie dokumenty mają stan „Expired” (Wygasł). 

Funkcja zmiany okresu automatycznego wygasania dokumentu jest dostępna w sklepie z dodatkami. 

Ważne informacje na temat automatycznego wygasania:

1. Ustawianie i zmiana automatycznego wygaśnięcia o X dni przed i po wysłaniu dokumentu.
2. Włączanie i wyłączanie powiadomienia na 1 dzień przed datą wygaśnięcia dokumentu i po wysłaniu dokumentu.
3. Powiadomienie z ostrzeżeniem jest dostępne tylko dla osób podpisujących i osób zarejestrowanych w obszarze Activity (Aktywność)  Actions (Działania).
4. Odliczanie do wygaśnięcia zaczyna się na 5 dni przed terminem i jest widoczne w obszarze „Documents” (Dokumenty).
5. Dokumenty, które utraciły ważność, przestają być dostępne dla adresatów.
6. Zmiany w ustawieniach wygaśnięcia można śledzić w menu kontekstowym  Document Info (Informacje o dokumencie)  Expiration Settings (Ustawienia wygasania).
7. Odliczanie do wygaśnięcia wznawia się, gdy dokument był edytowany i wysłany ponownie.
8. Dokument wygaśnie po X dniach od wysłania, tj. jeżeli dokument wysłano o 14.30, wówczas wygaśnie on za X dni o 14.30.

Konfiguracja automatycznego wygaśnięcia dla wszystkich szablonów i dokumentów  

Kliknij kolejno opcje Settings (Ustawienia) w lewym dolnym rogu  Settings (Ustawienia) Expiration settings (Ustawienia wygasania). Dostępne opcje:

1. Ustaw liczbę dni w polu „# of days” (Liczba dni) i
2. wybierz opcję „Warn signers 1 day prior to expiration” (Powiadamiaj osoby podpisujące na dzień przed wygaśnięciem).

Po zakończeniu kliknij opcję „Save changes” (Zapisz zmiany).

Konfiguracja automatycznego wygasania w szablonach i dokumentach

Opcję automatycznego wygasania można skonfigurować w określonych szablonach. Wówczas wszystkie nowe dokumenty utworzone z tych szablonów odziedziczą ustawienia wygasania. 

Otwórz dowolny szablon, kliknij menu kontekstowe w prawym górnym rogu, a następnie wybierz opcję Expiration Settings (Ustawienia wygasania) (lub Document/Template details (Szczegóły dokumentu/szablonu)  Expiration (Wygaśnięcie)). Dostępne opcje:

1. „# of days” (Liczba dni) i
2. „Warning notification” (Powiadomienie z ostrzeżeniem) dla osoby podpisującej na dzień przed wygaśnięciem.

Zmienna automatycznego wygasania

Datę wygaśnięcia można wypełnić automatycznie w dokumencie za pomocą zmiennej daty wygaśnięcia. 

1. Otwórz sekcję zmiennych na prawym panelu i przewiń w dół, aby odszukać zmienną Document.ExpirationDate. W dokumencie będzie w obszarze Not used (Nieużywane). W szablonie będzie w obszarze System. 
2. Kliknij zmienną, aby ją skopiować i dodać do dokumentu.
3. Zmienna zostanie zastąpiona automatycznie datą wygaśnięcia po wysłaniu dokumentu.

Sprawdź ustawienia automatycznego wygasania przed wysłaniem dokumentu.

Po kliknięciu przycisku „Send” (Wyślij) i zmodyfikowaniu nazwy dokumentu pojawi się okno podręczne „Send Document” (Wysyłanie dokumentu). U jego dołu kliknij obszar Expiration settings (Ustawienia wygasania), aby przejrzeć lub zmodyfikować ustawienie.

Modyfikowanie okresu wygasania w wysłanym dokumencie. 

Kliknij menu kontekstowe w prawym górnym rogu  Settings (Ustawienia)  Expiration (Wygaśnięcie) (lub Document/Template details (Szczegóły dokumentu/szablonu)  Expiration (Wygaśnięcie)).

Powiadomienie o automatycznym wygasaniu

Poniżej jest przykład e-maila z powiadomieniem, które otrzymają adresaci przed wygaśnięciem dokumentu.

Przeglądanie dokumentów, które utraciły ważność 

Na 4 dni przed wygaśnięciem dokumentu obok jego stanu pojawi się czerwone kółko. Po wygaśnięciu dokument pojawi się na liście dokumentów ze stanem Expired (Wygasł).

Odbiorca nie będzie mógł uzyskać dostępu do dokumentu, ale zobaczy poniższą wiadomość:

Dokumenty, które utracą ważność w ciągu tygodnia, pojawią się w obszarze Expiring soon (Wkrótce wygaśnie).

Stan „Expired” (Wygasł) można usunąć na dwa sposoby:

1. Zmienić stan dokumentu z powrotem na wersję roboczą. Wystarczy otworzyć dokument i kliknąć przycisk „Edit” (Edytuj). Zmienić treść (w razie potrzeby) i wysłać dokument ponownie do adresatów.
2. Zmienić stan dokumentu na Completed (Ukończony) za pomocą opcji Manual Status Change (Ręczna zmiana stanu).